Thực tập sinh là gì? Những quy định tuyển dụng thực tập sinh

Thế nào là thực tập sinh? Quy định về thực tập sinh tại doanh nghiệp. Quy định tuyển dụng thực tập sinh: hợp đồng thực tập sinh, trợ cấp & lương thực tập…

Thực tập sinh là gì?

Thực tập sinh là nhóm đối tượng sinh viên năm cuối hoặc người mới tốt nghiệp đang trong quá trình học việc tại doanh nghiệp. Mục tiêu chính của họ là vận dụng những kiến thức được đào tạo tại trường lớp vào môi trường làm việc thực tiễn để học hỏi, tích lũy kinh nghiệm và rèn luyện kỹ năng.

Công việc chính ở vị trí thực tập sinh này đó là hỗ trợ các công việc khác nhau ở mức cơ bản cho công ty tùy vào vị trí ứng tuyển và theo sự hướng dẫn của doanh nghiệp.

Tùy theo nhu cầu nhân sự, mà doanh nghiệp có thể tiếp nhận thực tập sinh toàn thời gian hoặc bán thời gian. Việc chủ động đào tạo nhóm đối tượng này không chỉ giúp các phòng ban giảm bớt các tác vụ cơ bản mà còn tạo ra một nguồn nhân lực kế thừa chất lượng. 

Với những thực tập sinh có biểu hiện xuất sắc, hoàn thành tốt các đầu mục công việc thì hoàn toàn có thể giữ lại làm nhân viên chính thức, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí và thời gian tuyển dụng sau này. 

Hồ sơ thực tập gồm những gì?

Để quá trình ứng tuyển và kỳ thực tập diễn ra thuận lợi, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu thực tập sinh chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

1. Đơn xin thực tập: Văn bản này thể hiện nguyện vọng được tham gia thực tập tại doanh nghiệp, đồng thời giới thiệu ngắn gọn về bản thân, chuyên ngành và lý do lựa chọn doanh nghiệp để đi thực tập.

2. CV (sơ yếu lý lịch): Đây là tài liệu bắt buộc, đóng vai trò như một bản tóm tắt, giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng đánh giá được nền tảng học vấn, kỹ năng mềm, các hoạt động ngoại khóa cũng như định hướng phát triển nghề nghiệp của ứng viên.

3. Giấy giới thiệu của nhà trường: Đây cũng là thành phần hồ sơ bắt buộc khi ứng viên tham gia ứng tuyển thực tập tại các doanh nghiệp, cơ quan và đoàn thể.

4. Giấy tờ cá nhân và các chứng chỉ: Tùy thuộc vào quy chế nội bộ của từng công ty mà bộ phận tuyển dụng có thể yêu cầu thực tập sinh nộp thêm:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật hoặc lý lịch trích ngang (có đóng dấu xác nhận của địa phương);
• Bản sao căn cước công dân;
• Bản sao bằng cấp (có chứng thực);
• Giấy khám sức khỏe;
• Bảng điểm học kỳ hoặc các chứng chỉ liên quan khác.

>> Có thể bạn cần: Sự khác nhau giữa CV và sơ yếu lý lịch.

Các quy định về hợp đồng thực tập sinh tại doanh nghiệp

1. Hợp đồng thực tập sinh với hợp đồng học việc có khác nhau không?

Bộ luật Lao động 2019 không có quy định chính thức về tên gọi hợp đồng thực tập sinh hay hợp đồng học việc, đây chỉ là các thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong đời sống hàng ngày. Bộ luật Lao động 2019 có nêu ra các loại hợp đồng như sau: 

• Hợp đồng lao động;
• Hợp đồng thử việc;
• Hợp đồng học nghề;
• Hợp đồng tập nghề;
• Hợp đồng đào tạo nghề.

Ngoài ra, theo Bộ luật Dân sự 2015 khi doanh nghiệp thuê 1 cá nhân còn có thể phát sinh hợp đồng dịch vụ.

Theo đó, để phù hợp với quy định pháp luật hiện hành cũng như nhu cầu tuyển dụng mà doanh nghiệp có thể chọn lựa ký hợp đồng thực tập, hợp đồng thử việc, hợp đồng tập nghề hoặc hợp đồng học nghề… Tuy nhiên, khi ký hợp đồng thử việc cần lưu ý về thời gian như sau:

• Không quá 180 ngày: Đối với vị trí quản lý doanh nghiệp;
• Không quá 60 ngày: Đối với vị trí cần trình độ từ cao đẳng trở lên;
• Không quá 30 ngày: Đối với vị trí kỹ thuật trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ;
• Không quá 6 ngày: Đối với các công việc khác.

Như vậy, nếu doanh nghiệp ký hợp đồng thử việc với thực tập sinh thì thời gian không quá 60 ngày.

Khi tiếp nhận sinh viên thực tập, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và hoàn thiện các hồ sơ liên quan, bao gồm văn bản tiếp nhận thực tập, các quy định rõ ràng về chi phí hỗ trợ, trợ cấp, giấy giới thiệu từ nhà trường (nếu có)... Việc này không chỉ đảm bảo tính minh bạch về quyền lợi cho các thực tập sinh, mà còn là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp ghi nhận chính xác các khoản chi phí hỗ trợ trong suốt quá trình thực tập.

Có thể bạn cần: 

>> Hợp đồng học nghề là gì;

>> Hợp đồng cộng tác viên & hợp đồng lao động.

2. Hợp đồng thực tập sinh có thời hạn trong bao lâu?

Pháp luật hiện không có quy định rõ mốc thời gian cố định áp dụng chung cho hợp đồng thực tập. Thời hạn hợp đồng thực tập sinh mang tính linh hoạt, được quyết định bởi sự đồng thuận giữa doanh nghiệp và thực tập sinh dựa trên khung chương trình đào tạo của nhà trường cũng như nhu cầu tuyển dụng.

Thông thường, thời gian thực tập kéo dài từ 1 đến 3 tháng, 3 đến 6 tháng hoặc theo đúng khung thời gian do nhà trường quy định. 

Việc xác định rõ thời hạn thực tập ngay từ đầu rất quan trọng, bởi sẽ giúp thực tập sinh chủ động sắp xếp thời gian học tập, hoàn thành các yêu cầu trong quá trình thực tập, đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, đánh giá và kết thúc hoặc gia hạn hợp đồng nếu cần thiết. 

>> Tìm hiểu thêm: Quy định về tái ký hợp đồng lao động.

3. Ký hợp đồng thực tập sinh có cần đóng bảo hiểm xã hội không?

Việc đóng bảo hiểm xã hội cho thực tập sinh sẽ phụ thuộc vào loại hợp đồng được ký kết. Căn cứ theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, chỉ những người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên (cả hợp đồng lao động có xác định thời hạn hay hợp đồng lao động không xác định thời hạn) mới là đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. 

Do đó, nếu thực tập sinh ký hợp đồng mà nội dung không mang bản chất của hợp đồng lao động (không trả lương theo nghĩa là tiền lương, không được quản lý như người lao động chính thức), thì không bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội. 

Trên thực tế, phần lớn các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn hình thức ký hợp đồng dịch vụ hoặc bằng văn bản tiếp nhận thực tập sinh thay vì hợp đồng lao động. Với loại hình hợp đồng này thì doanh nghiệp không phải đóng bảo hiểm xã hội cho thực tập sinh. 

>> Tìm hiểu thêm: Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

4. Công ty tuyển thực tập sinh có được ký hợp đồng lao động không?

Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động chính là sự thỏa thuận giữa người lao động và bên sử dụng lao động với các nội dung như: mức lương, điều kiện làm việc, quyền hạn và nghĩa vụ đôi bên.

Theo đó, dù hai bên ký hợp đồng với tên gọi là gì (chẳng hạn: hợp đồng thực tập, hợp đồng học nghề...) nhưng nếu trong hợp đồng có đề cập các nội dung nói trên, cũng như có sự quản lý, điều hành, giám sát từ 1 bên thì hợp đồng đó được xem là hợp đồng lao động.

Tuy nhiên khi ký hợp đồng lao động thì doanh nghiệp và bản thân thực tập sinh đều phải đảm bảo:

• Tuân thủ các quy định liên quan hợp đồng lao động như: mức lương tối thiểu, tham gia BHXH, các phúc lợi của người lao động theo luật định;
• Tuân thủ những nguyên tắc cơ bản như: tự nguyện, bình đẳng, làm việc với tinh thần thiện chí, hợp tác, trung thực, tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp giữa các bên. 

>> Có thể bạn cần: Tuyển dụng thực tập sinh có phải ký kết hợp đồng lao động.

5. Thực tập sinh có lương không? Quy định về trợ cấp

Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản pháp luật khác chưa có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải chi trả lương cho thực tập sinh. 

Đồng thời, theo Điều 34 Luật Giáo dục nghề nghiệp 2025 có quy định về trách nhiệm của doanh nghiệp khi tiếp nhận học viên đến thực tập, học việc như sau:

• Chủ động xây dựng chương trình chi tiết, tổ chức giảng dạy hoặc phân công người hướng dẫn thực hành cho thực tập sinh;
• Thực hiện kiểm tra, đánh giá kết quả của học viên sau khi kết thúc kỳ thực tập;
• Tiến hành chi trả tiền lương, tiền công theo mức thỏa thuận giữa hai bên nếu thực tập sinh trực tiếp tham gia vào quá trình lao động và tạo ra sản phẩm cho doanh nghiệp.

Mặc dù pháp luật không có quy định về các chế độ và quyền lợi nhưng doanh nghiệp và thực tập sinh hoàn toàn có thể tự do thỏa thuận về quyền hạn, trách nhiệm cũng như các khoản hỗ trợ tài chính. 

>> Thông tin liên quan: Tuyển dụng thực tập sinh tại TP. HCM.

Câu hỏi thường gặp khi tuyển dụng thực tập sinh

1. Doanh nghiệp có cần ký hợp đồng thực tập với thực tập sinh không?

Không. Việc doanh nghiệp tiếp nhận các thực tập sinh chỉ mang tính chất trách nhiệm, tạo điều kiện, nên pháp luật không có bất kỳ ràng buộc nào về việc doanh nghiệp phải ký hợp đồng với thực tập sinh.

Nếu có sự thỏa thuận khi thực tập sinh làm việc có trả tiền công, tiền lương, điều kiện lao động, có sự quản lý, giám sát, điều hành thì phải ký hợp đồng và tham gia bảo hiểm xã hội. 

2. Khi nào hợp đồng thực tập được xem là hợp đồng lao động?

Hợp đồng thực tập sẽ được xem là hợp đồng lao động nếu đáp ứng các điều kiện: làm việc có trả lương, có quy định về điều kiện làm việc và nêu rõ quyền lợi, nghĩa vụ của hai bên.

3. Tuyển dụng thực tập không lương có vi phạm pháp luật không?

Không. Pháp luật không có quy định nào về việc doanh nghiệp bắt buộc phải chi trả lương cho thực tập sinh. Tùy thuộc vào thỏa thuận giữa doanh nghiệp và thực tập sinh mà doanh nghiệp có thể hỗ trợ các khoản trợ cấp như: ăn trưa, đi lại… trong thời gian thực tập. 

4. Khi nhận thực tập sinh, công ty phải có những trách nhiệm nào?

Khi tuyển dụng thực tập sinh thì doanh nghiệp có trách nhiệm hỗ trợ, tạo điều kiện để thực tập sinh hoàn thành quá trình học hỏi, nâng cao kiến thức...

5. Mức trợ cấp thực tập sinh bao nhiêu là hợp lý?

Theo như những chia sẻ bên trên thì doanh nghiệp không có nghĩa vụ phải chi trả lương cho thực tập sinh. Tuy nhiên, hiện nay các công ty đều có các khoản hỗ trợ tiền ăn trưa, tiền đi lại, tiền gửi xe… dành cho vị trí thực tập sinh. Mức hỗ trợ sẽ giao động từ khoảng 1.000.000đ - 3.000.000đ/tháng.