Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như thế nào? Cần điều kiện gì? Anpha sẽ hướng dẫn cho bạn trong bài viết này.

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Nhưng thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam liệu rằng có đơn giản và nhanh chóng giống như doanh nghiệp Việt Nam hay không? Rất nhiều khách hàng còn chưa rõ và bị nhầm lẫn thủ tục này, nên hãy cùng Anpha tìm hiểu cụ thể quy trình thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại bài viết này nhé!

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Trong Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định rõ: Văn phòng đại diện là 1 trong 3 hình thức đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, ngoài chi nhánh và địa điểm kinh doanh, hoạt động theo sự ủy quyền của công ty, thay mặt cho công ty giao dịch, tư vấn tiếp thị và liên lạc với khách hàng.

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh sinh lợi cho nên thường các doanh nghiệp nước ngoài trước khi đầu tư vào Việt Nam sẽ lựa chọn hình thức mở văn phòng đại diện nhằm mục đích xúc tiến, tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu thị trường và thay mặt công ty giao dịch với khách hàng để thúc đẩy cơ hội kinh doanh có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty.

Điều kiện mở văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài hay công ty nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam thì cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

1. Thương nhân nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam theo các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; 
2. Một thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập một văn phòng đại diện hoặc chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi cùng tỉnh, thành phố;
3. Chức năng hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam phải phù hợp với các điều ước quốc tế (ĐƯQT) mà Việt Nam là thành viên đã cam kết. Trường hợp, nếu nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của ĐƯQT hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia ĐƯQT mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài phải xin ý kiến và được sự đồng ý của Bộ, cơ quan ngang Bộ chuyên ngành.
4. Tên văn phòng đại diện bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” + tên doanh nghiệp - được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở đăng ký văn phòng đại diện.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam

1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Lưu ý:

Trong trường hợp giấy phép đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn phải còn ít nhất 1 năm hoạt động kể từ ngày nộp hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp hay xác nhận thì phải được hợp thức hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và dịch ra tiếng Việt.

Bản sao các giấy tờ phải được công chứng theo quy định của luật Việt Nam.

2. Nộp hồ sơ 

Sau khi chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ thông tin và giấy tờ hợp lệ như ở trên thì tiến hành nộp hồ sơ tại Sở Công thương của tỉnh, thành phố - nơi đăng ký đặt trụ sở văn phòng đại diện.

Trường hợp văn phòng đại diện đăng ký đặt trụ sở nằm trong các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thì doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao đó.

3. Nhận kết quả

Sau 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, cơ quan cấp giấy phép sẽ tiến hành kiểm tra nội dung hồ sơ và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Trong quá trình giải quyết hồ sơ thì thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ tối đa 1 lần/bộ hồ sơ.

Trong thời hạn 7 ngày làm việc, kể từ ngày nộp hồ sơ thì cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo đồng ý cấp giấy phép hoặc không cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

Ngoài ra, nếu nội dung đề nghị thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam chưa được quy định trong văn bản pháp luật chuyên ngành thì cơ quan cấp giấy phép sẽ gửi văn bản xin ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 3 ngày làm việc.

• Bộ quản lý chuyên ngành sẽ cho ý kiến bằng văn bản phản hồi đồng ý cấp phép hoặc từ chối cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến;
• Cơ quan cấp giấy phép sẽ thông báo phản hồi cấp giấy phép hoặc không cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trong 5 ngày làm việc sau khi nhận được phản hồi của Bộ. Trường hợp không cấp giấy phép phải có thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

Giấy phép văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn tối đa là 5 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài nếu các giấy tờ đó có quy định về thời hạn hoạt động.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài của Anpha

Nếu nhà đầu tư đang có nhu cầu mở văn phòng đại diện tại Việt Nam để xúc tiến đầu tư có thể tham khảo ngay:

Một số câu hỏi về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Kim Tư - Phòng Pháp lý Anpha