Công ty chậm đóng Bảo Hiểm Xã Hội 1 tháng có sao không?

Thời hạn đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp. Công ty chậm đóng bảo hiểm xã hội bao lâu thì bị phạt, doanh nghiệp bị thanh tra BHXH cần những giấy tờ gì?

I. Quy định thời hạn đóng BHXH của doanh nghiệp

➤ Đóng BHXH, BHYT, BHTN là quyền lợi và trách nhiệm của người sử dụng lao động và người lao động. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ đóng BHXH theo quy định và hàng tháng trích từ tiền lương của người lao động theo tỷ lệ % để đóng cùng lúc vào quỹ BHXH.

➤ Thời hạn đóng BHXH đối với doanh nghiệp như sau:

• Nếu đóng hàng tháng thì hạn nộp tiền chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Ví dụ, tiền BHXH của tháng 7/2026 sẽ được đóng chậm nhất vào ngày 31/08/2026;
• Nếu đóng 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần thì hạn nộp tiền chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau chu kỳ đóng.

Tham khảo thêm: 

>> Mức đóng và tỷ lệ đóng BHXH;

>> Tra cứu quá trình đóng bảo hiểm y tế trên VssID;

>> Tra cứu quá trình đóng bảo hiểm xã hội online;

>> Tra cứu thời hạn sử dụng thẻ BHYT;

>> Quỹ bảo hiểm xã hội gồm những gì.

II. Công ty chậm đóng bảo hiểm xã hội 1 tháng có sao không? Mức phạt

1. Thiệt hại đối với doanh nghiệp chậm đóng bảo hiểm xã hội

Khi doanh nghiệp nợ tiền hoặc nộp chậm so với quy định của BHXH thì:

• Doanh nghiệp sẽ bị phạt hành chính về hành vi chậm nộp và sẽ bị tính lãi chậm nộp theo quy định của pháp luật;
• Doanh nghiệp sẽ không làm được các hồ sơ liên quan đến người lao động như hồ sơ ốm đau, thai sản, chốt sổ khi người lao động nghỉ việc;
• Doanh nghiệp có thể bị thanh tra bởi cơ quan BHXH do căn cứ vào tình trạng chậm nộp.

Tham khảo thêm: 

>> Doanh nghiệp nợ bảo hiểm xã hội người lao động mất quyền lợi gì;

>> Hướng dẫn thủ tục chốt sổ BHXH.

2. Thiệt hại về người lao động khi công ty chậm đóng BHXH, đóng trễ bảo hiểm y tế

Khi doanh nghiệp chậm nộp BHXH thì người lao động sẽ bị thiệt hại về quyền lợi rất nhiều:

• BHYT của người lao động sẽ bị cắt nếu doanh nghiệp nợ tiền BHXH quá 30 ngày. Người lao động khi đi khám chữa bệnh trong thời gian doanh nghiệp nợ tiền BHXH thì sẽ không được chi trả các quyền lợi của BHXH;
• Khi nghỉ việc thì người lao động cũng không chốt được quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN của mình mà doanh nghiệp đang nợ tiền.

3. Mức phạt chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN 

➤ Mức phạt chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN trước ngày 01/07/2025:

Theo Khoản 5 Điều 39 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, khi chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN thì sẽ bị phạt tiền từ 12% - 15% tổng số tiền phải nộp BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị tính lãi chậm nộp đối với khoản tiền nợ BHXH như sau:

• Trường hợp chậm đóng BHYT từ 30 ngày trở lên, lãi suất tính lãi chậm nộp bằng 2 lần mức lãi suất thị trường liên ngân hàng kỳ hạn 9 tháng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố trên Cổng thông tin điện tử của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm trước liền kề. Trường hợp lãi suất liên ngân hàng của năm trước liền kề không có kỳ hạn 9 tháng thì áp dụng theo mức lãi suất của kỳ hạn liền trước của kỳ hạn 9 tháng;
• Trường hợp trốn đóng, chậm đóng, chiếm dụng tiền đóng - hưởng BHXH, BHTN từ 30 ngày trở lên thì lãi suất phải nộp bằng 2 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH, BHTN bình quân của năm trước liền kề;
• Trong thời hạn 15 ngày đầu của tháng 1 hằng năm, cơ quan bảo hiểm xã hội phải có văn bản thông báo mức lãi suất bình quân theo tháng trên cơ sở mức lãi suất bình quân quy định gửi cơ quan bảo hiểm xã hội trực thuộc, Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc phòng, Bảo hiểm xã hội Bộ Công an để thống nhất thực hiện.

➤ Mức phạt chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN từ ngày 01/07/2025:

Tại Điều 40 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Khoản 2 Điều 49 Luật Bảo hiểm y tế 2024 và Khoản 5 Điều 39 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP mức phạt chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN được quy định như sau:

• Nộp đủ số tiền đã chậm đóng BHXH, BHYT;

• Nộp số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền BHXH, BHYT chậm đóng;
• Không được xem xét tặng danh hiệu thi đua và hình thức khen thưởng;
• Phạt tiền từ 12% - 15% tổng số tiền phải nộp BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng;
• Đối với hành vi chậm đóng BHYT, người sử dụng lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám chữa bệnh mà người lao động đã tự chi trả trong thời gian công ty chậm đóng BHYT.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc.

------

Có thể thấy, chế tài xử phạt theo quy định mới mang tính nghiêm khắc hơn. Việc tiền lãi chậm nộp được tính cố định theo từng ngày và được tính ngay từ ngày đầu phát sinh vi phạm, làm cho tổng số tiền phải nộp tăng dần theo thời gian, thay vì phải chậm đóng từ 30 ngày mới bắt đầu tính lãi như trước đây.

Tham khảo thêm: 

>> Cách tính tiền lãi chậm đóng - trốn đóng BHXH;

>> Công ty đóng bảo hiểm y tế trễ có sao không - Từ ngày 01/07/2025.

III. Doanh nghiệp bị thanh tra BHXH cần những giấy tờ gì?

➤ Khi doanh nghiệp có các dấu hiệu vi phạm pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN thì cơ quan BHXH sẽ thực hiện thanh tra chuyên ngành về đóng các loại bảo hiểm.

➤ Khi cơ quan bảo hiểm thanh tra thì doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ như sau: 

1. Hợp đồng lao động, các quyết định nghỉ việc và thôi việc, quyết định tăng lương, giảm lương, các khoản phụ cấp, thỏa ước lao động, thang bảng lương, quy chế trả lương thưởng;
2. Hồ sơ cá nhân của toàn bộ nhân viên trong công ty;
3. Danh sách trả lương;
4. Bảng thanh toán tiền lương hàng tháng có chữ ký của người lao động, bảng chấm công;
5. Hồ sơ đăng ký tham BHXH, BHYT, BHTN của lao động trong công ty;
6. Hồ sơ điều chỉnh của cơ quan bảo hiểm xã hội trong quá trình đóng các loại bảo hiểm của doanh nghiệp;
7. Các thông báo về kết quả đóng của BHXH, BHYT, BHTN;
8. Các loại giấy tờ hồ sơ làm căn cứ để truy thu các loại bảo hiểm (nếu có);
9. Bản photo sổ BHXH của người lao động trong doanh nghiệp;
10. Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm của doanh nghiệp;
11. Quyết toán thuế TNCN và thuế TNDN của doanh nghiệp;
12. Giấy nộp tiền/ủy nhiệm chi nộp các loại bảo hiểm bắt buộc.

>> Xem thêm: Cách làm hồ sơ quyết toán thuế TNDN. 

IV. Câu hỏi thường gặp về việc công ty chậm đóng BHXH

1. Thời hạn nộp tiền bảo hiểm xã hội hàng tháng là khi nào?

Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng kế tiếp.

2. Công ty nợ bảo hiểm xã hội có chốt sổ được không?

Theo quy định khi NLĐ nghỉ việc công ty phải chốt sổ BHXH và đóng đầy đủ tiền BHXH (bao gồm tiền nợ và tiền lãi chậm đóng). 

Trường hợp công ty phá sản, giải thể, chấm dứt hoạt động, hoặc đã báo giảm nhưng không chốt sổ thì NLĐ có thể làm tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) nộp cho cơ quan BHXH để cơ quan bảo hiểm thực hiện chốt sổ.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT - Mẫu TK1-TS 

3. Doanh nghiệp chậm đóng BHXH bao lâu thì bị phạt tiền chậm nộp?

Khi doanh nghiệp chậm đóng tiền cho cơ quan bảo hiểm từ 1 ngày trở lên sẽ bị tính tiền chậm nộp bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền nợ.

4. Công ty chậm đóng bảo hiểm xã hội thì phải làm sao?

Trường hợp công ty chậm đóng BHXH trong thời gian dài nhưng vẫn không có hướng giải quyết thì người lao động có thể khiếu nại Sở Nội vụ hoặc khởi kiện công ty nợ BHXH tại Tòa án nhân dân cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở.

>> Tham khảo thêm: Công ty nợ bảo hiểm xã hội NLĐ phải làm gì.