Điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập mở văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là gì, văn phòng công chứng có dịch thuật không? Điều kiện mở văn phòng công chứng. Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng công chứng tư nhân như thế nào? Cùng Kế toán Anpha tìm hiểu trong bài viết này.

Văn phòng công chứng là gì?

1. Văn phòng công chứng có chức năng gì?

Văn phòng công chứng là 1 tổ chức hành nghề công chứng, được tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh. 

Văn phòng công chứng thực hiện chức năng:

• Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng và giao dịch dân sự;
• Chứng nhận tính chính xác, hợp pháp các bản dịch giấy tờ, văn bản (từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại) theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.

Văn phòng công chứng được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng, có con dấu riêng, có tài khoản ngân hàng riêng và hoàn toàn độc lập về tài chính. Các văn phòng công chứng được thành lập bởi công chứng viên còn được gọi là văn phòng công chứng tư nhân. 

2. Văn phòng công chứng có dịch thuật không?

Như Anpha chia sẻ ở phần trên, chức năng chính của văn phòng công chứng là xác thực tính chính xác và hợp pháp của hợp đồng, văn bản, giấy tờ nói chung. Vậy nên, trường hợp văn phòng công chứng muốn cung cấp thêm dịch vụ dịch thuật (gọi là văn phòng dịch thuật công chứng) thì cần đáp ứng thêm các điều kiện liên quan đến dịch thuật dưới đây:

• Việc dịch các văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại để công chứng phải được thực hiện bởi người phiên dịch là cộng tác viên của văn phòng công chứng;
• Cộng tác viên dịch thuật của văn phòng công chứng phải có bằng tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác ngành nhưng phải thông thạo ngoại ngữ đó;
• Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, sự phù hợp của nội dung bản dịch với văn phòng công chứng.

>> Tìm hiểu thêm: Điều kiện và thủ tục thành lập văn phòng dịch thuật.

Quy trình, thủ tục mở văn phòng công chứng

Quá trình thành lập và xin giấy phép hoạt động văn phòng công chứng tư nhân bao gồm 2 bước:

• Bước 1: Thực hiện thủ tục thành lập văn phòng công chứng tại UBND cấp tỉnh;
• Bước 2: Đăng ký hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp tỉnh.

1. Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng công chứng tại UBND cấp tỉnh

Ghi chú:

(*) Đề án cần nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, địa chỉ trụ sở, tên gọi văn phòng công chứng, các điều kiện vật chất, trang thiết bị và kế hoạch triển khai cụ thể.

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, công chứng viên nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của UBND cấp tỉnh - nơi mở văn phòng công chứng.

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, UBND cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và ra quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối cấp giấy phép, UBND tỉnh sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối.

2. Thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp tỉnh

Thủ tục xin giấy đăng ký hoạt động văn phòng công chứng chính là thủ tục xin giấy phép con đối với ngành nghề có điều kiện. 

Theo đó, khung thời gian tiến hành các bước như sau:

➧ Trong vòng 90 ngày kể từ ngày văn phòng công chứng được UBND cấp tỉnh cấp giấy phép thành lập, công chứng viên phải đăng ký hoạt động văn phòng công chứng với Sở Tư pháp tỉnh.

➧ Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động cho văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối cấp giấy phép, Sở Tư pháp sẽ gửi thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Văn phòng công chứng được chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày được Sở Tư pháp cấp giấy phép hoạt động.

➧ Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép hoạt động, văn phòng công chứng phải đăng 3 số báo liên tiếp trên báo trung ương hoặc báo địa phương về các thông tin sau của văn phòng công chứng:

• Tên gọi, địa chỉ trụ sở văn phòng công chứng;
• Họ tên, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên hành nghề tại văn phòng công chứng;
• Số, ngày, tháng, năm cấp giấy phép hoạt động, nơi đăng ký hoạt động, ngày bắt đầu hoạt động.

Chi chú:

(*) Nội dung của đơn đăng ký hoạt động phải có đầy đủ các nội dung sau:

• Tên gọi, địa chỉ trụ sở văn phòng công chứng;
• Họ tên đầy đủ của trưởng văn phòng;
• Danh sách công chứng viên hợp danh;
• Danh sách công chứng viên làm việc theo hợp đồng lao động tại văn phòng công chứng.

Điều kiện mở văn phòng công chứng

Trước khi thành lập văn phòng công chứng, bạn cần nắm rõ các điều kiện sau đây:

1. Điều kiện về loại hình công ty, doanh nghiệp

Theo Điều 22 Luật Công chứng 2014 thì:

• Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh;
• Có tối thiểu 2 công chứng viên là thành viên hợp danh (gọi là công chứng viên hợp danh);
• Không có thành viên góp vốn.

Lưu ý:

Trước ngày 01/01/2015, văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2015, Luật Công chứng 2014 có hiệu lực đã quy định văn phòng công chứng chỉ được tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh.

2. Điều kiện về thành viên sáng lập văn phòng công chứng

Theo điều kiện kể trên, chỉ có công chứng viên mới được đứng ra thành lập văn phòng công chứng tư nhân. Công chứng viên hợp danh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với các khoản nợ và nghĩa vụ khác của văn phòng công chứng.

Công chứng viên thành lập văn phòng dịch thuật công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Là công dân Việt Nam, có hộ khẩu thường trú trong nước;
• Có phẩm chất đạo đức tốt, lý lịch trong sạch, tuân thủ pháp luật;
• Có bằng cử nhân luật;
• Có thiểu 5 năm trở lên làm việc trong lĩnh vực pháp luật tại các cơ quan, tổ chức sau khi có bằng cử nhân luật;
• Đã tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng/hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng;
• Có kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng đạt yêu cầu;
• Có đủ sức khỏe để hành nghề.

3. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Là thành viên hợp danh của công ty (công chứng viên hợp danh);
• Đảm nhiệm vị trí trưởng văn phòng;
• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.

4. Điều kiện về tên gọi văn phòng công chứng

Tên gọi của văn phòng công chứng cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Tên văn phòng công chứng có cấu trúc gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và họ tên của trưởng văn phòng hoặc 1 công chứng viên hợp danh khác của văn phòng công chứng;
• Tên của văn phòng công chứng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của văn phòng công chứng khác hoặc tổ chức hành nghề công chứng khác đã đăng ký;
• Tên văn phòng công chứng phải phù hợp với quy chuẩn đạo đức, thuần phong mỹ tục, truyền thống lịch sử của dân tộc Việt Nam.

Ví dụ: 

Trưởng văn phòng công chứng là bà Mai Thị Phương thì có thể đặt tên là “Văn phòng công chứng Mai Phương”.

5. Điều kiện về trụ sở văn phòng công chứng

Trụ sở văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Có địa chỉ cụ thể (tức là phải rõ tên đường, phố, số nhà, ngõ ngách, tổ, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố);
• Trụ sở phải đảm bảo không gian làm việc cho các công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp;
• Có nơi tiếp khách (người đến yêu cầu thực hiện thủ tục công chứng);
• Có nơi lưu trữ hồ sơ công chứng;
• Công chứng viên sáng lập văn phòng công chứng phải có đầy đủ các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp đối với văn phòng công chứng như: hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thuê văn phòng hay bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu công chứng viên sử dụng nhà riêng làm trụ sở văn phòng công chứng).

6. Điều kiện về con dấu và tài khoản ngân hàng

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản ngân hàng riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng chính nguồn thu từ phí công chứng, thù lao từ dịch vụ công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác của văn phòng.

Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu riêng sau khi được cấp giấy phép thành lập. Con dấu của văn phòng không chứng không được có hình quốc huy.

Văn phòng công chứng có phải là công ty hợp danh không?

Theo quy định, văn phòng công chứng được thành lập và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh. Vậy văn phòng công chứng có phải là công ty hợp danh hay không? 

➧ Câu trả lời là: Không.

Tuy được thành lập và hoạt động tương tự như công ty hợp danh, các thành viên hợp danh cũng phải chịu trách nhiệm với hoạt động của văn phòng công chứng bằng toàn bộ tài sản cá nhân, nhưng văn phòng công chứng vẫn có những khác biệt với loại hình doanh nghiệp này. Cụ thể:

>> Có thể bạn quan tâm: Công ty hợp danh là gì?

Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục mở văn phòng công chứng

1. Chức năng của văn phòng công chứng là gì?

Văn phòng công chứng có chức năng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng và giao dịch dân sự, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp các bản dịch giấy tờ, văn bản (từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại) theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.

2. Thành lập văn phòng công chứng theo mô hình doanh nghiệp tư nhân được không?

Không. Từ ngày 01/01/2015, Luật Công chứng 2014 có hiệu lực quy định văn phòng công chứng phải thành lập và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh. 

3. Có được dùng tên địa danh để đặt tên cho văn phòng công chứng không?

Không. Theo quy định, tên của văn phòng công phải được tạo thành từ 2 yếu tố gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và họ tên của trưởng văn phòng hoặc 1 công chứng viên hợp danh khác của văn phòng công chứng.

Ví dụ:

Trưởng văn phòng công chứng là bà Mai Thị Phương thì có thể đặt tên là “Văn phòng công chứng Mai Phương”.

4. Thành lập văn phòng công chứng có cần bằng cấp, chứng chỉ hành nghề không?

Có. Người thành lập văn phòng công chứng phải đáp ứng điều kiện về bằng cấp, chứng chỉ như sau:

• Có bằng tốt nghiệp cử nhân luật;
• Có thiểu 5 năm trở lên làm việc trong lĩnh vực pháp luật tại các cơ quan, tổ chức sau khi có bằng cử nhân luật;
• Đã tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng/hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng;

Ngoài các điều kiện trên, thành viên sáng lập văn phòng công chứng đảm nhiệm vị trí trưởng văn phòng phải có thêm ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.

5. Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng gồm những gì?

Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng công chứng tư nhân gồm có:

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng;
• Đề án thành lập văn phòng công chứng;
• Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập văn phòng công chứng.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng.

6. Nộp hồ sơ thành lập văn phòng công chứng ở đâu?

Công chứng viên nộp hồ sơ thành lập văn phòng công chứng tại UBND cấp tỉnh - nơi mở văn phòng công chứng.

7. Xin giấy phép hoạt động văn phòng công chứng ở đâu?

Trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép thành lập, văn phòng công chứng phải làm thủ tục đăng ký hoạt động (xin giấy phép hoạt động) tại Sở Tư pháp tỉnh.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.