Công ty chậm đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bị xử phạt thế nào

Thời hạn đóng BHXH của doanh nghiệp là khi nào? Doanh nghiệp chậm đóng bảo hiểm xã hội sẽ dẫn đến những thiệt hại và bị xử phạt như thế nào? Xem ngay.

I. Quy định thời hạn đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp

➤ Đóng BHXH, BHYT, BHTN là quyền lợi và trách nhiệm của người sử dụng lao động và người lao động. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ đóng BHXH theo quy định và hàng tháng trích từ tiền lương của người lao động theo tỷ lệ % để đóng cùng lúc vào quỹ BHXH.

➤ Thời hạn đóng BHXH được đưa ra đối với doanh nghiệp như sau:

• Nếu đóng hàng tháng thì hạn nộp tiền chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng. Ví dụ, tiền BHXH của tháng 7/2023 sẽ được đóng chậm nhất vào ngày 31/07/2023;
• Nếu đóng 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần thì hạn nộp tiền chậm nhất là ngày cuối cùng của phương thức đã chọn.

>> Xem chi tiết: Mức đóng và tỷ lệ đóng BHXH.

II. Những thiệt hại khi nợ tiền, chậm đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN

1. Về doanh nghiệp

• Khi doanh nghiệp nợ tiền hoặc nộp chậm so với quy định của BHXH thì doanh nghiệp sẽ bị phạt hành chính về hành vi chậm nộp và sẽ bị tính lãi chậm nộp theo quy định của pháp luật;
• Doanh nghiệp sẽ không làm được các hồ sơ liên quan đến người lao động như hồ sơ ốm đau, thai sản, chốt sổ khi người lao động nghỉ việc;
• Đồng thời, doanh nghiệp nợ tiền BHXH sẽ là cơ sở để cơ quan BHXH thanh tra doanh nghiệp của mình.

>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn thủ tục chốt sổ BHXH.

2. Về người lao động

Khi doanh nghiệp chậm nộp BHXH thì người lao động sẽ bị thiệt hại về quyền lợi rất nhiều:

• BHYT của người lao động sẽ bị cắt nếu doanh nghiệp nợ tiền BHXH quá 30 ngày. Người lao động khi đi khám chữa bệnh trong thời gian doanh nghiệp nợ tiền BHXH thì sẽ không được chi trả các quyền lợi của BHXH;
• Người lao động sẽ không được giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản;
• Khi nghỉ việc thì người lao động cũng không chốt được quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN của mình mà doanh nghiệp đang nợ tiền.

3. Mức phạt chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN 

➤ Theo Khoản 5 Điều 39 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, khi chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN thì sẽ bị phạt tiền từ 12% - 15% tổng số tiền phải nộp BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.

➤ Doanh nghiệp sẽ bị tính lãi chậm nộp đối với khoản tiền nợ BHXH như sau:

• Trường hợp chậm đóng bảo hiểm y tế từ 30 ngày trở lên, lãi suất tính lãi chậm nộp bằng 2 lần mức lãi suất thị trường liên ngân hàng kỳ hạn 9 tháng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố trên Cổng thông tin điện tử của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm trước liền kề. Trường hợp lãi suất liên ngân hàng của năm trước liền kề không có kỳ hạn 9 tháng thì áp dụng theo mức lãi suất của kỳ hạn liền trước của kỳ hạn 9 tháng;
• Trường hợp trốn đóng, chậm đóng, chiếm dụng tiền đóng, hưởng BHXH, BHTN từ 30 ngày trở lên, lãi suất phải nộp bằng 2 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH, BHTN bình quân của năm trước liền kề;
• Trong thời hạn 15 ngày đầu của tháng 1 hằng năm, cơ quan bảo hiểm xã hội phải có văn bản thông báo mức lãi suất bình quân theo tháng trên cơ sở mức lãi suất bình quân quy định gửi cơ quan bảo hiểm xã hội trực thuộc, Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc phòng, Bảo hiểm xã hội Bộ Công an để thống nhất thực hiện.

III. Hồ sơ cần chuẩn bị khi cơ quan BHXH xuống doanh nghiệp thanh tra

➤ Khi doanh nghiệp có các dấu hiệu vi phạm pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN thì cơ quan BHXH sẽ thực hiện thanh tra chuyên ngành về đóng các loại bảo hiểm.

➤ Khi cơ quan bảo hiểm thanh tra thì doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ như sau: 

1. Hợp đồng lao động, các quyết định nghỉ việc, thôi việc, quyết định tăng lương, giảm lương, các khoản phụ cấp, thỏa ước lao động, thang bảng lương, quy chế trả lương thưởng;
2. Hồ sơ cá nhân của toàn bộ nhân viên trong công ty;
3. Danh sách trả lương;
4. Bảng thanh toán tiền lương hàng tháng có chữ ký của người lao động, bảng chấm công;
5. Hồ sơ đăng ký tham BHXH, BHYT, BHTN của lao động trong công ty;
6. Hồ sơ điều chỉnh của cơ quan bảo hiểm xã hội trong quá trình đóng các loại bảo hiểm của doanh nghiệp;
7. Các thông báo về kết quả đóng của BHXH, BHYT, BHTN;
8. Các loại giấy tờ hồ sơ làm căn cứ để truy thu các loại bảo hiểm (nếu có);
9. Bản photo sổ BHXH của người lao động trong doanh nghiệp;
10. Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm của doanh nghiệp;
11. Quyết toán thuế TNCN và thuế TNDN của doanh nghiệp;
12. Giấy nộp tiền/ủy nhiệm chi nộp các loại bảo hiểm bắt buộc.

>> Xem thêm: Cách làm hồ sơ quyết toán thuế TNDN. 

IV. Câu hỏi thường gặp về việc doanh nghiệp chậm đóng bảo hiểm xã hội

Hoài Thu - Phòng Kế toán Anpha