Thủ tục, hồ sơ & hướng dẫn cách thành lập văn phòng đại diện

Để thuận tiện trong hoạt động giao tiếp, chăm sóc khách hàng thì thành lập văn phòng đại diện là chọn lựa đúng đắn. Vậy bạn đã biết giấy tờ và các bước để thành lập văn phòng đại diện? Anpha sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn tại bài viết này.

Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, trụ sở chính. Các hoạt động của văn phòng đại diện nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi và theo ủy quyền của doanh nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về văn phòng đại diện tại đây.

Để thành lập văn phòng đại diện, các hồ sơ bao gồm:

  1. Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

  2. Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị (Đối với loại hình công ty TNHH, công ty cổ phần);

  3. Quyết định của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;

  4. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (Giải thích: Người đứng đầu có đồng thời là người đại diện pháp luật hoặc thành viên cổ đông hay không thì đều phải có quyết định bổ nhiệm);

  5. Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;

  6. Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty);

  7. Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, bạn chỉ cần thực hiện theo 3 bước:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ;

Bước 2: Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến;

Bước 3: Nhận kết quả. Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT sẽ phản hồi kết quả.

  • Nếu hồ sơ hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;

  • Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Bạn cần chỉnh sửa, bổ sung và nộp lại theo các bước như trên.

9 lưu ý quan trọng khi thành lập văn phòng đại diện

Nhìn chung, thủ tục và quy trình thành lập văn phòng đại diện không quá phức tạp. Tuy nhiên, để hạn chế tối đa các phát sinh về chi phí và thời gian, trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

1. Tên văn phòng đại diện phải tuân theo quy định đặt tên tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2014. Nếu đặt tên không đúng theo quy định, trùng hoặc gây nhầm lẫn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành việc đăng ký;

2. Địa chỉ văn phòng đại diện phải chính xác và có đầy đủ thông tin như số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường; huyện, quận, thị xã; tỉnh hoặc thành phố;

3. Khi điền thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện phải cung cấp thông tin địa chỉ thường trú (theo giấy tờ CMND/CCCD/hộ chiếu) và chỗ ở hiện tại có đầy đủ số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố…;

4. CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện sao y chứng thực không quá 6 tháng;

5. Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện thì phải treo bảng hiệu cho văn phòng đại diện. Tương tự như khi thành lập trụ sở chính, sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải treo biển hiệu với các thông tin như: mã số thuế văn phòng đại diện, tên văn phòng, địa chỉ;

6. Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung nếu có bất cứ thay đổi nào sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;

7. Chịu trách nhiệm giải trình với các cơ quan quản lý khi được yêu cầu. Tuy văn phòng đại diện hoạt động theo ủy quyền của công ty mẹ, áp dụng hình thức hạch toán phụ thuộc và các khoản thuế, lệ phí sẽ do công ty mẹ thực hiện, nhưng khi các cơ quan quản lý yêu cầu giải trình, văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm trực tiếp giải trình;

8. Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài nếu công ty thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài;

9. Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm. Trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài (Căn cứ theo Điều 2 Nghị định 139/2016/ NĐ-CP).

Để tối ưu chi phí, thời gian và tránh những sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục dẫn đến việc chậm trễ, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Anpha với chi phí trọn gói 700.000 đồng. Trong vòng 3 ngày, Sở KH&ĐT sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

Các câu hỏi thường gặp

Các hồ sơ bao gồm: Thông báo thành lập văn phòng đại diện; Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị; Quyết định thành lập văn phòng đại diện; Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện; Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu người đứng đầu văn phòng đại diện; Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ; Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Để thành lập văn phòng đại diện bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Sau đó, bạn nộp tại Sở KH&ĐT và chờ kết quả trong vòng 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ. 
Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện; Nếu không, Sở sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Bạn cần chỉnh sửa, bổ sung và nộp lại.

Nếu trụ sở chính đang trong giai đoạn được miễn lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài. Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000đ/năm. Tuy nhiên, nếu văn phòng đại diện không sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

Các vấn đề cần lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện là: Treo bảng hiệu văn phòng đại diện; Công bố mẫu dấu (nếu văn phòng đại diện có khắc con dấu riêng); Nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài (miễn lệ phí môn bài nếu doanh nghiệp trong thời gian miễn lệ phí môn bài).

Trong một số trường hợp văn phòng đại diện phải trực tiếp giải trình hoặc cung cấp thông tin khi cơ quan chức năng yêu cầu mà không cần phụ thuộc hay chờ quyết định từ doanh nghiệp.

Gọi cho chúng tôi theo số 0938.268.123 (TP. HCM) hoặc 0984.477.711 (Hà Nội) để được hỗ trợ.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Đánh giá chất lượng bài viết, bạn nhé!

0.0

Chưa có đánh giá nào

BÌNH LUẬN - HỎI ĐÁP

Hãy để lại câu hỏi của bạn, chúng tôi sẽ trả lời TRONG 15 PHÚT

SĐT và email sẽ được ẩn để bảo mật thông tin của bạn