Quy định về sử dụng Hóa Đơn Điện Tử đối với Hộ kinh doanh

Tìm hiểu quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh - Thông tư 78; đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử & cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh.

Theo Nghị định 123 và Thông tư 78 về hóa đơn điện tử, từ ngày 01/07/2022, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh theo phương pháp kê khai bắt buộc phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử. Để đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ cũng như hiểu đúng các quy định mới về hóa đơn điện tử, chủ thể kinh doanh cần nắm những thông tin quan trọng dưới đây, tránh những trường hợp vi phạm hành chính không đáng có.

I. Căn cứ pháp lý

• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020;
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 17/09/2021;
• Thông tư số 40/2021/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 01/06/2021.

II. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo, lập, xử lý và lưu trữ trên hệ thống phương tiện điện tử của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, thuế, và giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh thông thường;
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh TMĐT, siêu thị, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy…;
• Hóa đơn có mã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế áp dụng cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai hoạt động kinh doanh các lĩnh vực liên quan trực tiếp đến người tiêu dùng như:
  • Nhóm kinh doanh ăn uống, nhà hàng, khách sạn;
  • Nhóm bán lẻ hàng hóa: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng;
  • Nhóm bán lẻ thuốc tân dược;
  • Nhóm dịch vụ khác như vui chơi giải trí, vé cầu đường, vé xe buýt, vé tham quan du lịch;
  • Nhóm kinh doanh vàng bạc.

>> Tham khảo chi tiết: Hóa đơn điện tử là gì?.

III. Quy định về đối tượng hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử

1. Đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 3 trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử là:

1. Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện khai thuế theo phương pháp kê khai;
2. Hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp khoán sử dụng hóa đơn điện tử nếu có yêu cầu;
3. Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh sử dụng hóa đơn điện tử nếu có yêu cầu.

Lưu ý:

Đối với trường hợp 2 và 3 kể trên, nếu hộ kinh doanh cần sử dụng hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

2. Đối tượng chưa bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Những hộ kinh doanh chưa cần áp dụng hóa đơn điện tử mà vẫn được sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế là các hộ kinh doanh hoạt động tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn, không có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, không có phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử, không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương pháp điện tử.

Thời gian được phép sử dụng hóa đơn giấy đối với các hộ kinh doanh kể trên quy định tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

• Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/07/2022: Được sử dụng hóa đơn giấy trong vòng 12 tháng tính một lần kể từ 01/07/2022;
• Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/07/2022: Được sử dụng hóa đơn giấy trong vòng 12 tháng kể từ thời điểm đăng ký sử dụng hóa đơn.

>> Tham khảo chi tiết: Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.

IV. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể

1. Đối với hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp kê khai

Trường hợp 1: Đối với hộ kinh doanh hoạt động tại địa bàn có điều kiện khó khăn và đặc biệt khó khăn

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, những hộ kinh doanh thuộc trường hợp này thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Chủ thể kinh doanh tiến hành truy cập trang Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn trực tiếp.

Lưu ý:

Các hộ kinh doanh thuộc trường hợp này cần liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể.

Trường hợp 2: Đối với các hộ kinh doanh khác

Chủ thể kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo các bước sau:

➤ Bước 1: Hộ kinh doanh chủ động liên hệ với các nhà cung cấp để mua phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số, sau đó truy cập vào phần mềm để gửi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

➤ Bước 2: Chờ cơ quan thuế xử lý đề nghị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh.

Trong thời hạn 1 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được yêu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử), cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị:

• Trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận: Đơn vị tiến hành truy cập vào phần mềm để xuất hóa đơn khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng, định kỳ cuối tháng/quý tổng hợp doanh thu đã xuất trong quý để kê khai và nộp thuế;
• Trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo không chấp nhận: Đơn vị thực hiện bổ sung, điều chỉnh nội dung đăng ký theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện đăng ký lại từ đầu.

2. Đối với hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh

2.1. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử

• HKD có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ trực tiếp đến Chi cục Thuế tại nơi thực hiện hoạt động kinh doanh;
• HKD không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ trực tiếp đến Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Thông tin trên CMND/CCCD/hộ chiếu của người nhận hóa đơn phải khớp với thông tin trên đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử.

2.2. Quy trình cấp hóa đơn điện tử

➤ Bước 1: Người nộp thuế gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh theo mẫu số 06/ĐN-PSĐT - Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

➤ Bước 2: Người nộp thuế tiến hành:

• Kê khai và nộp thuế theo mẫu số 01/CNKD - tờ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
• Xuất trình bản gốc và bản sao các hồ sơ sau để đối chiếu với cơ quan thuế, bao gồm: 
  • Hợp đồng kinh tế cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
  • Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng;
  • Tài liệu chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa;
  • Tài liệu chứng minh nếu hàng hóa do cá nhân tự sản xuất...

➤ Bước 3: Chờ cơ quan thuế trả kết quả

• Sau khi chấp nhận đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh, cơ quan thuế sẽ gửi thông tin mã hồ sơ và tài khoản đăng nhập vào hòm thư điện tử (email) của người nộp thuế;
• Người nộp thuế thực hiện đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: hoadondientu.gdt.gov.vn để lập hóa đơn điện tử.

V. Các câu hỏi thường gặp khi đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể

1. Khi nào hộ kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Khoản 1, Điều 16, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau: 

• Chấm dứt mã số thuế; 
• Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác nhận không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; 
• Thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan có thẩm quyền; 
• Bị cơ quan thuế yêu cầu cưỡng chế nợ thuế; 
• Bị các cơ quan có thẩm quyền phát hiện về hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán các loại hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ; 
• Bị các cơ quan có thẩm quyền phát hiện về hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, dịch vụ để chiếm đoạt tiền của cá nhân, tổ chức.

2. Hộ kinh doanh cá thể có được xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) không?

Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh sẽ không được xuất hóa đơn giá trị gia tăng mà chỉ có thể xuất hóa đơn bán hàng theo mẫu dưới đây:

Trường hợp các hộ kinh doanh muốn được xuất hóa đơn giá trị gia tăng thì bắt buộc phải tiến hành chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp, tuân thủ theo đúng các quy định pháp luật về hóa đơn GTGT hiện hành.

>> Tìm hiểu thêm: Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty.

Hà Phạm - Phòng Kế toán Anpha