Quy định, các loại chứng từ giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội

Chứng từ trong giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội (BHXH) là gì? Các loại chứng từ BHXH điện tử? Điều kiện lưu trữ chứng từ trong giao dịch điện tử BHXH là gì?

I. Chứng từ bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử là gì?

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được quy định tại Khoản 3 Điều 3 Nghị định 166/2016/NĐ-CP về các giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) do Chính phủ ban hành. Theo đó, chứng từ BHXH điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử để áp dụng cho các giao dịch trong lĩnh vực BHXH.

Có thể hiểu, chứng từ BHXH là các thông tin về việc giao dịch trong lĩnh vực BHXH giữa tổ chức, cá nhân, cơ quan sử dụng giao dịch điện tử và những tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH. Trong đó, chứng từ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như các văn bản bằng giấy, chứng từ, hồ sơ và thông báo theo quy định của pháp luật (tại Điều 7 Nghị định 166/2016/NĐ-CP).

>> Xem thêm: Thủ tục khai báo tăng, giảm BHXH điện tử.

II. Phân loại chứng từ trong giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội

Các loại chứng từ trong giao dịch điện tử BHXH được pháp luật quy định tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định 838/QĐ-BHXH. Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT và BHTN do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành như sau:

➤ Hồ sơ BHXH điện tử gồm: 

• Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; 
• Hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; 
• Hồ sơ giám định, thanh toán chi phí KCB BHYT đơn vị phải nộp theo quy định bằng phương thức điện tử.

➤ Chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015 và chế độ kế toán BHXH Việt Nam bằng phương thức điện tử. Chứng từ kế toán điện tử phải đáp ứng những yêu cầu sau:

• Đảm bảo đầy đủ những yếu tố cơ bản về chứng từ kế toán, phải được lập theo đúng cấu trúc dữ liệu, định dạng và mẫu theo quy định của BHXH Việt Nam;
• Chứng từ kế toán điện tử đang còn hiệu lực nhưng bị hủy thì phải có ký hiệu riêng để thể hiện chứng từ đó đã bị hủy, lý do, nguyên nhân hủy và phải được lưu trữ riêng bằng phương thức điện tử;
• Được lưu trữ, bảo quản bằng phương thức điện tử, đảm bảo tính bảo mật và an toàn toàn vẹn, đầy đủ không bị sai lệch hay thay đổi trong suốt thời hạn lưu trữ, in được ra giấy và tra cứu khi có yêu cầu. Thời hạn lưu trữ theo quy định về lưu trữ chứng từ giấy.

➤ Các thông báo, văn bản khác của các tổ chức, cơ quan thực hiện giao dịch BHXH bằng phương thực điện tử.

Lưu ý:

• Việc thay đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử và ngược lại được áp dụng theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều 9 Nghị định số 166/2016/NĐ-CP;
• Trường hợp hồ sơ, chứng từ giấy không thay đổi sang chứng từ điện tử được thì cá nhân hay tổ chức gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH hoặc có thể gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH và kê khai trên phần mềm kê khai.

>> Tham khảo thêm: Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp.

III. Điều kiện để thực hiện chứng từ BHXH điện tử

Chứng từ BHXH điện tử phải đáp ứng các yêu cầu được quy định tại Điều 9 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, cụ thể như sau:

➤ Các chứng từ BHXH điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định này phải có đầy đủ chữ ký số của người có trách nhiệm ký các chứng từ BHXH điện tử theo quy định của pháp luật.

Trường hợp chứng từ BHXH điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển chứng từ BHXH điện tử đến người ký cuối cùng.

➤ Trường hợp chứng từ BHXH điện tử có các thành phần kèm theo dạng chứng từ giấy thì cá nhân, tổ chức, cơ quan tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải thay đổi sang dạng điện tử theo quy định Luật Giao dịch điện tử. 

Việc thay đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

• Phản ánh đủ nội dung chứng từ giấy;
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện thay đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được thay đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.

➤ Trường hợp thay đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh đủ nội dung chứng từ điện tử;
• Người thực hiện thay đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ và tên trên chứng từ giấy, phải đóng thêm dấu đối với chứng từ có quy định phải đóng dấu;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được thay đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.

IV. Quy định về việc lưu trữ chứng từ BHXH điện tử

1. Nhận hồ sơ điện tử của cá nhân, tổ chức và đối chiếu, kiểm tra thông tin

➤ Đối với tổ chức:

• Hệ thống tự động kiểm tra về việc đăng ký và sử dụng hình thức giao dịch điện tử của tổ chức: mã cơ quan BHXH, mã đơn vị, mã số thuế đã đăng ký;
• Hệ thống tự động kiểm tra thông tin chứng thư trên chữ ký điện tử của tổ chức ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ điện tử, gồm các nội dung:
  • Kiểm tra nhà cung cấp chứng thư số phải nằm trong danh sách những nhà cung cấp được cơ quan có thẩm quyền cấp phép;
  • Kiểm tra hạn và so sánh chứng thư số với những thông tin đã đăng ký;
  • Kiểm tra danh sách chứng thư số không hợp lệ của nhà cung cấp: Chứng thư số của tổ chức không nằm trong danh sách các chứng thư số không hợp lệ do nhà cung cấp thông báo;
  • Kiểm tra chứng thư số của các tổ chức I-VAN.

➤ Đối với cá nhân:

• Hệ thống tự động kiểm tra về việc đăng ký và sử dụng hình thức giao dịch điện tử của cá nhân: mã cơ quan BHXH, mã số BHXH, số điện thoại di động và địa chỉ thư điện tử đã đăng ký;
• Hệ thống tự động kiểm tra mã xác thực giao dịch điện tử BHXH của cá nhân sau khi tiếp nhận hồ sơ BHXH điện tử như sau:
  • Mã xác thực phải được gửi đi từ Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam qua “tin nhắn điện thoại” đến số điện thoại hoặc địa chỉ thư điện tử mà cá nhân đã đăng ký với cơ quan BHXH trước đó;
  • Mã xác thực chỉ được phép dùng một lần duy nhất cho mỗi giao dịch và sẽ hết hạn trong một thời gian nhất định nào đó từ khi được yêu cầu cấp mới hoặc cấp lại mã xác thực.
• Hệ thống tự động kiểm tra thông tin tại “Thông báo thay đổi thông tin của cá nhân” với dữ liệu cá nhân được lưu tại hệ thống và cập nhật thông tin: 
  • Số điện thoại cá nhân, số điện thoại của người thân nếu cần liên lạc;
  • Giới tính, địa chỉ nơi cư trú ngay sau khi người hưởng trợ cấp, lương hưu của BHXH hằng tháng xác thực vào hệ thống.

2. Gửi thông tin tiếp nhận hồ sơ BHXH

Khi hồ sơ giao dịch điện tử được gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, khi đó hệ thống quản lý thông tin tự động gửi đi “Thông báo xác nhận đã nộp hồ sơ BHXH điện tử” (mẫu số 02/TB-GDĐT) đến thư điện tử của cá nhân, tổ chức đã đăng ký trước đó, chậm nhất là 15 phút ngay sau khi nhận được hồ sơ điện tử.

3. Lưu trữ chứng từ BHXH điện tử

Hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ nguyên vẹn và đầy đủ nhất dữ liệu chứng từ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Có giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hư hỏng khi hệ thống quản lý thông tin gặp sự cố.

V. Câu hỏi thường gặp về chứng tử BHXH điện tử

1. Nếu chứng từ BHXH điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì có thể gia hạn thêm thời hạn lưu trữ không hay phải xử lý như thế nào?

Căn cứ tại Điều 11 Nghị định 166/2016/NĐ-CP quy định về lưu trữ chứng từ BHXH điện tử thì trường hợp chứng từ BHXH điện tử hết thời gian lưu trữ theo quy định, nhưng vì có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và những chứng từ BHXH điện tử đang được lưu hành khác thì vẫn được tiếp tục lưu trữ cho đến khi hủy chứng từ BHXH điện tử không bị ảnh hưởng đến những giao dịch điện tử khác.

2. Trường hợp muốn thay đổi hoặc bổ sung thông tin giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT và BHTN đã đăng ký trước đó thì thực hiện như thế nào?

Nếu tổ chức, cơ quan, cá nhân muốn thay đổi hay bổ sung thông tin về phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH cần:

➤ Truy cập vào tài khoản giao dịch điện tử về lĩnh vực BHXH của mình và lập tờ khai thay đổi hoặc bổ sung thông tin sử dụng giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH theo mẫu số 02/SĐ-GD - Phụ lục ban hành kèm theo tại Nghị định 166/2016/NĐ-CP.

➤ Trong 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tờ khai thay đổi hoặc bổ sung thông tin sử dụng giao dịch điện tử về lĩnh vực BHXH, Bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ gửi thông báo xác nhận thay đổi hoặc bổ sung thông tin đến địa chỉ thư điện tử của tổ chức, cơ quan, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH.

Thủy Nguyễn - Phòng Kế toán Anpha