Tính hợp pháp của văn phòng ảo khi đăng ký thành lập công ty?

Văn phòng ảo là gì? Tính hợp pháp của văn phòng ảo khi đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp như thế nào? Anpha sẽ giải đáp cho bạn trong bài viết này.

Có một văn phòng chuyên nghiệp, tiện nghi và tạo được niềm tin với khách hàng, đối tác mỗi khi giao dịch là mong muốn của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải chủ doanh nghiệp nào cũng đủ khả năng tài chính để thuê và setup được một văn phòng ưng ý ngay khi mới thành lập. Chính vì vậy, nhiều chủ doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp thuê văn phòng ảo để giải quyết vấn đề này.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là hình thức cho thuê địa chỉ và không gian làm việc có thật để đăng ký kinh doanh. Đây là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí vận hành mà vẫn có thể được hưởng các dịch vụ tiện ích như một văn phòng thực tế.

Có thể hiểu đơn giản, khi thuê văn phòng ảo, bên thuê sẽ không được trực tiếp ngồi làm việc tại văn phòng nhưng được sử dụng địa chỉ này làm trụ sở chính khi thành lập công ty, mở chi nhánh, thành lập văn phòng đại diện và làm địa chỉ liên lạc với các cơ quan nhà nước, khách hàng, đối tác.

Những đối tượng sau đây nên thuê văn phòng ảo bao gồm:

• Doanh nghiệp mới thành lập muốn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng khi thành lập doanh nghiệp, mở chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Các doanh nghiệp nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam;
• Các dự án đầu tư, chuyên viên tư vấn cần không gian phòng họp, phòng tiếp khách phù hợp với nhu cầu của công ty;
• Tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ không muốn thuê cần văn phòng tiếp khách, gặp đối tác, địa điểm nhận thư từ và tiếp nhận cuộc gọi.

Sử dụng địa chỉ văn phòng ảo thành lập công ty có hợp pháp không?

Bản chất của dịch vụ văn phòng ảo là cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh. Tức là, doanh nghiệp sẽ không được trực tiếp ngồi làm việc hay thực hiện hoạt động kinh doanh tại đây. Vậy sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký thành lập công ty có hợp pháp không?
 

Có thể thấy pháp luật không cấm loại hình văn phòng ảo tuy nhiên cũng chưa có quy định cụ thể hay nghiêm cấm doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo. Do đó, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ trụ sở công ty hay văn phòng đại diện có thể hoàn toàn yên tâm về tính pháp lý của hình thức này.

Lưu ý:

Khi đi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp cần phải lưu ý lựa chọn những địa điểm uy tín, đáp ứng đúng điều kiện pháp lý cần có khi sử dụng một địa điểm làm địa chỉ trụ sở theo quy định tại Luật doanh nghiệp 2020. Bởi trên thực tế Luật nhà ở 2014 đã có quy định những nơi có mục đích để ở (như căn hộ chung cư, khu tập thể) sẽ không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh vì nhiều lý do ảnh hưởng về môi trường, xã hội theo quy định của Chính Phủ.

Ưu điểm của hình thức thuê văn phòng ảo

Tiết kiệm tối đa chi phí

• Hình thức sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo cho phép khách hàng tiết kiệm được tối đa chi phí thay vì phải thuê mặt bằng, mua sắm trang thiết bị mà vẫn sở hữu các tiện ích như một văn phòng thực tế như địa chỉ đăng ký kinh doanh, biển hiệu công ty, bộ phận lễ tân, phòng tiếp khách, phòng họp…

Địa điểm giao dịch thuận lợi, chuyên nghiệp

• Địa chỉ của các công ty cho thuê văn phòng ảo thường được đặt ở vị trí trung tâm của khu vực, thuận lợi cho việc di chuyển, giao dịch và trao đổi thông tin với khách hàng. Điều này thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, dễ dàng tạo niềm tin cho khách hàng, thu hút được khách hàng tiềm năng.

Linh hoạt thời gian, địa điểm làm việc

• Hình thức sử dụng mặt bằng diện tích 0m2 cho phép doanh nghiệp có thể làm việc ở bất cứ đâu, không nhất thiết phải đến văn phòng;
• Thời gian làm việc sẽ linh hoạt hơn, giúp khách hàng chủ động quản lý thời gian trong công việc.

Một số lưu ý cần biết khi thuê văn phòng ảo

Mặc dù sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để thành lập công ty giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí nhưng vẫn có thể tiềm ẩn những rủi ro cho doanh nghiệp như: Có thể bị khóa mã số thuế và phải đối mặt với rủi ro về xử phạt hành chính vì kinh doanh không đúng địa điểm, trụ sở ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh nghiệp theo quy định tại Điều 6 Nghị định 124/2015/NĐ-CP. Trường hợp trên có thể xảy ra khi cơ quan thuế đi kiểm tra mà đơn vị cho thuê văn phòng ảo không treo biển hiệu của doanh nghiệp hoặc khi Cơ quan Thuế nghi ngờ doanh nghiệp mua bán hóa đơn và liên hệ không được.

Một địa chỉ cho thuê văn phòng ảo thường được nhiều công ty đồng thời đăng ký làm trụ sở kinh doanh. Do vậy để thuê hay các dịch vụ tiện ích của văn phòng ảo (như phòng họp, phòng tiếp khách) các công ty cần phải đặt lịch trước và chờ sự sắp xếp của phía cho thuê.

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Hà Nội, TP. HCM

Không chỉ cung cấp dịch vụ về đăng ký kinh doanh và dịch vụ kế toán thuế, Anpha còn cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Hà Nội và TP. HCM cho các cá nhân, doanh nghiệp có nhu cầu với chi phí trọn gói chỉ từ 500.000đ/tháng.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo của Anpha:

• Sở hữu địa chỉ trụ sở tại tòa nhà văn phòng, mặt phố, khu trung tâm, giao thông thuận lợi;
• Không gian văn phòng sang trọng, chuyên nghiệp;
• Có bộ phận lễ tân đón tiếp khách, trực điện thoại và hỗ trợ nhận, chuyển tiếp văn thư;
• Phòng họp, phòng tiếp khách phục vụ theo nhu cầu của doanh nghiệp;
• Miễn phí tư vấn các thủ tục pháp lý cho doanh nghiệp như: Thành lập công ty, thay đổi giấy phép kinh doanh, kế toán thuế, chữ ký số, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, giấy phép con…

Địa chỉ cho thuê văn phòng ảo của Anpha:

• Tại Hà Nội: Tòa nhà Việt Á, số 9 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy;
• Tại TPHCM: Tòa nhà Anpha, số 202 Lê Lai, Phường Bến Thành, Quận 1.

GỌI NGAY

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến văn phòng ảo

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.