Chữ ký số là gì? Các loại Chữ Ký Số Doanh Nghiệp hiện nay

Thế nào là chữ ký số điện tử? Top 4 loại chữ ký số công ty phổ biến hiện nay: usb token, HSM (Hardware Security Module), SmartCard & chữ ký số từ xa (RS).

Chữ ký số được biết đến là một giải pháp giúp tối ưu thời gian, an toàn và hợp pháp cho các giao dịch điện tử của cá nhân, tổ chức. Vậy chữ ký số là gì? Các những loại chữ ký số nào được sử dụng phổ biến cho doanh nghiệp hiện nay? Cùng Kế toán Anpha tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Chữ ký số điện tử là gì?

Theo Luật Giao dịch điện tử: Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, bao gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số đảm đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.

Bạn có thể hiểu đơn giản: Chữ ký số hay chữ ký điện tử là một thiết bị điện tử hoặc phần mềm chứa tất cả các dữ liệu, thông tin đã được mã hóa của một cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Chữ ký số có giá trị pháp lý ngang với chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu pháp nhân của tổ chức, doanh nghiệp và được pháp luật công nhận.

Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể mua và đăng ký chữ ký số tại các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chứng thư số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép như: Viettel-CA, Bkav-CA, FPT-CA, MISA eSign, MobiCA… với thời hạn sử dụng 6 tháng, 1 năm, 2 năm hoặc 3 năm.

>> Tham khảo bài viết: Chữ ký số (token) là gì và tại sao doanh nghiệp bắt buộc có.

Chữ ký số doanh nghiệp là gì?

Chữ ký số doanh nghiệp là thiết bị điện tử hoặc phần mềm chứa chữ ký điện tử, được sử dụng để ký trên các văn bản hoặc tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử hay qua mạng internet. Chữ ký số doanh nghiệp có giá trị pháp lý tương đương với con dấu của doanh nghiệp.

Ngày nay, chữ ký số được xem là thiết bị không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục cần thiết như:

• Đăng ký tài khoản thuế điện tử, tài khoản bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử, tài khoản hải quan, tài khoản đăng ký kinh doanh…;
• Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Nộp tờ khai, báo cáo thuế hàng quý, báo cáo tài chính năm, nộp tờ khai BHXH điện tử;
• Giao dịch ngân hàng điện tử, giao dịch nộp thuế tại Kho bạc Nhà nước;
• Xuất hóa đơn điện tử của nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang đăng ký sử dụng;
• Ký hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại hoặc tài liệu số nhanh chóng.

Việc sử dụng chữ ký số trong các thủ tục hành chính và giao dịch dân sự không chỉ giúp giảm thời gian chờ đợi, mà còn tiết kiệm tối đa chi phí hành chính cho doanh nghiệp và khách hàng, đối tác.

Tham khảo bài viết: 

>> Chữ ký số được sử dụng cho mục đích gì;

>> Top 6 chữ ký số thông dụng, tốt nhất dành cho doanh nghiệp.

Top 4 loại chữ ký số doanh nghiệp phổ biến

Căn cứ theo khả năng bảo mật và phương thức lưu trữ, chữ ký số doanh nghiệp được phân thành 4 loại sau đây:

• Chữ ký số USB token;
• Chữ ký số SmartCard;
• Chữ ký số HSM (Hardware Security Module);
• Chữ ký số từ xa (Remote Signature).

1. Chữ ký số USB token

Chữ ký số token (hay USB token, token điện tử) là loại chữ ký số được lưu trữ trong một USB nhỏ gọn, còn gọi là token. Khi sử dụng, người dùng cần cắm USB token vào máy tính có kết nối internet để thực hiện ký xác thực các tài liệu điện tử. Chỉ người có USB token và mã PIN mới có thể đăng nhập và ký số.

Tính đến nay, chữ ký số token được xem là loại chữ ký số lâu đời và được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất từ trước tới nay. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của chữ ký số USB token cho bạn tham khảo.

➧ Ưu điểm của chữ ký số USB token:

• Khả năng bảo mật cao, chống chối bỏ;
• Bảo toàn nội dung sau khi ký số;
• USB chữ ký số có kích thước nhỏ gọn, có thể mang đi bất cứ đâu;
• Giá thành rẻ, nhiều nhà cung cấp dễ dàng lựa chọn.

➧ Hạn chế của chữ ký số USB token:

• Bắt buộc phải cắm vào máy tính, laptop để sử dụng;
• Không có tính năng ký số online tự động;
• Không thể phân quyền cho nhiều người cùng sử dụng;
• Không thể ký số nhiều văn bản cùng 1 lúc, mỗi lần ký chỉ ký số được 1 văn bản;
• Dễ hư hỏng hoặc bị thất lạc.

Hiện nay, chi phí để sử dụng chữ ký số USB token đối với doanh nghiệp từ 1.350.000 đồng/năm khi đăng ký sử dụng lần đầu. Với những ưu điểm và hạn chế trên thì chữ ký số USB token vẫn là một trong những lựa chọn phù hợp dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

>> Tham khảo bài viết: Bảng giá dịch vụ chữ ký số USB token của Viettel. 

2. Chữ ký số HSM server

Chữ ký số HSM hay chữ ký số server (viết tắt của Hardware Security Module) là 1 loại chữ ký điện tử được lưu trữ và vận hành trên một thiết bị phần cứng chuyên dụng có độ bảo mật cao (được sản xuất ở dạng thẻ PCMCIA hay card PCI).

Chữ ký số HSM được tích hợp trực tiếp vào máy chủ hoặc được đặt tại trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp chữ ký số, đảm bảo môi trường vật lý và kỹ thuật đạt chuẩn bảo mật quốc tế.

Hiện nay, chữ ký số HSM thường được sử dụng cho các ứng dụng có yêu cầu cao về độ bảo mật và hiệu năng như: hóa đơn điện tử, thanh toán trực tuyến, internet banking, ký số trả lời tự động hay ký điện tử trên email…

➧ Ưu điểm của chữ ký số HSM

• Mức độ bảo mật cao vượt trội: Nhờ sử dụng phần cứng chuyên dụng để lưu trữ khóa bí mật, chữ ký số HSM hạn chế tối đa rủi ro bị virus xâm nhập so với USB token;
• Cho phép ký số đồng thời với số lượng lớn: Chữ ký số HSM cho phép người dùng có thể ký số tự động hàng nghìn chữ ký trong thời gian ngắn, thay vì chỉ ký được 1 chữ ký 1 lần như USB token. Điều này rất phù hợp với các tổ chức, doanh nghiệp lớn có nhu cầu ký điện tử nhanh và nhiều;
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Chữ ký số HSM cho phép doanh nghiệp phân quyền và quản lý quyền ký số. Tức là chỉ cần có tài khoản và mật khẩu, người được phân quyền đều có thể truy cập sử dụng. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí so với việc phải mua USB token riêng cho từng người.

➧ Hạn chế của chữ ký số HSM

• Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với USB token;
• Trường hợp sử dụng chữ ký số HSM để ký hóa đơn thì doanh nghiệp phải mua đồng thời phần mềm hóa đơn và chữ ký số HSM của cùng 1 nhà cung cấp dịch vụ.

Tham khảo chi tiết: 

>> Dịch vụ chữ ký số HSM dành cho hóa đơn điện tử;

>> Dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

3. Chữ ký số SmartCard

Chữ ký số SmartCard là chữ ký số điện tử có phần cứng giống như một thẻ sim điện thoại do các nhà cung cấp phát triển, cho phép người dùng có thể thực hiện ký số các tài liệu, văn bản ngay trên điện thoại di động của mình mọi lúc mọi nơi.

➧ Ưu điểm của chữ ký số SmartCard

• Khả năng linh động cao, cho phép người dùng có thể sử dụng ngay trên thiết bị di động của mình mọi lúc mọi nơi;
• Chi phí sử dụng chữ ký số SmartCard thấp hơn so với chữ ký số USB token hoặc HSM.

➧ Hạn chế của chữ ký số SmartCard

• Phải phụ thuộc vào loại sim mà nhà cung cấp lựa chọn;
• Người dùng có thể không ký số được khi ngoài vùng phủ sóng hay ở nước ngoài;
• Khả năng ký số chậm hoặc không thể ký số cũng có thể xảy ra.

Hiện tại, giá dịch vụ chữ ký số SmartCard có thể từ khoảng 700.000 đồng/năm, với các ưu điểm kể trên thì chữ ký số SmartCard cũng là một sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít phát sinh hóa đơn và không có nhu cầu ký số nhiều.

4. Chữ ký số từ xa (Remote Signature)

Chữ ký số từ xa (tiếng Anh là Remote Signature, viết tắt là RS) là một loại chữ ký số online, sử dụng công nghệ đám mây (Cloud) để lưu trữ khóa bí mật mà không cần bất kỳ thiết bị lưu trữ vật lý nào như USB token hay chữ ký số HSM. 

Khi sử dụng chữ ký số từ xa, người dùng sẽ sử dụng ứng dụng web hoặc app của nhà cung cấp chữ ký số trên điện thoại, sau đó đăng nhập bằng ID và mã PIN cá nhân (mã OTP hoặc sinh trắc học) để thực hiện ký số điện tử.

➧ Ưu điểm của chữ ký số RS

• Cho phép ký nhanh, ký nhiều văn tài, tài liệu cùng lúc;
• Không phụ thuộc vào thiết bị phần cứng như USB token, SIM, tạo sự thuận tiện, linh hoạt khi ký số và tránh được các trường hợp bị mất hay thất lạc SIM, token;
• Cho phép người dùng có thể ký văn bản, tài liệu mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi làm việc tại nhà hay đi công tác, chỉ cần có điện thoại, laptop hay máy tính bảng có kết nối internet;
• Khả năng bảo mật vượt trội hơn do xác thực định danh trên điện thoại, tránh bị lộ thông tin;
• Tiết kiệm chi phí sử dụng do không phải mua USB token, SIM.

➧ Hạn chế của chữ ký số RS

• Trong các trường hợp mạng internet không ổn định, quá trình ký số có thể bị ảnh hưởng hoặc bị gián đoạn;
• Việc kiểm chứng chữ ký số từ xa thường rất phức tạp và tốn nhiều thời gian trong trường hợp bị sai sót hay bị giả mạo;
• Yêu cầu cao về chất lượng và điều kiện cơ sở hạ tầng của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số từ xa.

Trong 4 loại chữ ký số, Remote Signature là giải pháp chữ ký số mới và tân tiến nhất, khắc phục mọi hạn chế của USB token, chữ ký số SmartCard hay chữ ký số HSM. Bên cạnh đó, giá thành sử dụng dịch vụ chữ ký số này cũng rất cạnh tranh, khoảng 1.200.000 đồng/năm trở lên. Chính vì vậy mà loại chữ ký số này có thể phù hợp cho tất cả doanh nghiệp.

Trên đây là thông tin về 4 loại chữ ký số phổ biến dành cho doanh nghiệp hiện na. Nếu bạn cần tư vấn thêm thông tin hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ chữ ký số USB Token hoặc chữ ký số HSM có thể liên hệ Anpha theo số 0901 042 555 (Miền Bắc), 0939 356 866 (Miền Trung) hoặc 0902 602 345 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Một số câu hỏi thường gặp về chữ ký số công ty

1. Chữ ký số token là gì?

Chữ ký số token (hay USB token) là loại chữ ký số được lưu trữ trên một USB nhỏ gọn, còn gọi là token. Khi sử dụng, người dùng cần cắm USB token vào máy tính có kết nối internet để thực hiện ký xác thực các tài liệu điện tử. Chỉ người có USB token và mã PIN mới có thể đăng nhập và ký số.

2. Chữ ký số HSM (Hardware Security Module) là gì?

Chữ ký số HSM hay chữ ký số server (viết tắt của Hardware Security Module) là 1 loại chữ ký điện tử được lưu trữ và vận hành trên một thiết bị phần cứng chuyên dụng có độ bảo mật cao (được sản xuất ở dạng thẻ PCMCIA hay card PCI).

3. Loại chữ ký số nào được tích hợp vào thẻ SIM?

Chữ ký số được tích hợp vào thẻ sim để sử dụng trên thiết bị di động chính là chữ ký số SmartCard. Đây là chữ ký số điện tử có phần cứng giống như một thẻ sim điện thoại do các nhà cung cấp phát triển, cho phép người dùng có thể thực hiện ký số các tài liệu, văn bản ngay trên điện thoại di động của mình mọi lúc mọi nơi.

Gọi cho chúng tôi theo số 0901 042 555 (Miền Bắc) - 0939 356 866 (Miền Trung) - 0902 602 345 (Miền Nam) để được hỗ trợ.