Hướng dẫn cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau bao gồm nguyên tắc ghi nhận, phương pháp hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau & ví dụ cụ thể
Hóa đơn về trước hàng về sau là một trong những trường hợp tương đối đặc biệt mà kế toán cần theo dõi, xử lý số liệu. Trong bài viết dưới đây, Anpha xin được trình bày về một số trường hợp đã nhận hóa đơn nhưng hàng chưa về đến doanh nghiệp, nguyên tắc ghi nhận, phương pháp hạch toán, các lưu ý và một số ví dụ minh họa về hạch toán hóa đơn về trước, hàng về sau.
I. Căn cứ pháp lý
II. Các trường hợp hóa đơn về trước hàng về sau
Trong nghiệp vụ mua hàng, thông thường hàng về trước hóa đơn về sau, tuy nhiên có một số trường hợp mà doanh nghiệp có thể nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về, chẳng hạn như:
- Trường hợp doanh nghiệp đã đồng ý mua hàng và chấp nhận thanh toán nhưng hàng đang trong quá trình vận chuyển hoặc còn để tạm kho người bán, bến cảng…;
- Trường hợp hàng đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận nhập kho.
Ví dụ:
Khi doanh nghiệp đặt mua hàng tại kho của người bán đã thanh toán, doanh nghiệp sẽ nhận được hóa đơn điện tử ngay sau khi bàn giao hàng tại kho người bán. Trong khi đó, hàng hóa sẽ được giao sau do phải vận chuyển hàng liên tỉnh.
III. Cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau
1. Tài khoản hạch toán và nguyên tắc kế toán hóa đơn về trước hàng về sau
Hàng hóa đã được xác định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhưng chưa được nhập kho trong tháng thì khi nhận được hóa đơn của bên bán, kế toán theo dõi hồ sơ hàng đi đường và tuân thủ nguyên tắc sau:
- Trong tháng nếu đã được nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn, kế toán ghi nợ tài khoản kho 156, 152;
- Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán hạch toán vào tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường, ghi chi tiết theo từng loại hàng hóa, vật tư, lô sản xuất theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
2. Phương pháp hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau
2.1. Hạch toán khi hàng chưa nhập kho
Nếu tại thời điểm cuối cùng của tháng mà hàng vẫn chưa hoàn thành thủ tục nhập kho, căn cứ vào hóa đơn nhận được từ đơn vị cung cấp, kế toán tiến hành định khoản như sau:
- Nợ TK 151 (tài khoản hàng mua đang đi đường): Giá mua chưa có thuế GTGT;
- Nợ TK 133 (tài khoản thuế GTGT được khấu trừ): Số tiền thuế GTGT của hàng mua đang đi đường;
- Có TK 111, 112, 331 (tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ): Tổng giá trị thanh toán.
2.2. Hạch toán khi hàng về kho
Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng hóa đã về hoặc quá trình kiểm nhận nhập kho đã hoàn thành, khi hàng hóa đã được nhập về kho, kế toán ghi sổ như sau:
- Nợ TK 152, 156 (tài khoản nguyên vật liệu, hàng hóa): Giá trị hàng nhập kho thực tế;
- Có TK 151 (tài khoản hàng mua đang đi đường): Giá trị hàng nhập kho thực tế.
2.3. Hạch toán hàng về sau bị hao hụt
Trường hợp hàng về sau bị hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển, kế toán cần căn cứ vào biên bản giao nhận và hạch toán giá trị phần hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát như sau:
- Nợ TK 1381 (tài khoản thiếu chờ xử lý): Giá trị hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát cần tìm nguyên nhân xử lý;
- Nợ TK 632: Giá trị hàng hao hụt tự nhiên/trong định mức;
- Có TK 151 (hàng mua đang đi đường): Tổng giá trị hàng hao hụt, mất mát.
>> Tham khảo thêm: Cách hạch toán hàng tồn kho.
2.4. Hạch toán hàng bán không qua kho
Trường hợp hàng về sau nhưng không nhập kho mà chuyển giao thẳng về kho của khách hàng hoặc bến cảng, gửi bán tại đại lý, ký gửi thì hạch toán như sau:
- Nợ TK 632, 157 (tài khoản giá vốn hàng bán, hàng gửi bán): Giá trị hàng mua không về kho;
- Có TK 151 (tài khoản hàng mua đang đi đường): Giá trị hàng mua không về kho.
Tham khảo thêm:
>> Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước;
>> Cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau.
3. Ví dụ minh họa về hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau
Ví dụ 1:
Ngày 15/11/2023 công ty A mua hàng của công ty B với tổng tiền hàng là 68.000.000đ, tiền thuế GTGT là 6.800.000đ, điều khoản giao hàng tại kho của người bán. Ngày 15/11/2023, bên B xuất hóa đơn cho bên A. Đến ngày 30/11/2023 hàng vẫn đang trong quá trình vận chuyển, chưa nhập kho công ty A. Ngày 17/12/2023 hàng về được kiểm đếm và nhập kho đủ theo hóa đơn. Công ty A nhận hàng và sau đó thanh toán chuyển khoản cho công ty B.
Trong trường hợp này, kế toán công ty A sẽ hạch toán hóa đơn như sau:
- Ngày 15/11/2023 khi nhận hóa đơn nhưng hàng chưa về kho, kế toán tiến hành theo dõi riêng hóa đơn mua hàng của công ty B;
- Ngày 30/11/2023 đến ngày cuối cùng của tháng, hàng vẫn chưa về, kế toán tiến hành hạch toán các bút toán như sau:
- Nợ TK 151 : 68.000.000đ;
- Nợ TK 1331: 6.800.000đ;
- Có TK 331: 74.800.000đ.
- Ngày 17/12/2023 khi hàng nhập kho, kế toán sẽ hạch toán:
- Nợ TK 156 : 68.000.000đ;
- Có TK 151 : 68.000.000đ.
- Ngày 18/12/2023 khi thanh toán tiền hàng, dựa vào UNC kế toán sẽ hạch toán:
- Nợ TK 331: 74.800.000đ;
- Có TK 112 : 74.800.000đ.
Ví dụ 2:
Ngày 31/12/2022 công ty C mua 10 chiếc áo sơ mi trực tuyến với giá trước thuế GTGT là 123.000đ, tiền thuế GTGT là 12.300đ và thanh toán chuyển khoản cho người bán ngay sau khi hoàn thành việc đặt hàng. Công ty C nhận được hóa đơn điện tử qua email vào cùng ngày 31/12/2022 ngay sau khi thanh toán. Tuy nhiên, 10 chiếc áo sơ mi sẽ được giao sau 5 ngày kể từ ngày đặt hàng.
Trong trường hợp này, kế toán công ty C sẽ hạch toán như sau:
- Ngày 31/12/2022 khi nhận hóa đơn nhưng chưa nhận hàng, kế toán hạch toán:
- Nợ TK 151: 123.000đ;
- Nợ TK 1331: 12.300đ;
- Có TK 112: 135.300đ.
- Ngày 05/01/2023 khi hàng về, kế toán hạch toán:
- Nợ TK 156: 123.000đ;
- Có TK 151: 123.000đ.
Ví dụ 3:
- Ngày 26/08/2022, công ty E mua 300 chiếc màn hình với giá trước thuế GTGT là 600.000.000đ, tiền thuế GTGT là 60.000.000đ. Người bán đã gửi hóa đơn điện tử qua email cho công ty E vào cùng ngày 26/08/2022. Dự kiến ngày 08/09/2022 hàng sẽ được vận chuyển về kho công ty E.
- Ngày 07/09/2022 công ty G có đặt mua công ty E 100 chiếc màn hình với yêu cầu vận chuyển ngay cho công ty E trong ngày 07/09/2022. Trong ngày 07/09/2022 công ty G đã liên lạc với lái xe chở 100 chiếc màn hình thay đổi hành trình về thẳng kho của công ty E và đã giao cho công ty E.
Trong trường hợp này, kế toán công ty E sẽ hạch toán như sau:
- Ngày 26/08/2022 khi nhận hóa đơn 300 chiếc màn hình nhưng chưa nhận hàng, kế toán tiến hành theo dõi riêng hóa đơn này trong tập “Hóa đơn hàng hóa chưa nhập kho”.
- Ngày 30/08/2022 tại thời điểm ngày cuối cùng của tháng mà hàng hóa vẫn chưa về đến kho, kế toán hạch toán:
- Nợ TK 151: 600.000.000đ;
- Nợ TK 1331: 60.000.000đ;
- Có TK 112: 660.000.000đ.
- Ngày 07/09/2022, khi giao 100 chiếc màn hình đến kho của công ty G, kế toán hạch toán:
- Nợ TK 632: 200.000.000đ;
- Có TK 151: 200.000.000đ.
- Ngày 08/09/2022, khi giao 200 chiếc màn hình về đến kho của công ty E, kế toán hạch toán:
- Nợ TK 156: 400.000.000đ;
- Có TK 151: 400.000.000đ.
IV. Câu hỏi thường gặp về cách hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau
1. Khi hàng về kho nhưng thủ kho chưa hoàn thành thủ tục kiểm đếm với hóa đơn thì kế toán có được ghi nhận giá trị đơn hàng vào tài khoản kho hay không?
Khi hàng về kho nhưng thủ kho chưa hoàn thành xong thủ tục kiểm đếm với hóa đơn, kế toán chưa được ghi nhận giá trị đơn hàng vào tài khoản kho mà phải theo dõi riêng các hóa đơn này trong tập “Hàng hóa đã mua nhưng chưa nhập kho”.
Nếu đến ngày cuối cùng của tháng, công ty chưa hoàn thành thủ tục nhập kho thì kế toán tiến hành ghi nhận giá trị hóa đơn vào tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường.
Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm đếm và tiến hành nhập kho hàng hóa, kế toán tiến hành ghi nhận giá trị hàng nhập kho vào tài khoản kho tương ứng.
2. Hàng mua đang đi đường được kiểm đếm trước khi nhập kho của công ty, phát hiện bị thất thoát một phần chưa rõ nguyên nhân. Bộ phận kho đã tiến hành lập được biên bản ghi nhận giá trị thất thoát và giá trị thực nhập. Kế toán phải làm gì trong trường hợp trên?
Khi nhận được biên bản và phiếu nhập kho của bộ phận kho gửi, kế toán cần thực hiện 2 việc sau:
- Ghi nhận phần giá trị thực nhập:
- Nợ TK 156, 152: Giá trị hàng hóa tương ứng với số lượng thực nhập;
- Có TK 151: Giá trị hàng hóa tương ứng với số lượng thực nhập.
- Phản ánh giá trị hàng tồn kho bị thất thoát chưa xác định được nguyên nhân:
- Nợ TK 1381: Giá trị hàng tồn kho bị thất thoát;
- Có TK 151: Giá trị hàng tồn kho bị thất thoát.
Ngọc Phạm - Phòng Kế toán Anpha