Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Các nguyên nhân hóa đơn chưa được cấp mã, cách xử lý hóa đơn không được cấp mã của cơ quan thuế là gì?
I. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại chứng từ kế toán được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý bằng phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy truyền thống.
Loại hóa đơn này được các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng để ghi nhận thông tin mua bán hàng hóa, dịch vụ và được truyền tải qua mạng internet theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử hiện bao gồm 2 loại là hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã.
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Theo Điểm a Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ xuất gửi cho người mua. Mã này có tác dụng xác nhận hóa đơn đã được ký xuất và hợp lệ.
2. Hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế
Theo Điểm b Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ xuất gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Loại hóa đơn này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có rủi ro về thuế thấp, có hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin đủ điều kiện và được cơ quan thuế chấp thuận.
Tham khảo thêm:
>> Điểm mới về hóa đơn điện tử - Từ ngày 01/06/2025;
>> Không được hủy hóa đơn điện tử sai sót - Từ ngày 01/06/2025;
>> Thời điểm lập hóa đơn bán hàng - Từ ngày 01/06/2025;
>> Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế;
>> Phân biệt hóa đơn GTGT và hóa đơn GTGT từ máy tính tiền.
II. Điều kiện để được cơ quan thuế cấp mã điện tử
Để được cơ quan thuế cấp mã thì hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng các điều kiện chặt chẽ được quy định tại các văn bản luật hiện hành, chủ yếu dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Thông tư 32/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025).
1. Nội dung hóa đơn
Hóa đơn cần có đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định gồm:
- Tên hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) người bán;
- Tên, địa chỉ, MST/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng thanh toán;
- Chữ ký số điện tử của người bán;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
- Các thông tin khác theo quy định cho từng loại hóa đơn.
2. Định dạng của hóa đơn điện tử
Hóa đơn phải được lập theo đúng định dạng chuẩn của cơ quan thuế - hiện nay là định dạng XML. Điều này nhằm mục đích đảm bảo hệ thống của Tổng cục Thuế có thể tiếp nhận và xử lý dữ liệu một cách tự động.
3. Thông tin doanh nghiệp phải thống nhất
Toàn bộ thông tin trên hóa đơn (như mã số thuế, tên, địa chỉ của doanh nghiệp) phải khớp với thông tin mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế. Nếu thông tin có sự sai lệch, hóa đơn sẽ bị từ chối cấp mã.
4. Doanh nghiệp không thuộc diện bắt buộc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp không được thuộc vào các trường hợp bị cơ quan thuế thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã (ví dụ như đang bị cưỡng chế thuế, không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký...).
----------
➧ Về quy trình cấp mã hóa đơn:
Hệ thống cấp mã hóa đơn của Cục Thuế sẽ tự động thực hiện việc cấp mã và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi:
- Nếu hóa đơn đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, hệ thống sẽ cấp mã ngay lập tức;
- Ngược lại, nếu có lỗi, hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã, hệ thống sẽ trả về thông báo từ chối cấp mã kèm theo lý do cụ thể để doanh nghiệp có thể kiểm tra và điều chỉnh.
III. Những trường hợp hóa đơn điện tử không được cấp mã của cơ quan thuế
1. Một số nguyên nhân phổ biến khiến hóa đơn không được cơ quan thuế cấp mã
➧ Thông tin trên hóa đơn bị sai:
Các thông tin trên hóa đơn như mã số thuế, tên công ty, địa chỉ không khớp với thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế.
➧ Chữ ký số không hợp lệ:
Chữ ký số đã hết hạn, bị thu hồi hoặc không đúng với thông tin đã đăng ký.
➧ Thiếu thuế suất:
Nhập chưa đúng và đủ thuế suất các hàng hóa, dịch vụ bán ra.
➧ Sai số điện thoại:
Nhập chưa đúng số điện thoại đã sử dụng để đăng ký với cơ quan thuế. Trường hợp có sai sót, bạn cần nhập lại số điện thoại chính xác và đúng theo định dạng.
➧ Sai cấu trúc email người mua:
Cấu trúc địa chỉ email đúng sẽ gồm: [Tên email]@[Tên miền]. Bạn cần kiểm tra kỹ cấu trúc email của người mua đã đúng hay chưa và chỉnh sửa ngay để quá trình cấp mã không bị gián đoạn.
➧ Nhập sai định dạng số tài khoản ngân hàng của người nhận:
Về định dạng số tài khoản ngân hàng của người nhận, bạn cần lưu ý:
- Mỗi ngân hàng sẽ có những số lượng ký tự số tài khoản khác nhau;
- Số tài khoản ngân hàng nhập lên hệ thống thuế không được vượt quá 30 ký tự.
➧ Chưa có tên người mua:
Trường hợp người bán bỏ trống, quên nhập thông tin tên của người mua có thể bị từ chối cấp mã cho HĐĐT.
➧ Sai định dạng mã số thuế:
Mã số thuế là một dãy số gồm 10 hoặc 13 số được cơ quan có thẩm quyền cấp trước khi cá nhân, tổ chức bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hay khi có phát sinh nghĩa vụ thuế.
Xem thêm:
>> Quy định về mã số thuế doanh nghiệp;
>> Quy định về mã số thuế cá nhân kinh doanh.
➧ Ngày xuất hóa đơn không đúng:
Ngày xuất hóa đơn đầu tiên phải bắt đầu từ ngày nhận được thông báo chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn.
Ví dụ:
Ngày được cơ quan thuế chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn là ngày 20/08/2025 thì ngày xuất hóa đơn đầu tiên sớm nhất phải là ngày 20/08/2025 (sau khi đã nhận được thông báo chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn).
2. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế đang gặp sự cố
Lỗi từ hệ thống của cơ quan thuế có thể là hệ thống đang gặp sự cố, quá tải hoặc đang trong thời gian bảo trì. Điều này thường xảy ra vào cuối tháng hoặc cuối quý khi có nhiều doanh nghiệp đồng loạt xuất hóa đơn.
Theo Khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp người bán đang sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố, dẫn đến không sử dụng hóa đơn được thì liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ xử lý sự cố.
>> Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử - Viettel, Easyinvoice, Mobifone
Khi hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã hay hóa đơn chưa được cấp mã của cơ quan thuế, bạn có thể tiến hành xử lý lần lượt theo các bước sau:
Bước 1: Xác định nguyên nhân hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã và khắc phục vấn đề
1. Đối với lỗi sai thông tin người bán:
Mã số thuế, tên, hoặc địa chỉ của người bán không khớp với thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế.
➧ Cách xử lý: Kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn và đối chiếu với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin đã thông báo với cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn. Trường hợp thông tin chưa chính xác thì cần nộp lại tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, rồi lập lại hóa đơn mới.
2. Lỗi thiếu các trường thông tin bắt buộc:
Hóa đơn thiếu các thông tin quan trọng như mã số thuế người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất… có thể dẫn đến việc bị từ chối cấp mã.
➧ Cách xử lý: Rà soát lại mẫu hóa đơn theo quy định và bổ sung đầy đủ các trường thông tin còn thiếu.
3. Chữ ký số không hợp lệ:
Chữ ký số trên hóa đơn không còn hiệu lực hoặc không đúng với thông tin đã đăng ký.
➧ Cách xử lý: Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để gia hạn. Sau khi gia hạn thành công, nộp lại tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ký lại hóa đơn, sau đó lập lại hóa đơn mới.
4. Lỗi sai cấu trúc định dạng dữ liệu
Hệ thống của cơ quan thuế chỉ chấp nhận file hóa đơn ở định dạng chuẩn (XML), nếu định dạng sai, hóa đơn sẽ bị từ chối.
➧ Cách xử lý: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép và đảm bảo phiên bản phần mềm tuân thủ các quy định mới nhất của Cục Thuế.
5. Ngày xuất hóa đơn sớm hơn ngày được chấp thuận:
Ngày xuất hóa đơn đầu tiên phải được tính từ ngày nhận được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn.
6. Hệ thống cấp mã của cơ quan thuế đang gặp sự cố:
Trong trường hợp bạn không thể xác định được nguyên nhân hoặc đã sửa lỗi nhưng vẫn không thành công, hãy liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hỗ trợ kịp thời.
Bước 2: Lập hóa đơn mới
Sau khi đã khắc phục vấn đề, bạn cần lập một hóa đơn mới với số thứ tự tiếp theo và thông tin đã được chỉnh sửa.
Bước 3: Ký và gửi lại cho cơ quan thuế để được cấp mã
Sau khi đã lập hóa đơn mới, bạn gửi lại hóa đơn này cho cơ quan thuế để xin cấp mã. Nếu hóa đơn đáp ứng đủ các điều kiện liên quan, cơ quan thuế sẽ cấp mã thành công và bạn có thể gửi hóa đơn cho khách hàng.
Bước 4: Quản lý hóa đơn
Khi hóa đơn bị từ chối cấp mã, việc quản lý và xử lý cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và tránh sai sót trong tương lai.
Lưu ý:
Khi xử lý hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã, chưa được cấp mã của cơ quan thuế, bạn cần lưu ý:
- Đảm bảo rằng toàn bộ thông tin trên hóa đơn mới đã được kiểm tra kỹ lưỡng, đặc biệt là các thông tin quan trọng như mã số thuế và số tiền;
- Ghi chú lại lý do bị từ chối cấp mã và cách xử lý để rút kinh nghiệm cho lần sau, tránh lặp lại cùng một lỗi;
- Không nên xóa hóa đơn đã bị lỗi, thay vào đó, bạn cần lưu trữ hóa đơn này cùng với mã lỗi tương ứng. Việc này giúp bạn có cơ sở để đối chiếu, kiểm tra lại thông tin và làm bằng chứng cho việc đã lập hóa đơn nhưng không thành công.
Việc quản lý tốt hóa đơn bị từ chối không chỉ giúp bạn xử lý vấn đề kịp thời mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc lập hóa đơn, tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
V. Câu hỏi thường gặp về việc xử lý hóa đơn điện tử chưa được cấp mã
1. Hóa đơn bị từ chối cấp mã là do đâu?
Hóa đơn điện tử có thể bị từ chối cấp mã do một hoặc nhiều lỗi thông tin, kỹ thuật. Trong đó, các nguyên nhân phổ biến có thể kể đến gồm: sai mã số thuế, chữ ký số không khớp với series chữ ký số đã đăng ký…
>> Xem chi tiết: Nguyên nhân hóa đơn điện tử không được cấp mã.
2. Cần làm gì khi phát hiện hóa đơn bị từ chối cấp mã?
Khi hệ thống báo lỗi, việc đầu tiên bạn cần làm là xem thông báo lỗi từ cơ quan thuế để xác định được lỗi, xử lý lỗi và xuất lại hóa đơn mới.
>> Xem chi tiết: Cách xử lý đối với hóa đơn điện tử bị từ chối cấp mã.
3. Có thể lập hóa đơn thay thế hóa đơn bị từ chối cấp mã có thể lập hóa đơn thay thế không?
Theo quy định, không thể lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã cấp mã vì hóa đơn ban đầu chưa được cấp mã, không có giá trị pháp lý. Bạn cần lập hóa đơn mới sau khi đã khắc phục được lỗi.
Đông Trúc - Phòng Kế toán Anpha