Cách làm biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Nghị định 70, Thông tư 32. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót: tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa.
Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử lập sai. Khi đó, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho HĐĐT bị sai và phải thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua về việc lập biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn sai sót.
Bài viết dưới đây của Anpha sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cho từng trường hợp cụ thể một cách nhanh chóng, chính xác. Có đầy đủ hình ảnh và mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn cho bạn tham khảo.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là văn bản được lập ra để xử lý các sai sót về thông tin trên hóa đơn đã phát hành như: sai tên công ty, mã số thuế, sai tên hàng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền…
Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp lý cho giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ của bên mua và bên bán. Đồng thời, đây cũng là cơ sở pháp lý cho việc sửa đổi hóa đơn điện tử ban đầu. Khi biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập, thì hóa đơn điều chỉnh tương ứng cũng sẽ được phát hành.
>> Tìm hiểu thêm: Các quy định mới về hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn - Mới nhất
Dưới đây là 3 trường hợp doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thường gặp:
➧ Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót về thông tin người mua
Sai tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các thông tin khác không bị sai.
➧ Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về các nội dung sau:
- Sai mã số thuế của bên mua hoặc bên bán;
- Sai số tiền ghi trên hóa đơn;
- Sai thuế suất, sai tiền thuế;
- Sai nội dung của hàng hóa (số lượng, quy cách…).
➧ Trường hợp 3: Trong cùng một tháng có nhiều hóa đơn đã lập sai cùng một lỗi
- Người bán lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng;
- Đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Lưu ý:
- Trường hợp hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, thì người bán phải lập đồng thời biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh;
- Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ người mua, ngày tháng, nhưng mã số thuế và thông tin khác của người mua vẫn ghi đúng thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai, tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Nghị định 70
Tùy theo từng trường hợp sai sót trên hóa đơn điện tử mà có thể có các biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót khác nhau sau:
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền;
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty;
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai thuế suất;
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng;
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ.
Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung mới nhất áp dụng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót - 2025.
Cách ghi nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách ghi chi tiết từng mục của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể tham khảo:
➧ Ngày lập biên bản: Ghi ngày xuất hóa đơn điều chỉnh
➧ Điền thông tin bên bán (Bên A) và bên mua (Bên B):
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua;
- Số điện thoại, email (nếu có);
- Tên người lập biên bản (thường là kế toán).
➧ Ghi thông tin của hóa đơn sai sót:
- Số hóa đơn;
- Ký hiệu hóa đơn;
- Ngày lập hóa đơn;
- Mã cơ quan thuế.
➧ Ghi lý do điều chỉnh hóa đơn:
Tùy từng trường hợp sai sót mà bên bán ghi lý do tương ứng. Ví dụ:
- Điều chỉnh địa chỉ người mua từ (địa chỉ cũ) sang (địa chỉ mới);
- Điều chỉnh số lượng hàng hóa (tên hàng hóa) từ (số lượng cũ) (số lượng mới) → điều chỉnh tăng giảm số lượng;
Điều chỉnh đơn giá hàng hóa (tên hàng hóa) từ (đơn giá cũ) sang (đơn giá mới).
Dưới đây, Anpha sẽ hướng dẫn bạn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử của M-Invoice theo Thông tư 32/2025/TT-BTC. Trình tự các bước như sau:
Bước 1: Chọn hóa đơn điều chỉnh vừa lập
Bước 2: Kiểm tra thông tin người bán, người mua và điền lý do điều chỉnh hóa đơn
Lưu ý:
Khi tiến hành điều chỉnh sửa các lỗi sai trên hóa đơn điện tử bằng cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Lý do điều chỉnh: Cần ghi rõ sai thông tin gì;
- Ngày trên biên bản điều chỉnh phải khớp với ngày trên hóa đơn điều chỉnh;
- Nội dung trên biên bản phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu… xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày tháng… ký hiệu… nội dung điều chỉnh.
Bước 3: Thực hiện lưu và ký biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Sau khi hoàn thành bước 2, bạn chọn “Lưu” hoặc chọn “Lưu & Ký”;
- Tiếp theo, chọn chứng thư số của chữ ký số điện tử và bấm “OK”.
- Phần mềm hiển thị biên bản điều chỉnh hóa đơn được ký thành công như bên dưới.
Bước 4: Xem và in biên bản
- Bạn có thể thao tác chọn biểu tượng máy in trên phần mềm như hình;
- Tiếp theo bấm Ctrl + P để in biên bản hoặc chọn tải biên bản về máy tính để gửi khách hàng.
Trên đây, Anpha đã cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và cách viết biên bản điều chỉnh hóa đơn có sai sót. Nếu bạn cần tư vấn thêm thông tin có thể liên hệ Anpha theo số 0901 042 555 (Miền Bắc) - 0939 356 866 (Miền Trung) - 0902 602 345 (Miền Nam) để được hỗ trợ miễn phí.
Một số câu hỏi thường gặp khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót
1. Hóa đơn xuất sai địa chỉ người mua có điều chỉnh được không?
Có. Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về địa chỉ người mua, nhưng mã số thuế và thông tin khác của người mua vẫn ghi đúng thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai, tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
2. Hóa đơn xuất sai tên công ty, mã số thuế có điều chỉnh được không?
Có. Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên công ty, mã số thuế thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai bị sai sót và tiến hành lập đồng thời biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh.
3. Hóa đơn sai đơn giá có điều chỉnh được không?
Có. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về đơn giá làm ảnh hưởng đến tiền thuế ghi trên hóa đơn thì người bán phải thỏa thuận với người mua về việc điều chỉnh hóa đơn và thực hiện lập đồng thời biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh.
4. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần có những nội dung gì?
Nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn cần có những nội dung bắt buộc sau:
- Ngày lập biên bản;
- Thông tin bên bán (Bên A) và bên mua (Bên B) gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại…;
- Thông tin của hóa đơn sai sót gồm: số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập, mã cơ quan thuế, ngày, kỳ kê khai…;
- Lý do điều chỉnh hóa đơn.
5. Có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử online không?
Có. Người bán có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trực tiếp ngay trên phần mềm hóa đơn. Bạn có thể tham khảo cách tạo biên bản điều chỉnh hóa đơn online trên phần mềm hóa đơn điện tử của M-Invoice mà Kế toán Anpha đã hướng dẫn ở phía trên bài viết.
>> Xem thêm: Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn online - theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Gọi cho chúng tôi theo số 0901 042 555 (Miền Bắc) - 0939 356 866 (Miền Trung) - 0902 602 345 (Miền Nam) để được hỗ trợ.