Điều kiện, quy định các trường hợp chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là gì? Chứng thực chữ ký để làm gì? Các trường hợp không được chứng thực chữ ký & các trường hợp được chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận, chứng thực chữ ký trong văn bản, giấy tờ chính là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (căn cứ theo Khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

Việc chứng thực chữ ký nhằm mục đích chứng minh, xác nhận người đề nghị chứng thực đã ký chữ ký đó. Bởi chữ ký là căn cứ để xác định trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của người ký đối với các văn bản, giấy tờ.

Xem thêm bài viết liên quan:

>> Phân biệt công chứng và chứng thực;

>> Lệ phí công chứng, chứng thực - Cập nhật liên tục;

>> Các loại văn bản bắt buộc công chứng, chứng thực - Tổng hợp 33 loại văn bản, hợp đồng.

Các trường hợp không được chứng thực chữ ký

Không phải tất cả các trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký đều được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận. Công dân sẽ không được chứng thực chữ ký nếu thuộc 1 trong 4 trường hợp được quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bao gồm:

1. Tại thời điểm làm thủ tục chứng thực chữ ký, người yêu cầu chứng thực bị mất năng lực hành vi dân sự, tức là không nhận thức và không làm chủ được hành vi của mình;
2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình CMND/CCCD/thẻ căn cước/căn cước điện tử hoặc hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo;
3. Giấy tờ, văn bản chứng thực do người yêu cầu chứng thực ký có nội dung:
   • Vi phạm pháp luật, trái đạo đức;
   • Tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống phá chế độ xã hội chủ nghĩa;
   • Xuyên tạc lịch sử dân tộc;
   • Xúc phạm, làm tổn hại đến danh dự nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức;
   • Vi phạm quyền công dân.
4. Văn bản, tài liệu có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền (đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến việc chuyển quyền sử dụng bất động sản, quyền sở hữu tài sản).

Các trường hợp được chứng thực chữ ký

Hoạt động chứng thực chữ ký được thực hiện trong các trường hợp sau:

• Chứng thực chữ ký của nhiều người trên cùng một văn bản, giấy tờ;
• Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
• Chứng thực chữ ký trên văn bản, giấy tờ do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
• Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền (chỉ thực hiện trong trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản).

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký

Công dân có thể thực hiện chứng thực chữ ký tại một trong các cơ quan sau:

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã (gọi chung là Phòng Tư pháp cấp huyện) có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ được yêu cầu chứng thực;
• Chứng thực chữ ký của người dịch trong các văn bản, giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
• Trưởng phòng, phó trưởng phòng tư pháp có trách nhiệm chứng thực chữ ký, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp trên các văn bản này.

2. UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) có có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ (ngoại trừ chứng thực chữ ký người dịch);
• Chủ tịch, phó chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm ký chứng thực, đóng dấu của UBND cấp xã lên văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký.

3. Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự (gọi chung là cơ quan đại diện) của Việt Nam ở nước ngoài có có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ được yêu cầu chứng thực;
• Chứng thực chữ ký của người dịch trong các văn bản, giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
• Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự có trách nhiệm ký chứng thực, đóng dấu của cơ quan đại diện lên các văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký.

4. Phòng công chứng, văn phòng công chứng (gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng) có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
• Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng ký chứng thực, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng lên văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký.

Lưu ý:

Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

>> Xem chi tiết: Thủ tục chứng thực chữ ký trên văn bản, giấy tờ.

Một số câu hỏi thường gặp về việc chứng thực chữ ký

1. Điều kiện đối với người yêu cầu chứng thực chữ ký?

Công dân yêu cầu chứng thực chữ ký phải là người có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và xuất trình được CMND/CCCD/thẻ căn cước/căn cước điện tử hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng.

>> Xem chi tiết: Các trường hợp được chứng thực chữ ký.

2. Giấy tờ, văn bản nào bị từ chối chứng thực chữ ký?

Cơ quan có thẩm quyền không chứng thực chữ ký đối với các văn bản, giấy tờ sau:

• Giấy tờ, văn bản có nội dung: 
  • Vi phạm pháp luật, không trái đạo đức; 
  • Tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống phá chế độ xã hội chủ nghĩa;
  • Xuyên tạc lịch sử dân tộc;
  • Xúc phạm, làm tổn hại đến danh dự nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức;
  • Vi phạm quyền công dân.
• Văn bản, tài liệu có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền (đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến việc chuyển quyền sử dụng bất động sản, quyền sở hữu tài sản).

3. Xin chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được không?

Được. Công dân được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền trong trường hợp:

• Ủy quyền không có thù lao;
• Bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường;
• Việc ủy quyền không liên quan đến chuyển quyền sử dụng bất động sản, quyền sở hữu tài sản.

>> Xem chi tiết: Các trường hợp được chứng thực chữ ký.

4. Xin chứng thực chữ ký ở đâu?

Tùy theo từng trường hợp mà công dân có thể xin chứng thực chữ ký tại một trong các cơ quan, tổ chức sau:

• Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã;
• UBND xã, phường, thị trấn;
• Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự;
• Phòng công chứng, văn phòng công chứng.

>> Xem chi tiết: Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký.

5. Có bắt buộc phải xin chứng thực chữ ký tại nơi thường trú không?

Không. Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Do đó, công dân có thể có thể xin chứng thực chữ ký tại nơi thường trú hoặc nơi tạm trú.

6. Chứng thực chữ ký để làm gì?

Việc chứng thực chữ ký nhằm mục đích chứng minh, xác nhận người đề nghị chứng thực đã ký chữ ký đó. Bởi chữ ký là căn cứ để xác định trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của người ký đối với các văn bản, giấy tờ.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.