Tìm hiểu quy trình tuyển dụng lao động nước ngoài: Giải trình nhu cầu sử dụng, xin giấy phép lao động, ký hợp đồng lao động & làm visa cho người nước ngoài.
Điều kiện tuyển dụng người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Người sử dụng lao động được phép sử dụng lao động nước ngoài nhưng phải đáp ứng điều kiện tuyển dụng, sử dụng lao động nước ngoài quy định tại Điều 152 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể:
- Người sử dụng lao động chỉ được phép tuyển dụng, sử dụng lao động nước ngoài vào vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật, vị trí đòi hỏi năng lực và chuyên môn mà người lao động Việt Nam chưa có khả năng đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh;
- Nếu người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân thì trước khi tuyển dụng lao động nước ngoài vào Việt Nam làm việc phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài và nhận được sự chấp thuận bằng văn bản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Nếu người sử dụng lao động là nhà thầu thì trước khi tuyển dụng, sử dụng lao động nước ngoài phải kê khai cụ thể các vị trí công việc, tay nghề kỹ thuật, trình độ chuyên môn, yêu cầu về kinh nghiệm làm việc và thời gian dự kiến sử dụng lao động để thực hiện dự án, gói thầu… sau đó trình lên cơ quan có thẩm quyền và được chấp thuận nhu cầu tuyển dụng.
>> Xem thêm: Điều kiện để người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam khi muốn tuyển dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thì phải thực hiện lần lượt các thủ tục sau:
1. Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài
Người sử dụng lao động xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí công việc cụ thể để báo cáo lên Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc UBND tỉnh, thành phố, nơi dự kiến làm việc của người lao động theo quy định sau:
- Thời gian gửi báo cáo giải trình: Trước ít nhất 15 ngày so với ngày làm việc dự kiến tại Việt Nam của người lao động nước ngoài;
- Thời gian xử lý hồ sơ: Trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận về việc sử dụng người lao động nước ngoài kèm nêu rõ lý do.
Lưu ý:
- Thủ tục trên chỉ áp dụng cho trường hợp người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân;
- Trong quá trình chờ xử lý hồ sơ, nếu có sự thay đổi về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài thì người sử dụng lao động phải báo cáo đến Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc UBND tỉnh, thành phố, nơi dự kiến làm việc của người lao động trước ít nhất 15 so với ngày dự kiến làm việc tại Việt Nam;
- Đối với các trường hợp quy định tại Khoản 1, 2, 8, 9, 10, 11, 12, 13 Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Khoản 3, 4, 5 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 thì không cần thực hiện bước này.
>> Xem chi tiết hồ sơ và tải mẫu: Hồ sơ đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
2. Tuyển dụng lao động nước ngoài
Sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, người sử dụng lao động có thể thực hiện các công việc tuyển dụng lao động nước ngoài theo nhu cầu vị trí tuyển dụng của đơn vị.
3. Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài hoặc giấy miễn giấy phép lao động
Sau khi được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và thực hiện tuyển dụng, người sử dụng lao động phải xin cấp giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài. Đây là giấy tờ xác minh người lao động làm việc hợp pháp tại Việt Nam, trừ những trường hợp miễn giấy phép lao động thì không cần phải xin giấy này.
➨ Trường hợp phải xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến làm việc tại Việt Nam của người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ xin giấy phép lao động đến Bộ hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi làm việc dự kiến của người lao động.
Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nộp đầy đủ bộ hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, Bộ hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp giấy phép lao động sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
>> Tham khảo: Thủ tục xin giấy phép lao động (xem thông tin chi tiết hồ sơ và tải mẫu).
------------
Thủ tục làm work permit cho người nước ngoài tương đối phức tạp và phải làm việc với nhiều đơn vị. Vậy nên, nếu không nắm rõ được hồ sơ, quy trình hay thiếu kinh nghiệm làm việc thực tế với cơ quan có thẩm quyền thì thời gian cấp giấy phép lao động có khả năng kéo dài hơn so với ngày dự kiến làm việc tại Việt Nam của người lao động.
Để tránh trường hợp này xảy ra, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Anpha - chi phí chỉ từ 6.000.000 đồng - thời gian hoàn thành từ 20 - 25 ngày làm việc - miễn phí bàn giao giấy phép lao động tận nơi.
GỌI NGAY
➨ Trường hợp được miễn giấy phép lao động
Trường hợp lao động nước ngoài thuộc các trường hợp được miễn giấy phép lao động tại Việt Nam thì người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ xin giấy miễn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo quy định sau:
- Thời gian nộp hồ sơ: Tối thiểu trước 10 ngày làm việc so với ngày dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam của người nước ngoài;
- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Bộ hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi dự kiến làm việc của người lao động nước ngoài.
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động, Bộ hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cấp văn bản xác nhận người lao động không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho người sử dụng lao động.
Tham khảo:
>> Các trường hợp miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài;
>> Thủ tục xin miễn giấy phép lao động (thông tin chi tiết hồ sơ và tải mẫu).
4. Ký kết hợp động lao động với người nước ngoài
Căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, sau khi người lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động và lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản có thời hạn không quá thời hạn của giấy phép lao động, thực hiện trước ngày người lao động dự kiến làm việc.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm phải gửi bổ sung bản sao có chứng thực hoặc bản gốc hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động nước ngoài tới cơ quan cấp giấy phép lao động trước đó.
Trường hợp người sử dụng lao động không gửi bổ sung hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động nước ngoài đến cơ quan có thẩm quyền thì được xem là hành vi vi phạm pháp luật và bị xử phạt hành chính lên đến 3.000.000 đồng.
5. Xin visa cho người nước ngoài
Sau khi nhận được giấy phép lao động hoặc giấy miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài, người sử dụng lao động thực hiện thủ tục bảo lãnh cấp visa (thị thực) lao động cho người nước ngoài để nhập cảnh vào Việt Nam. Đối với các trường hợp được miễn thị thực thì người sử dụng lao động thực hiện thủ tục cấp giấy miễn thị thực cho người nước ngoài tại bước này.
➨ Trường hợp phải xin visa nhập cảnh cho người nước ngoài
Người sử dụng lao động gửi hồ sơ thông báo về việc bảo lãnh cấp visa (thị thực) cho người nước ngoài vào Việt Nam với Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Trường hợp nếu có sự thay đổi nội dung trong hồ sơ phải thông báo bổ sung.
Sau đó, người sử dụng lao động gửi hồ sơ xin visa cho người nước ngoài đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
Trong vòng 3 - 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh xem xét, giải quyết và trả lời bằng văn bản cho người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động thông báo cho người lao động nước ngoài làm thủ tục nhận thị thực tại cơ quan có thẩm quyền cấp thị thực của Việt Nam ở nước ngoài hoặc nhận tại cửa khẩu quốc tế theo quy định.
>> Tham khảo chi tiết: Thủ tục xin visa cho người nước ngoài (có kèm hồ sơ).
GỌI NGAY
------------
Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu bảo lãnh cấp visa (thị thực) cho người lao động nước ngoài nhưng chưa nắm rõ được quy trình thì có thể tham khảo dịch vụ làm visa cho người nước ngoài tại Anpha - chi phí chỉ từ 6.000.000 đồng - hoàn thành sau 5 - 7 ngày làm việc.
➨ Trường hợp miễn thị thực cho người nước ngoài
Đối với các trường hợp được miễn thị thực quy định tại Điều 12 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, người sử dụng lao động nộp hồ sơ xin giấy miễn thị thực cho người nước ngoài tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh Việt Nam - Bộ Công an.
Trong vòng 5 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh cấp giấy miễn thị thực cho người nước ngoài.
>> Tham khảo chi tiết: Thủ tục cấp giấy miễn thị thực cho người nước ngoài.
Một số lưu ý sau khi tuyển dụng lao động nước ngoài
Đối với người tuyển dụng lao động nước ngoài, cần lưu ý thực hiện một số thủ tục sau khi đã tuyển dụng thành công người lao động nước ngoài:
- Thực hiện khai báo việc sử dụng lao động đến các cơ quan liên quan;
- Thu thập và cập nhật hồ sơ nhân viên theo quy định của Luật Lao động và chuẩn bị cho việc kê khai thuế, quyết toán thuế trong suốt quá trình người lao động làm việc tại đơn vị;
- Đăng ký mã số thuế cá nhân cho người nước ngoài, thực hiện khấu trừ thuế hằng tháng và nộp thay người lao động cho cơ quan thuế. Đối với lao động làm việc dưới 12 tháng trong năm tài chính, có thu nhập trực tiếp từ nước ngoài hoặc có nhiều nguồn thu nhập khác nhau thì không được ủy quyền cho công ty quyết toán thuế;
- Người sử dụng lao động lập và nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động nước ngoài theo tháng, quý, quyết toán năm theo quy định. Tham khảo thêm bài viết “Hướng dẫn tính thuế TNCN cho lao động nước ngoài”;
- Kê khai và nộp bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động nước ngoài theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014;
- Người sử dụng lao động phải tiến hành làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài để người lao động đủ điều kiện sinh sống và làm việc hợp pháp tại Việt Nam, đồng thời lưu ý gia hạn thẻ tạm trú trước thời điểm thẻ hết hạn từ 7-10 ngày làm việc;
- Người sử dụng lao động cần lưu ý làm thủ tục xin gia hạn giấy phép lao động trước khi giấy phép hết hạn tối thiểu 5 ngày và không quá 45 ngày;
- Người sử dụng lao động phải làm thủ tục hủy giấy phép lao động ngay khi chấm dứt hợp đồng lao động, đồng thời thu hồi thẻ tạm trú của người nước ngoài để nộp về cơ quan cấp thẻ tạm trú.
Trên đây là một số lưu ý cho nhà tuyển dụng, sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại đơn vị. Đồng thời, lao động người nước ngoài cũng nên lưu ý các điều kiện cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Các quy định về người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Các câu hỏi thường gặp về tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài
1. Khái quát quy trình tuyển dụng người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Khi thực hiện tuyển dụng lao động nước ngoài vào Việt Nam làm việc, người sử dụng lao động cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1. Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài;
- Bước 2. Tuyển dụng lao động nước ngoài;
- Bước 3. Xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động;
- Bước 4. Ký kết hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài;
- Bước 5. Bảo lãnh xin cấp thị thực cho người nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam.
>> Tham khảo: Quy trình tuyển dụng lao động nước ngoài.
2. Trường hợp nào thì người sử dụng lao động không phải làm báo cáo giải trình nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài?
Đối với các trường hợp quy định tại Khoản 1, 2, 8, 9, 10, 11, 12, 13 Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Khoản 3, 4, 5 Điều 154 Bộ Luật Lao động 2019, người sử dụng lao động không cần phải nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài lên cơ quan có thẩm quyền.
3. Xin giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài tại cơ quan nào?
Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài là Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và xã hội, nơi người nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
4. Giấy phép lao động cho người nước ngoài xin bao lâu thì có?
Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày người sử dụng lao động nộp đầy đủ bộ hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, Bộ hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp giấy phép lao động sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
5. Người nước ngoài nhận thị thực nhập cảnh do người sử dụng lao động bảo lãnh cấp thị thực ở đâu?
Người lao động nước ngoài làm thủ tục nhận thị thực do cá nhân/cơ quan/tổ chức bảo lãnh cấp tại cơ quan có thẩm quyền cấp thị thực của Việt Nam ở nước ngoài. Trong trường hợp không có cơ quan cấp thị thực của Việt Nam ở nước ngoài thì nhận visa nhập cảnh tại cửa khẩu quốc tế.
Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0908 742 789 (Miền Nam) để được hỗ trợ.