Quy trình - Thủ tục Ủy Thác Tư Pháp trong Lĩnh Vực Dân Sự

Ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự là gì? Khi nào cần phải ủy thác tư pháp? Cơ quan nào có thẩm quyền yêu cầu ủy thác và hồ sơ - thủ tục ủy thác tư pháp.

Hiện nay, hoạt động tương trợ tư pháp giữa các quốc gia đóng vai trò quan trọng trong quan hệ hợp tác quốc tế, đặc biệt là những vấn đề có liên quan đến lĩnh vực pháp luật về dân sự. Để biết chi tiết về thủ tục ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự, mời bạn cùng Anpha tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

I. Ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự là gì?

1. Khái niệm ủy thác tư pháp là gì?

Ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự được hiểu là một hình thức tương trợ tư pháp giữa các quốc gia. Cụ thể là khi Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền Việt Nam/nước ngoài gửi văn bản yêu cầu thực hiện hành vi tư pháp theo nội dung luật định của nước có liên quan hoặc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là quốc gia thành viên.

Việc tiến hành hoạt động ủy thác tư pháp được thực hiện trên cơ sở các hiệp định Việt Nam đã ký kết hoặc dựa trên nguyên tắc có đi có lại nếu giữa các bên không ký hoặc chưa ký kết hiệp định cụ thể. 

Trong quá trình giải quyết các vụ việc dân sự, phạm vi có thể yêu cầu ủy thác tư pháp bao gồm các trường hợp:

• Thu thập tài liệu, chứng cứ;
• Triệu tập nhân chứng, người giám định khi những người này hiện đang ở nước được yêu cầu tương trợ tư pháp;
• Tống đạt giấy tờ, tài liệu trong quá trình tố tụng (*);
• Xác minh tình trạng pháp lý và các hoạt động tư pháp khác phục vụ quá trình giải quyết vụ việc dân sự.

(*) Thông báo, chuyển giao giấy tờ, tài liệu cho đương sự có liên quan trực tiếp đến vụ việc dân sự trong quá trình tố tụng.

2. Các trường hợp cần thực hiện thủ tục ủy thác tư pháp

Ủy thác tư pháp được thực hiện trong quá trình giải quyết các vụ việc dân sự có yếu tố nước ngoài. Theo đó, các trường hợp cần thực hiện thủ tục ủy thác tư pháp là: 

1. Vụ việc có đương sự là người nước ngoài/người Việt Nam định cư ở nước ngoài;
2. Quan hệ dân sự phát sinh giữa các đương sự Việt Nam nhưng căn cứ để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt mối quan hệ này xảy ra tại nước ngoài;
3. Đối tượng của quan hệ dân sự phát sinh giữa các bên ở nước ngoài (ví dụ như bất động sản cần giải quyết giữa các bên đương sự ở nước ngoài).

II. Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện nay, các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự gồm:

1. Tòa án các cấp bao gồm: TAND tối cao, TAND cấp cao và TAND cấp tỉnh;
2. Viện kiểm sát các cấp bao gồm: VKSND tối cao, VKSND cấp cao và VKSND cấp tỉnh;
3. Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh;
4. Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác theo quy định.

Lưu ý:

Trường hợp các cơ quan như Tòa án/viện kiểm sát/cơ quan thi hành án cấp huyện phát sinh việc ủy thác tư pháp trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự/thi hành án dân sự thì thực hiện lập hồ sơ, gửi đến cơ quan tương ứng cấp tỉnh để tiến hành thủ tục ủy thác tư pháp theo quy định.

III. Hồ sơ ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự

1. Thành phần giấy tờ, tài liệu ủy thác tư pháp lĩnh vực dân sự

2. Điều kiện hợp lệ của hồ sơ ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự

Hồ sơ ủy thác tư pháp trong lĩnh vực tư pháp được coi là hợp lệ khi và chỉ khi:

1. Hồ sơ ủy thác tư pháp theo mục 1 nêu trên đã được lập theo đúng cách thức quy định, cụ thể là:
   • Các văn bản (1), (2) và (3) phải được ký bởi người có thẩm quyền giải quyết vụ việc có yêu cầu ủy thác tư pháp (trừ trường hợp thực hiện theo mẫu số 02B);
   • Văn bản (1) và (2) nêu trên phải là bản gốc, đối với các giấy tờ, tài liệu còn lại có thể là bản chính/bản sao;
   • Trường hợp giấy tờ, tài liệu (2), (3) và (4) nêu trên là bản sao và bản dịch thì phải được chứng thực theo đúng quy định;
   • Nếu vụ việc dân sự cần ủy thác tư pháp có liên quan đến một/nhiều đương sự có địa chỉ không giống nhau thì phải lập riêng hồ sơ theo địa chỉ riêng của từng đương sự;
   • Trừ trường hợp ủy thác tống đạt tài liệu có yêu cầu đương sự cung cấp lời khai/giấy tờ, nếu vụ việc dân sự cần ủy thác tư pháp có phạm vi khác nhau thì phải lập hồ sơ riêng theo từng phạm vi.
2. Hồ sơ ủy thác tư pháp về dân sự được lập thành 3 bộ theo ngôn ngữ pháp luật quy định.

IV. Thủ tục ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự

Trình tự thủ tục ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự cụ thể như sau:

➧ Bước 1: Cơ quan có thẩm quyền lập hồ sơ ủy thác tư pháp theo đúng quy định và gửi cho Bộ Tư pháp.

➧ Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ, trong vòng 10 ngày làm việc Bộ Tư pháp kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện việc vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp:

• Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ thì trả lại hồ sơ kèm văn bản nêu rõ lý do;
• Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì tiến hành chuyển hồ sơ bằng 1 trong các cách sau:
  • Cách 1: Chuyển hồ sơ qua kênh tống đạt chính hoặc chuyển cho cơ quan thẩm quyền nước ngoài (trường hợp Việt Nam và nước ngoài có ký kết điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong dân sự);
  • Cách 2: Chuyển qua đường ngoại giao thông qua Bộ Ngoại giao (trường hợp Việt Nam và nước ngoài chưa ký kết điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp lĩnh vực dân sự);
  • Cách 3: Tống đạt hồ sơ qua kênh ngoại giao gián tiếp, kênh lãnh sự gián tiếp theo đề nghị của cơ quan thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam.

➧ Bước 3: Bộ Ngoại giao vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp Việt Nam và tiến hành chuyển hồ sơ cho cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, thời hạn là 5 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được hồ sơ.

➧ Bước 4: Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp, sau đó chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài trong thời hạn 5 ngày làm việc.

➧ Bước 5: Sau khi có văn bản thông báo kết quả thực hiện ủy thác tư pháp, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài gửi kèm theo tài liệu đính kèm (nếu có) cho Bộ Ngoại giao, sau đó tài liệu này được chuyển đến Bộ Tư pháp.

➧ Bước 6: Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả, Bộ Tư pháp gửi kết quả cho cơ quan đã yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam.

V. Các câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục ủy thác tư pháp

1. Phạm vi yêu cầu ủy thác tư pháp bao gồm các hoạt động nào?

Trong quá trình giải quyết các vụ việc dân sự, phạm vi có thể yêu cầu ủy thác tư pháp bao gồm các trường hợp:

• Thu thập tài liệu, chứng cứ;
• Triệu tập nhân chứng, người giám định khi những người này hiện đang ở nước được yêu cầu tương trợ tư pháp;
• Tống đạt giấy tờ, tài liệu trong quá trình tố tụng;
• Xác minh tình trạng pháp lý và các hoạt động tư pháp khác phục vụ quá trình giải quyết vụ việc dân sự.

2. Cơ quan nào có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện nay, các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự gồm:

1. Tòa án nhân dân các cấp bao gồm: TAND tối cao, TAND cấp cao và TAND cấp tỉnh;
2. Viện kiểm sát các cấp bao gồm: VKSND tối cao, VKSND cấp cao và VKSND cấp tỉnh;
3. Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh;
4. Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác theo quy định.

3. Hồ sơ ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự bao gồm các tài liệu, giấy tờ nào?

Hồ sơ ủy thác tư pháp của Việt Nam trong lĩnh vực dân sự bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau đây:

1. Văn bản yêu cầu thực hiện ủy thác tư pháp theo mẫu số 01;
2. Văn bản ủy thác tư pháp về dân sự theo mẫu số 02A (nếu ủy thác tư pháp tống đạt giấy tờ thì nộp mẫu số 02B);
3. Giấy tờ, tài liệu khác theo nội dung đề nghị của cơ quan có thẩm quyền của quốc gia được yêu cầu ủy thác (nếu có);
4. Các giấy tờ, tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Việt Nam nhằm phục vụ cho việc thực hiện ủy thác tư pháp.

TẢI MIỄN PHÍ: 

>> Văn bản yêu cầu thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự - Mẫu số 01;

>> Văn bản ủy thác tư pháp về dân sự mẫu số 02A;

>> Văn bản ủy thác tư pháp về dân sự mẫu số 02B.

Luật sư Diễn Trần - Phòng Pháp lý Anpha