Hồ sơ - cách đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài cho con

Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài là gì? Hướng dẫn hồ sơ, cách làm khai sinh online - trực tiếp, thời hạn làm khai sinh, lệ phí đăng ký khai sinh cho con.

Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài là gì?

​Đăng ký khai sinh cho con có yếu tố nước ngoài được hiểu là các trường hợp:

1. Cha hoặc mẹ của trẻ là người nước ngoài, người còn lại là công dân Việt Nam;
2. Cha hoặc mẹ của trẻ là người Việt Nam đang định cư ở nước ngoài, người còn lại là công dân Việt Nam;
3. Cha hoặc mẹ của trẻ là người không có quốc tịch, người còn lại là công dân Việt Nam.

Hồ sơ làm giấy khai sinh - Giấy tờ làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

Tại Phụ lục đính kèm Quyết định 528/QĐ-BTP ban hành ngày 10/04/2023 của Bộ Tư pháp (sửa đổi bởi Điều 1 Quyết định 2466/QĐ-BTP) có quy định hồ sơ đăng ký khai sinh, làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài bao gồm những giấy tờ sau đây:

➨ Giấy tờ phải nộp

Lưu ý:

1) Trường hợp không có giấy chứng sinh thì có thể thay thế bằng 1 trong 2 loại giấy tờ theo thứ tự ưu tiên như sau:

• Văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh em bé;
• Giấy cam đoan về việc sinh.

2) Trường hợp trẻ được sinh ra tại nước ngoài thì có thể thay thế giấy chứng sinh bằng giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài về việc trẻ được sinh ra ở nước ngoài và xác nhận quan hệ mẹ - con (nếu có).

3) Nếu cha và mẹ chọn cho con quốc tịch là nước ngoài thì phải bổ sung vào hồ sơ giấy xác nhận về việc trẻ có quốc tịch phù hợp quy định pháp luật của nước đó (do cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ được chọn mang quốc tịch cấp).

4) Trường hợp cha, mẹ của trẻ ủy quyền cho ông, bà hoặc người thân thích khác thì không cần phải nộp văn bản ủy quyền mà chỉ cần thống nhất nội dung khai sinh với cha, mẹ của trẻ.

5) Trường hợp nộp giấy chứng sinh bản điện tử hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của giấy chứng sinh thì công dân không cần phải nộp bản giấy.

Có thể bạn cần: 

>> Thủ tục làm giấy chứng sinh;

>> Không có giấy chứng sinh đăng ký khai sinh được không.

➨ Giấy tờ xuất trình

Lưu ý:

1) Trường hợp cá nhân gửi hồ sơ làm khai sinh cho con qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình kể trên.

2) Trường hợp trẻ được sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là người Việt Nam hoặc cả cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được khai sinh ở nước ngoài, về Việt Nam cư trú thì phải nộp thêm:

• Giấy tờ chứng minh việc trẻ được nhập cảnh vào Việt Nam hợp pháp như hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, có dấu xác nhận về việc nhập cảnh của cơ quan quản lý XNC;
• Văn bản xác nhận của cơ quan CA có thẩm quyền về việc trẻ đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam.

3) Trường hợp nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến và các thông tin cá nhân của người nộp đã có trên CSDLQGVDC và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên giấy tờ số (2) kể trên.

Thủ tục làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

1. Làm giấy khai sinh ở đâu? Nơi đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh, cấp giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài thuộc về Phòng Tư pháp - UBND cấp huyện, nơi cư trú của cha hoặc của mẹ.

2. Cách nộp hồ sơ đăng ký khai sinh cho con

Để đăng ký làm giấy khai sinh cho con, công dân có thể nộp hồ sơ theo các hình thức dưới đây:

3. Quy trình làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

Căn cứ theo quy định tại Điều 36 Luật Hộ tịch 2014, thủ tục đăng ký khai sinh thực hiện như sau:

➨ Bước 1. Nộp hồ sơ đăng ký khai sinh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo hướng dẫn của Anpha ở trên, người yêu cầu đăng ký khai sinh thực hiện:

• Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa/Trung tâm hành chính công của UBND cấp huyện, nơi cư trú của cha hoặc mẹ;
• Nộp lệ phí đăng ký khai sinh nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí theo quy định.

➨ Bước 2. Hồ sơ được kiểm tra và tiếp nhận

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa UBND cấp huyện có trách nhiệm kiểm tra tính thống nhất, đầy đủ, chính xác và hợp lệ của hồ sơ.

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:
  • Tiếp nhận hồ sơ;
  • Ghi phiếu hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ trong ngày làm việc tiếp theo (nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ);
  • Chuyển hồ sơ cho công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, đầy đủ: Thông báo cho người nộp bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (nêu rõ nội dung, loại giấy tờ còn thiếu hoặc cần điều chỉnh);
• Trường hợp người yêu cầu cấp giấy khai sinh không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ theo hướng dẫn: Báo cáo Trưởng bộ phận một cửa ra thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh của công dân.

Lưu ý:

Trường hợp công dân chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến thì phiếu hẹn trả kết quả sẽ được gửi qua thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại di động cho người yêu cầu.

➨ Bước 3. Số hóa hồ sơ đăng ký khai sinh

Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định, cán bộ tại Bộ phận Một cửa thực hiện số hóa (*) hồ sơ vừa tiếp nhận và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính (đăng ký khai sinh) đã được số hóa theo quy định.

(*) Sao chụp, chuyển giấy tờ, hồ sơ giấy thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu.

➨ Bước 4. Thẩm tra hồ sơ đăng ký khai sinh

Công chức làm công tác hộ tịch tiến hành thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của thông tin trong hồ sơ tiếp nhận với thông tin trong giấy tờ, tài liệu mà người yêu cầu xuất trình hoặc đính kèm. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà các bước thực hiện sẽ như sau: 

Trường hợp 1: hồ sơ cần bổ sung, điều chỉnh hoặc không đủ điều kiện để giải quyết và phải từ chối

• Gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận Một cửa;
• Bộ phận Một cửa thông báo cho người nộp hồ sơ và xử lý tương tự bước 2.

Trường hợp 2: Cần phải kiểm tra, xác minh để làm rõ hoặc do lý do khác mà không thể trả kết quả đúng thời hạn đã hẹn

• Lập phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả cho người yêu cầu (nêu rõ lý do chậm trả kết quả và ngày hẹn trả kết quả);
• Chuyển phiếu vừa lập đến Bộ phận Một cửa để trả cho người yêu cầu (nếu hồ sơ được nộp trực tiếp);
• Gửi phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại di động cho người yêu cầu (nếu hồ sơ được nộp trực tuyến).

Trường hợp 3: Hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ với quy định

Nếu hồ sơ được nộp trực tiếp:

• Ghi vào sổ đăng ký khai sinh;
• Cập nhật thông tin đăng ký khai sinh trên phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và lưu chính thức;
• Chuyển thông tin đến CSDLQGVDC để lấy số định danh cá nhân cho trẻ được khai sinh.

Nếu hồ sơ được nộp trực tuyến:

• Gửi lại biểu mẫu giấy khai sinh điện tử với đầy đủ thông tin cho người yêu cầu qua thiết bị số hoặc thư điện tử;
• Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra lại tính đầy đủ, chính xác của thông tin trên biểu mẫu giấy khai sinh điện tử và xác nhận (trong vòng 1 ngày);
• Nếu người yêu cầu đã xác nhận hoặc không có phản hồi sau thời hạn quy định thì thực hiện:
  • Ghi nội dung vào sổ đăng ký khai sinh;
  • Cập nhật thông tin đăng ký khai sinh và lưu chính thức trên phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung;
  • Trường hợp em bé được chọn quốc tịch Việt Nam thì chuyển thông tin đến CSDLQGVDC để lấy số định danh cá nhân cho trẻ.

Lưu ý:

Trường hợp cha và mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì dựa trên cơ sở thông tin về giấy kết hôn cung cấp trong tờ khai đăng ký khai sinh, tại bước 4 ở trên cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin tình trạng hôn nhân của cha và mẹ trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và CSDLQGVDC.

Trường hợp không tra cứu được tình trạng hôn nhân vì chưa có thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, CSDLQGVDC thì cơ quan đăng ký hộ tịch đề nghị UBND cấp xã, nơi người yêu cầu đăng ký khai sinh thường trú/nơi đã đăng ký kết hôn thực hiện xác minh và cung cấp thông tin.

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị xác minh tình trạng hôn nhân, UBND cấp xã có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và gửi kết quả về tình trạng hôn nhân theo yêu cầu.

➨ Bước 5. In giấy khai sinh và trình ký

Sau khi CSDLQGVDC trả về số định danh cá nhân cho trẻ, công chức làm công tác hộ tịch tiến hành:

• In giấy khai sinh;
• Trình giấy khai sinh cho lãnh đạo UBND ký;
• Chuyển giấy khai sinh đã ký tới Bộ phận Một cửa để trả kết quả cho người yêu cầu.

➨ Bước 6. Nhận giấy khai sinh

Người yêu cấp giấy khai sinh nhận giấy khai sinh và thực hiện theo trình tự sau:

• Kiểm tra thông tin trên giấy khai sinh;
• Kiểm tra thông tin trong sổ đăng ký khai sinh;
• Ký tên vào sổ đăng ký khai sinh;
• Nhận giấy khai sinh.

Tham khảo thêm:

>> Thủ tục làm giấy khai sinh.

>> Cách làm giấy khai sinh online;

>> Khai sinh cho con khi chưa đăng ký kết hôn;

>> Làm khai sinh cho con theo hộ khẩu mẹ;

>> Hướng dẫn làm đăng ký khai sinh trường hợp đặc biệt.

Thời hạn làm giấy khai sinh cho con

Theo nội dung quy định tại Khoản 1 Điều 15 Luật Hộ tịch 2014 thì trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày trẻ chào đời, cha mẹ hoặc người thân thích khác có trách nhiệm làm thủ tục đăng ký khai sinh, xin cấp giấy khai sinh cho bé.

Hiện nay, việc đăng ký khai sinh muộn đã được bãi bỏ mức phạt so với quy định cũ, tuy nhiên pháp luật Việt Nam vẫn khuyến khích cha, mẹ làm khai sinh cho trẻ đúng hạn để không bị ảnh hưởng đến các quyền lợi như học tập, chế độ phúc lợi nhà nước... của con sau này.

Lệ phí làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài

Không có quy định nào về mức lệ phí áp dụng chung cho trường hợp đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài, cụ thể mức lệ phí này sẽ do HĐND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW quyết định, vậy nên sẽ khác nhau tùy vào từng địa phương.

Ví dụ về mức thu lệ phí làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài tại một số tỉnh, thành phố:

Miễn lệ phí đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài cho các đối tượng sau:

• Người thuộc hộ nghèo;
• Người khuyết tật;
• Người thuộc gia đình có công với cách mạng.

Trường hợp xin cấp thêm bản sao giấy khai sinh thì mức thu lệ phí sẽ được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 281/2016/TT-BTC.

Nội dung đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch 2014, nội dung đăng ký khai sinh gồm:

• Thông tin của trẻ được đăng ký khai sinh gồm: họ và tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán;
• Thông tin cha, mẹ của trẻ gồm: họ và tên đầy đủ, năm sinh, dân tộc, quốc tịch và nơi cư trú;
• Số định danh cá nhân của trẻ được đăng ký khai sinh.

Giá trị pháp lý của giấy khai sinh

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, giấy khai sinh có giá trị pháp lý như sau:

• Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân;
• Mọi giấy tờ, hồ sơ của cá nhân có nội dung về họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, dân tộc, giới tính, quốc tịch, quê quán và quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với nội dung trên giấy khai sinh của người đó.

Trường hợp nội dung trong giấy tờ, hồ sơ cá nhân khác với giấy khai sinh thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cơ quan cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ theo đúng nội dung ghi trong giấy khai sinh.

Các câu hỏi thường gặp khi đăng ký khai sinh cho con có yếu tố nước ngoài

1. Làm giấy khai sinh cho con có bố là người nước ngoài ở đâu?

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, việc giải quyết yêu cầu cấp giấy khai sinh cho trẻ có bố là người nước ngoài thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp - UBND cấp huyện, nơi cư trú của cha hoặc của mẹ trẻ.

2. Nộp hồ sơ đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài bằng cách nào?

Để đăng ký làm giấy khai sinh cho con, công dân có thể nộp hồ sơ theo các hình thức dưới đây:

1. Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền;
2. Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công;
3. Nộp qua đường bưu chính.

3. Giấy tờ làm giấy khai sinh, đăng ký khai sinh cho con gồm những gì?

Các giấy tờ phải nộp để đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài bao gồm:

1. Tờ khai đăng ký khai sinh - Mẫu ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP (trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu chính);
2. Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký khai sinh (trường hợp nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);
3. Giấy chứng sinh của con;
4. Văn bản thỏa thuận của cha và mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con;
5. Văn bản ủy quyền có chứng thực theo quy định (trường hợp ủy quyền đăng ký khai sinh).

>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu tờ khai đăng ký khai sinh.

4. Để được giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài cần xuất trình giấy gì?

Ngoài những giấy tờ phải nộp trong bộ hồ sơ làm giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài, công dân khi làm giấy khai sinh cho con cần xuất trình các giấy tờ cá nhân sau:

1. Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin cư trú;
2. Hộ chiếu/CMND/thẻ CCCD/thẻ căn cước/căn cước điện tử/giấy chứng nhận căn cước hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân được cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng.

5. Thủ tục làm giấy khai sinh cho con có yếu tố nước ngoài thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 36 Luật Hộ tịch 2014, thủ tục đăng ký khai sinh thực hiện như sau:

• Bước 1. Nộp hồ sơ đăng ký khai sinh;
• Bước 2. Hồ sơ được kiểm tra và tiếp nhận;
• Bước 3. Số hóa hồ sơ đăng ký khai sinh;
• Bước 4. Thẩm tra hồ sơ đăng ký khai sinh;
• Bước 5. In giấy khai sinh và trình ký;
• Bước 6. Nhận giấy khai sinh.

>> Tham khảo chi tiết: Thủ tục làm giấy khai sinh - Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài.

6. Thời hạn làm giấy khai sinh cho con có yếu tố nước ngoài là bao lâu?

Theo quy định, trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày trẻ chào đời, cha mẹ hoặc người thân thích khác có trách nhiệm làm thủ tục đăng ký khai sinh, xin cấp giấy khai sinh cho bé.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.