Kiểm kê hàng tồn kho là gì? Trường hợp kiểm kê hàng tồn kho phát hiện bị thiếu xử lý thế nào? Cách hạch toán xử lý chênh lệch hàng tồn kho (4 trường hợp).
Hàng tồn kho và kiểm kê hàng tồn kho là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải tiến hành kiểm kê hàng tồn kho? Cách xử lý khi phát hiện hàng tồn kho thực tế thiếu so với sổ sách kế toán là gì? Cùng Kế toán Anpha đi tìm câu trả lời cho những vấn đề trên ở ngay bài viết bên dưới.
I. Căn cứ pháp lý
II. Hàng tồn kho là gì? Ý nghĩa của việc kiểm kê hàng tồn kho
1. Hàng tồn kho là gì?
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam - VAS 02, những tài sản sau đây thì được coi là hàng tồn kho:
- Hàng hóa được lưu giữ trong kho để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
- Hàng đang trong quy trình sản xuất, kinh doanh dở dang của doanh nghiệp;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ được dùng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng gửi đi bán, hàng mua đang đi trên đường và hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Công cụ dụng cụ và nguyên liệu, vật liệu;
- Sản phẩm dở dang;
- Thành phẩm, hàng hóa tồn kho.
>> Tìm hiểu chi tiết: Hàng tồn kho là gì?
2. Ý nghĩa của việc kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho là công việc kiểm đếm, thống kê hàng hóa tồn kho thực tế (chủng loại và số lượng, tình trạng hàng) nhằm đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ sách của kế toán và thủ kho.
➨ Ý nghĩa của việc kiểm kê hàng tồn kho:
Hàng tồn kho thường là tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp, đặc biệt với các loại hình kinh doanh thương mại, sản xuất. Do đó, việc kiểm kê hàng tồn kho định kỳ có ý nghĩa quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh và quản trị doanh nghiệp. Cụ thể như là:
- Phát hiện kịp thời chênh lệch hàng hóa, thừa thiếu so với sổ sách, từ đó tìm ra nguyên nhân, giải pháp quản lý để tránh thất thoát, nhầm lẫn;
- Cập nhật tình trạng hàng hóa: hàng lỗi, hư hỏng, có dấu hiệu giảm chất lượng… để có phương pháp bảo quản, vận chuyển, thanh lý hoặc bổ sung hàng hóa phù hợp, kịp thời;
- Báo cáo phản ánh đúng hơn giá trị tài sản thực tế của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho người quản lý có căn cứ tin cậy để đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh hợp lý trong tương lai.
III. Công tác kế toán khi phát hiện hàng tồn kho thiếu hụt so với sổ sách
Hàng hóa thiếu khi kiểm kê có nghĩa là trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho phát hiện số lượng hàng hóa thực tế ít hơn so với con số được ghi nhận trong sổ sách của kế toán và thủ quỹ.
➨ Nguyên nhân hàng tồn kho bị thiếu hụt so với sổ sách có thể đến từ bên ngoài hoặc hao hụt tự nhiên của hàng hóa, nếu thiếu hụt nhiều có thể dẫn đến thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp. Vì vậy, khi kiểm kê phát hiện thiếu hàng hóa, các bộ phận liên quan cần tìm nguyên nhân để có phương án xử lý và hạn chế rủi ro trong tương lai.
1. Kế toán phát hiện số lượng hàng thiếu trên biên bản kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý
Kế toán thực hiện ghi nhận vào sổ sách trên tài khoản 1381_Tài sản thiếu chờ xử lý:
Nợ TK 1381_Tài sản thiếu chờ xử lý: Trị giá hàng hóa bị thiếu so với sổ sách
Có TK 152, 153, 155, 156: Trị giá hàng hóa bị thiếu so với sổ sách tương ứng
Trường hợp số lượng hàng thiếu so với sổ sách đã xác định ngay được nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì kế toán hạch toán vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua tài khoản 1381.
2. Sau khi đã tìm ra nguyên nhân gây thiếu hụt hàng hóa so với sổ sách
Tùy thuộc vào từng trường hợp và tùy theo quyết định xử lý của ban lãnh đạo, kế toán thực hiện hạch toán vào sổ sách tương ứng với các trường hợp như sau:
➨ Trường hợp 1: Hàng thiếu do bên bán giao thiếu hàng so với hóa đơn → yêu cầu bên bán giao thêm số hàng còn thiếu
Khi bên bán giao bổ sung hàng thiếu, dựa vào biên bản bàn giao, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 152, 153, 155, 156: Trị giá hàng hóa bên bán đã giao bổ sung
Có TK 1381: Trị giá hàng hóa bên bán đã giao bổ sung
Khi bên bán không có hàng để giao bổ sung, bên bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh giảm chi phí cho hóa đơn trước đó về số hàng thiếu đã lập để giao cho người mua. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 111, 112, 331...: Số tiền bên bán hoàn trả/ghi giảm công nợ tương ứng số hàng thiếu
Có TK 1381: Trị giá hàng thiếu chưa thuế GTGT
Có TK 1331: Số thuế GTGT của hàng thiếu ghi giảm tương ứng
➨ Trường hợp 2: Hàng thiếu do hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt nguyên vật liệu trong định mức, hao hụt tự nhiên), kế toán ghi nhận:
Nợ TK 632, 642, 641: Giá trị hao hụt định mức
Có TK 1381: Giá trị hao hụt định mức
➨ Trường hợp 3: Phần hàng hóa hao hụt được quy trách nhiệm về cho cá nhân, nhân viên, tổ chức → yêu cầu bồi thường thiệt hại (trừ lương hoặc bồi thường bằng tiền), kế toán ghi nhận:
Nợ TK 1388: Số tiền bồi thường phải nộp
Nợ TK 1111: Số tiền bồi thường nộp bằng tiền mặt
Nợ TK 334: Số tiền bồi thường bằng cách trừ vào lương của người lao động
Nợ TK 632: Giá trị hao hụt hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý
Có TK 1381: Tổng giá trị hàng hóa thiếu
➨ Trường hợp 4: Nếu không tìm được nguyên nhân dẫn đến thiếu hàng trong kho, kế toán dựa vào quyết định xử lý của ban giám đốc để hạch toán vào tổn thất của doanh nghiệp
Nợ TK 632: Phần giá trị của hàng thiếu qua kiểm kê tính vào tổn thất của doanh nghiệp
Có TK 1381
>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ kế toán kho nội bộ (kế toán thu mua cho doanh nghiệp).
IV. Các câu hỏi thường gặp về xử lý hàng tồn kho thiếu phát hiện khi kiểm kê
1. Làm thế nào để hạn chế tình trạng hàng tồn kho bị thiếu hụt?
Để hạn chế tình trạng hao hụt hàng tồn kho trong quá trình hoạt động, sản xuất, kinh doanh, đơn vị kinh doanh có thể áp dụng các biện pháp sau:
- Thực hiện đúng quy trình quản lý hàng hóa;
- Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ;
- Phân loại hàng tồn kho thành nhiều loại theo nhóm, đặc tính riêng và quản lý hàng theo mã quy cách;
- Dùng phần mềm quản lý hàng tồn kho;
- Thiết kế và xây dựng không gian nhà kho hiệu quả, trang bị máy móc, thiết bị bảo quản hàng tồn kho;
- Xây dựng phương pháp quản lý hàng gửi bán, hàng mua đang đi đường, hàng gửi gia công chế biến hợp lý phù hợp với doanh nghiệp.
>> Tham khảo thêm: Kế toán hàng tồn kho.
2. Kế toán phát hiện nguyên nhân hàng tồn kho thiếu khi kiểm kê là do nhầm lẫn, chưa ghi sổ thì cần xử lý như thế nào?
Khi kiểm kê phát hiện hàng tồn kho thiếu đã xác định được nguyên nhân là do nhầm lẫn, chưa ghi sổ thì kế toán cần tiến hành ghi sổ bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán.
3. Bao lâu thì nên kiểm kê hàng tồn kho một lần?
Tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất của hàng tồn kho và loại hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý cần xây dựng kế hoạch kiểm kê cụ thể xuyên suốt cả năm tài chính.
Doanh nghiệp có thể kiểm kê định kỳ vào cuối mỗi tháng, mỗi quý, cuối mỗi năm hoặc có thể kiểm kê đột xuất (không quy định thời hạn). Phạm vi kiểm kê có thể là toàn bộ kho hàng hoặc kiểm kê từng phần kho hàng.
Ngân Trần - Phòng Kế toán Anpha