Dịch thuật công chứng là gì? Điều kiện và thủ tục mở - thành lập văn phòng dịch thuật công chứng như thế nào? Quy định về dịch thuật và công chứng bản dịch hiện nay? Tất cả sẽ được Kế toán Anpha chia sẻ trong bài viết này.
Dịch thuật công chứng hiện nay đã trở thành một nhu cầu cần thiết của nhiều cá nhân, tổ chức. Hầu hết các giấy tờ trong hồ sơ dùng để xin việc, hồ sơ xin visa, thẻ tạm trú, hồ sơ du học, di dân hay thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài, xin giấy chứng nhận đăng ký đầu tư... đều cần yêu cầu cung cấp bản dịch công chứng.
Bài viết dưới đây của Anpha sẽ chia sẻ những thông tin hữu ích về việc thành lập văn phòng dịch thuật công chứng và các quy định liên quan cho bạn tham khảo.
Dịch thuật công chứng là gì?
Dịch thuật công chứng là dịch vụ chuyển đổi ngôn ngữ các giấy tờ có con dấu pháp lý của cơ quan, tổ chức từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại. Sau đó, giấy tờ đã được chuyển đổi ngôn ngữ này sẽ được công chứng tại Phòng Tư pháp cấp huyện, Phòng Công chứng hoặc văn phòng công chứng để xác nhận rằng bản dịch giấy tờ này hoàn toàn chính xác với bản chính.
Từ đó bạn có thể thấy, dịch thuật công chứng không chỉ giúp cho người đọc hiểu được nội dung thông tin trên bản gốc của giấy tờ mà còn đảm bảo tính pháp lý, chứng minh giấy tờ là hợp pháp, không phải là giấy tờ giả mạo.
Như vậy, dịch thuật công chứng bao gồm 2 bước:
- Dịch thuật: Dịch văn bản, tài liệu sang ngôn ngữ khác theo yêu cầu của khách hàng;
- Công chứng bản dịch: Xin dấu xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng hoặc Phòng Tư pháp.
Bài viết liên quan:
>> Các loại văn bản và hợp đồng bắt buộc công chứng;
>> Sự khác nhau giữa Phòng Công chứng và văn phòng công chứng.
Dịch thuật công chứng ở đâu?
Hiện nay, bạn có thể dịch thuật và công chứng bản dịch tại 1 trong các tổ chức sau:
- Dịch thuật và công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm văn phòng công chứng tư nhân hoặc Phòng Công chứng);
- Dịch thuật và công chứng tại công ty dịch thuật;
- Dịch thuật và công chứng tại Phòng Tư pháp.
Trong đó:
➧ Đối với văn phòng công chứng tư nhân và Phòng Công chứng
- Văn phòng công chứng và Phòng Công chứng, chuyên công chứng các hợp đồng, giao dịch, văn bản theo quy định của Luật Công chứng và không có chức năng dịch thuật;
- Để cung cấp dịch vụ dịch thuật cho khách hàng, Phòng Công chứng hoặc văn phòng công chứng tư nhân phải ký hợp đồng với cộng tác viên phiên dịch hoặc ký hợp đồng với công ty dịch thuật để thực hiện việc dịch thuật tài liệu, văn bản.
➧ Đối với công ty dịch thuật
- Công ty dịch thuật là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ dịch thuật chuyển đổi ngôn ngữ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt Nam và ngược lại, không có chức năng công chứng giấy tờ;
- Tuy nhiên, các công ty dịch thuật nhận cung cấp dịch thuật công chứng trọn gói thường ký hợp đồng với các văn phòng công chứng tư nhân hoặc liên kết với Phòng Tư pháp để thực hiện việc công chứng bản dịch.
➧ Đối với Phòng Tư pháp
- Phòng Tư pháp là đơn vị thuộc quản lý của UBND quận/huyện, chuyên thực hiện công chứng bản sao giấy tờ, hợp đồng…;
- Hoạt động dịch thuật tại Phòng Công chứng hoặc Phòng Tư pháp phải được thực hiện thông qua các phiên dịch viên đã ký kết hợp đồng với Phòng Công chứng, Phòng Tư pháp.
Như vậy, việc công chứng bản dịch đều phải thực hiện qua tổ chức hành nghề công chứng hoặc Phòng Tư pháp. Theo quy định của Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường cho cá nhân, tổ chức khác hoặc người yêu cầu công chứng với lỗi do công chứng viên, nhân viên hoặc phiên dịch viên của tổ chức hành nghề công chứng gây ra.
Do đó, các bản dịch công chứng được thực hiện tại công ty dịch thuật, tổ chức hành nghề công chứng hay Phòng Tư pháp đều có giá trị pháp lý như nhau và đều đảm bảo được tính chính xác. Vậy nên bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi thực hiện dịch thuật công chứng tại các tổ chức này.
2 cách thành lập văn phòng dịch thuật công chứng
Để thành lập văn phòng cung cấp dịch vụ dịch thuật - công chứng, tùy theo chủ thể thành lập và dịch vụ chủ yếu bạn muốn cung cấp là dịch thuật hay công chứng mà bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách thức sau:
➧ Cách 1. Thành lập văn phòng công chứng
Đối tượng được phép thành lập: Công chứng viên hành nghề công chứng.
Quy trình thực hiện 3 bước:
- Bước 1: Làm thủ tục mở văn phòng công chứng tại UBND cấp tỉnh;
- Bước 2: Xin giấy phép hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp tỉnh;
- Bước 3: Ký hợp đồng với phiên dịch viên hoặc hợp tác với công ty dịch thuật để có thể cung cấp dịch vụ dịch thuật song song với dịch vụ công chứng.
➧ Cách 2. Thành lập công ty, văn phòng dịch thuật
Đối tượng được phép thành lập: Cá nhân, tổ chức thuộc đối tượng được phép đăng ký và thành lập doanh nghiệp theo quy định tại Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.
Quy trình thực hiện:
Hướng dẫn thủ tục mở văn phòng dịch thuật công chứng theo 2 cách
1. Thủ tục thành lập văn phòng công chứng (cách 1)
Quy trình các bước mở văn phòng công chứng tư nhân được thực hiện như sau:
➧ Bước 1: Làm thủ tục thành lập văn phòng công chứng tại UBND cấp tỉnh
Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng cần chuẩn bị gồm có:
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng (theo mẫu TP-CC-08);
- Đề án thành lập văn phòng công chứng;
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập văn phòng công chứng.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu TP-CC-08: Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng.
Nơi nộp hồ sơ: UBND cấp tỉnh nơi mở văn phòng công chứng.
Thời hạn xử lý hồ sơ: 20 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
➧ Bước 2: Xin giấy phép hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp tỉnh
Hồ sơ xin giấy phép hoạt động văn phòng công chứng cần chuẩn bị gồm có:
- Đơn đăng ký hoạt động văn phòng công chứng (theo mẫu TP-CC-09);
- Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên (bao gồm công chứng viên hợp danh và công chứng viên ký hợp đồng lao động tại văn phòng công chứng);
- 1 trong các giấy tờ chứng minh tính hợp pháp của địa chỉ trụ sở văn phòng công chứng như: hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thuê văn phòng, bản sao sổ đỏ…;
>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu TP-CC-09: Đơn đăng ký hoạt động văn phòng công chứng.
Nơi nộp hồ sơ: Sở Tư pháp cấp tỉnh nơi mở văn phòng công chứng.
Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 90 ngày sau khi được cấp giấy phép thành lập, văn phòng công chứng phải nộp hồ sơ xin giấy phép hoạt động tới Sở Tư pháp tỉnh.
Thời hạn xử lý hồ sơ: 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.
➧ Bước 3: Ký hợp đồng với phiên dịch viên hoặc hợp tác với công ty dịch thuật
Sau khi hoàn thành 2 thủ tục pháp lý trên, văn phòng công chứng muốn cung cấp thêm dịch vụ dịch thuật cho khách hàng thì phải ký hợp đồng với phiên dịch viên hoặc ký hợp đồng hợp tác với công ty dịch thuật.
>> Xem chi tiết: Điều kiện, thủ tục mở văn phòng công chứng.
2. Thủ tục thành lập công ty, văn phòng dịch thuật (cách 2)
➧ Bước 1: Thành lập công ty có đăng ký mã ngành nghề dịch thuật (*)
Hồ sơ thành lập công ty cung cấp dịch vụ dịch thuật gồm có:
- Giấy đề nghị thành lập công ty dịch thuật;
- Điều lệ công ty;
- Danh sách thành viên góp vốn (nếu thành lập công ty TNHH 2 thành viên);
- Danh sách cổ đông sáng lập (nếu thành lập công ty cổ phần);
- Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu còn thời hạn của thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật của công ty dịch thuật;
- Giấy ủy quyền (nếu người đại diện pháp luật ủy quyền cho cá nhân khác làm thủ tục);
- Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu còn thời hạn của người được ủy quyền.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Hồ sơ thành lập công ty dịch thuật.
Ghi chú:
(*) Mã ngành 7490: Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu. Chi tiết: Hoạt động phiên dịch.
Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ thành lập công ty dịch thuật: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính của công ty.
Hình thức nộp hồ sơ:
Thời gian giải quyết thủ tục: 3 - 5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp giấy phép kinh doanh cho công ty dịch thuật.
>> Xem chi tiết: Điều kiện, thủ tục thành lập công ty dịch vụ dịch thuật.
➧ Bước 2: Liên kết với văn phòng công chứng, Phòng Công chứng hoặc Phòng Tư pháp để thực hiện công chứng bản dịch.
Điều kiện mở văn phòng dịch thuật công chứng
1. Điều kiện thành lập văn phòng công chứng
➧ Văn phòng công chứng phải được tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, do tối thiểu 2 công chứng viên thành lập (gọi là công chứng viên hợp danh) và không có thành viên góp vốn.
➧ Công chứng viên hợp danh phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Là người Việt Nam, có lý lịch trong sạch;
- Tốt nghiệp đại học luật và có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực luật;
- Có giấy chứng nhận hoàn thành khóa đào tạo nghề công chứng và có kết quả tập sự hành nghề công chứng đạt yêu cầu;
- Có sức khỏe tốt để hành nghề công chứng;
- Công chứng viên hợp danh đồng thời đảm nhiệm vị trí trưởng văn phòng thì phải có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.
➧ Tên văn phòng công chứng phải đáp ứng 2 điều kiện sau:
- Tên gọi không gây trùng hoặc nhầm lẫn với các tổ chức hành nghề công chứng khác và không vi phạm quy chuẩn đạo đức, văn hóa, thuần phong mỹ tục của dân tộc;
- Tên phải bao gồm 2 thành phần: “Văn phòng công chứng” và họ tên của trưởng văn phòng hoặc họ tên của chứng viên hợp danh khác.
➧ Văn phòng công chứng phải có địa chỉ trụ sở rõ ràng, có nơi lưu trữ hồ sơ công chứng và có đủ không gian làm việc cho các công chứng viên, người lao động.
2. Điều kiện thành lập công ty, văn phòng dịch thuật
➧ Công ty dịch thuật có thể thành lập và hoạt động theo mô hình công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh hay doanh nghiệp tư nhân.
➧ Hoạt động cung cấp dịch vụ dịch thuật không thuộc nhóm ngành nghề có điều kiện. Vì vậy, khi thành lập công ty dịch thuật thì chỉ cần đáp ứng các điều kiện thành lập (về tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, người đại diện pháp luật) như 1 doanh nghiệp thông thường.
>> Xem chi tiết: 6 điều kiện thành lập doanh nghiệp.
Quy định về việc dịch thuật và công chứng bản dịch
1. Quy định về người dịch thuật
Phiên dịch viên hiện hoạt động dịch thuật văn bản, tài liệu cho công ty dịch thuật, tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Đã tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc tốt nghiệp đại học khác ngành nhưng thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó;
- Đã ký hợp đồng cộng tác viên với văn phòng công chứng, phòng công chứng theo quy định tại Điều 22 Thông tư 01/2021/TT-BTP;
- Tổ chức hành nghề công chứng và Phòng Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản danh sách các cộng tác viên phiên dịch với Sở Tư pháp. Sau khi được Sở Tư pháp phê duyệt, tổ chức hành nghề công chứng và Phòng Tư pháp phải niêm yết danh sách cộng tác viên phiên dịch tại trụ sở làm việc của tổ chức hành nghề công chứng;
- Cộng tác viên phiên dịch phải đăng ký chữ ký mẫu với tổ chức hành nghề công chứng và Phòng Tư pháp. Sau khi đã đăng ký chữ ký thì cộng tác viên có thể ký trước vào bản dịch; công chứng viên có trách nhiệm đối chiếu chữ ký của phiên dịch viên với chữ ký mẫu trước khi ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch;
- Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng đã ký hợp đồng cộng tác về tính chính xác và sự phù hợp của nội dung bản dịch mình đã thực hiện.
2. Quy định công chứng bản dịch
➧ Về tài liệu, văn bản yêu cầu dịch công chứng
Giấy tờ, tài liệu yêu cầu dịch thuật, công chứng phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Giấy tờ, văn bản yêu cầu dịch thuật, công chứng phải có chữ ký và con dấu của tổ chức;
- Nếu tài liệu, văn bản có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai;
- Tài liệu, văn bản của nước ngoài không sử dụng con dấu, chỉ có chữ ký phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao trước khi dịch thuật và công chứng.
➧ Về lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch
Khi thực hiện ghi lời chứng vào bản dịch, công chứng viên phải ghi rõ các nội dung sau:
- Họ tên phiên dịch viên;
- Chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch;
- Chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật và không trái đạo đức xã hội;
- Thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên của công chứng viên, tên của tổ chức hành nghề công chứng;
- Công chứng viên ký tên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng vào bản dịch.
➧ Các trường hợp không được công chứng bản dịch
Công chứng viên không được thực hiện công chứng bản dịch trong các trường hợp sau:
- Giấy tờ giả mạo, đã bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung không hợp lệ;
- Giấy tờ được cấp sai thẩm quyền;
- Giấy tờ bị hư hỏng, cũ nát không xác định được rõ nội dung;
- Giấy tờ thuộc bí mật nhà nước, được đóng dấu mật hoặc không đóng dấu mật của cơ quan nhà nước nhưng ghi rõ không được dịch;
- Giấy tờ bị cấm phổ biến khác theo quy định của pháp luật.
Trên đây Anpha đã chia sẻ cho bạn những thông tin chi tiết về quy định, điều kiện mở văn phòng dịch thuật công chứng cũng như chi tiết hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng dịch thuật công chứng tư nhân. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm có thêm tin có thể liên hệ Anpha theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được tư vấn.
Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.