Làm thủ tục chứng thực chữ ký ở đâu? Các điều kiện - lệ phí

Công chứng, xác nhận chữ ký ở đâu? Cách làm thủ tục chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, phòng công chứng… Lệ phí chứng thực chữ ký.

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên văn bản, giấy tờ là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. Việc chứng thực nhằm chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó. Đây là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của văn bản, giấy tờ.

Vậy những loại giấy tờ nào cần chứng thực chữ ký? Điều kiện, thủ tục thực hiện như thế nào? Mời bạn tham khảo chi tiết trong bài viết dưới đây của Anpha.

Các loại giấy tờ, văn bản nào cần chứng thực chữ ký?

Chứng thực chữ ký (hay xác nhận chữ ký, công chứng chữ ký) là nhu cầu cần thiết của người dân khi thực hiện các giao dịch dân sự. Trong đó, các văn bản, giấy tờ cần chứng thực chủ yếu do người dân tự lập bao gồm:

• Đơn đề nghị xác nhận;
• Văn bản thỏa thuận;
• Giấy ủy quyền;
• Bản dịch hợp pháp hóa lãnh sự;
• Xác nhận chữ ký trong sơ yếu lý lịch, tờ khai lý lịch cá nhân;
• Giấy tờ liên quan đến việc cho, tặng hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản;
• Giấy tờ liên quan đến việc thừa kế tài sản như: di chúc, giấy từ chối nhận di sản thừa kế, tờ khai thừa kế...

>> Xem chi tiết: Quy định về chứng thực chữ ký.

Điều kiện chứng thực, xác nhận chữ ký trên văn bản, giấy tờ

Việc chứng thực chữ ký chỉ được thực hiện khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký có đầy đủ nhận thức, năng lực hành vi dân sự tại thời điểm yêu cầu chứng thực;
2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình được CMND/CCCD/thẻ căn cước/hộ chiếu còn thời hạn sử dụng;
3. Nội dung văn bản, tài liệu chứng thực không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
4. Nội dung văn bản, giấy tờ yêu cầu chứng thực chữ ký không phải là hợp đồng hay giao dịch, trừ trường hợp yêu cầu cơ quan thẩm quyền chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền (đối với ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường và không liên quan đến việc chuyển quyền sử dụng bất động sản hoặc quyền sở hữu tài sản).

>> Xem chi tiết: 4 trường hợp không được chứng thực chữ ký. 

Thủ tục chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã (xác nhận chữ ký tại phường)

1. Chứng thực chữ ký ở đâu?

Công dân có thể tới một trong các cơ quan, tổ chức dưới đây tại nơi cư trú để làm thủ tục chứng thực chữ ký:

• Phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh;
• Ủy ban nhân nhân (UBND) xã/phường/thị trấn;
• Phòng công chứng, văn phòng công chứng tư nhân;
• Đại sứ quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự quán hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

2. Cách làm thủ tục chứng thực chữ ký, công chứng chữ ký

Thủ tục chứng thực chữ ký trên văn bản, giấy tờ cho công dân được thực hiện theo các bước như sau:

➧ Bước 1: Xuất trình giấy tờ cá nhân và giấy tờ cần chứng thực

Khi đến cơ quan thực hiện chứng thực chữ ký, công dân cần xuất trình các giấy tờ sau:

• Bản chính/bản sao chứng thực CMND/CCCD/thẻ căn cước/hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
• Giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký (chưa ký).

➧ Bước 2: Thực hiện công chứng chữ ký theo quy định

Sau khi tiếp nhận giấy tờ của công dân, người chịu trách nhiệm chứng thực của phòng công chứng, văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã... thực hiện:

• Kiểm tra giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký;
• Nếu giấy tờ đầy đủ theo quy định và tại thời điểm yêu cầu chứng thực, công dân hoàn toàn minh mẫn, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, đồng thời nội dung chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu công dân ký vào văn bản, giấy tờ cần chứng thực.

➧ Bước 3: Thực hiện công chứng chữ ký

• Người thực hiện chứng thực ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
• Thực hiện ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực;
• Ghi vào sổ chứng thực.

Lưu ý:

1. Trường hợp văn bản, giấy tờ yêu cầu chứng thực chữ ký có từ 2 trang trở lên thì người thực hiện chứng thực ghi lời chứng vào trang cuối cùng và phải đóng dấu giáp lai.

2. Trường hợp công dân làm thủ tục chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì:

• Công chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, văn bản theo quy định;
• Nếu nhận thấy công dân đáp ứng đủ điều kiện để được chứng thực chữ ký thì yêu cầu công dân ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.

3. Quy trình chứng thực chữ ký thông thường trên cũng được áp dụng cho các trường hợp sau:

• Chứng thực chữ ký của nhiều cá nhân trên cùng một văn bản, giấy tờ;
• Chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân;
• Chứng thực chữ ký trên giấy tờ do cá nhân tự lập;
• Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền (tuy nhiên, chỉ áp dụng đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường và không liên quan đến việc chuyển quyền sử dụng bất động sản hoặc quyền sở hữu tài sản).

>> Xem thêm: Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch.

3. Thời hạn chứng thực chữ ký

Thời hạn hoàn thành thủ tục chứng thực chữ ký cho công dân phải được bảo đảm ngay trong ngày mà cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc phải hoàn thành thủ tục và trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

Trường hợp chứng thực chữ ký người dịch thì có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Phí chứng thực chữ ký - xác nhận chữ ký tại phòng công chứng, UBND cấp xã

Mức phí chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp được quy định tại Điều 4 ban hành tại Thông tư 226/2016/TT-BTC là: 10.000 đồng/trường hợp.

Mức phí chứng thực chữ ký tại văn phòng công chứng tư nhân được quy định tại Khoản 8 Điều 4 Thông tư số 257/2016/TT-BTC là: 10.000 đồng/trường hợp. Tuy nhiên, trên thực tế ngoài phí chứng thực, văn phòng công chứng có thể thu thêm phí soạn thảo theo bảng giá dịch vụ.

Lưu ý:

Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một văn bản, giấy tờ.

Xem chi tiết:

>> Lệ phí chứng thực - lệ phí công chứng giấy tờ mới nhất 2025;

>> Dịch vụ soạn thảo hợp đồng;

>> Dịch vụ soạn thảo đơn thư pháp lý.

Lưu ý khi xác nhận chữ ký trong sơ yếu lý lịch và trên giấy ủy quyền

1. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân

Khi thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân của công dân cần lưu ý:

• Người thực hiện chứng thực chỉ ghi lời chứng thực theo mẫu quy định, không ghi bất kỳ nhận xét nào vào tờ khai lý lịch cá nhân;
• Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân của công dân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành;
• Công dân yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm đối với toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì công dân phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

2. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Căn cứ theo quy định tại Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP, bên cạnh việc đáp ứng điều kiện chứng thực chữ ký ở trên, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

• Ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ (ngoại trừ trường hợp pháp luật có quy định không được ủy quyền);
• Ủy quyền nhận hộ lương hưu, nhận hộ bưu phẩm, trợ cấp hoặc phụ cấp;
• Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
• Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại ngân hàng chính sách xã hội.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.