Mã hóa đơn điện tử là gì? Các cách tra cứu hóa đơn điện tử

Quy định về hóa đơn điện tử là gì? Mã hóa đơn điện tử và các loại hóa đơn điện tử. Cách tra hóa đơn điện tử, tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Nội dung chính:

I. Quy định về hóa đơn điện tử
II. Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ
III. Các câu hỏi liên quan đến quy định hóa đơn điện tử

I. Quy định về hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ lập ra để chứng minh việc bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo dạng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện thông qua dữ liệu do tổ chức, cá nhân bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử để ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định về pháp luật thuế và kế toán, kể cả hóa đơn khởi tạo bằng máy tính tiền.

Tham khảo thêm:

>> Quy định về hóa đơn điện tử - Theo Thông tư 78 & Nghị định 123;

>> Điểm mới về hóa đơn điện tử - Theo Nghị định 70;

>> Điểm mới về hóa đơn điện tử và tem điện tử - Theo Công điện khẩn của Cục Thuế;

>> Quy định không được hủy hóa đơn điện tử sai sót - Từ ngày 01/06/2025;

>> 11 trường hợp không sử dụng hóa đơn điện tử;

>> Bán tạp hóa có phải dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền;

>> Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh.

2. Có mấy loại hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử gồm 2 loại: hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (bao gồm hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền). Trong đó:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã cho tổ chức khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trước khi gửi cho người mua;
Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng, cung cấp hàng hóa gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

3. Mã hóa đơn điện tử là gì?

Mã hóa đơn điện tử là 1 dãy số duy nhất do cơ quan thuế cấp cho từng hóa đơn điện tử của người bán lập ra trước khi gửi cho người mua, dùng để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn.

II. Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo Thông tư 78 và Nghị định 123 về hóa đơn điện tử thì có các cách tra cứu hóa đơn như sau.

Cách 1. Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào theo Thông tư 78 (đã cấp mật khẩu vào trang tra cứu)

➧ Bước 1: Vào trang tra cứu hóa đơn tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/tra-cuu/tra-cuu-hoa-don và đăng nhập theo thông tin mà cơ quan thuế đã cấp cho doanh nghiệp.

➧ Bước 2: Vào mục tra cứu tiếp tục chọn “Tra cứu hóa đơn” ➜ Chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” ➜ Bấm “Tìm kiếm”.

Cách 2. Cách tra hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

➧ Bước 1: Đăng nhập website https://hoadondientu.gdt.gov.vn/;

➧ Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết như:

Mã số thuế người bán;
Loại hóa đơn;
Ký hiệu hóa đơn;
Số hóa đơn;
Tổng tiền thuế;
Tổng tiền thanh toán và mã captcha.

➧ Bước 3: Bấm “Tìm kiếm”.

Nếu hóa đơn có tồn thì sẽ thể hiện đã cấp mã hóa đơn;
Nếu không có hóa đơn thì sẽ thể hiện không tồn tại hóa đơn.

>> Tham khảo thêm: Lỗi không tra cứu được hóa đơn điện tử trên Tổng cục Thuế.

Cách 3. Cách tra cứu hóa đơn trên website của nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Ví dụ: Tra cứu hóa đơn EasyInvoice

Bước 1: Đăng nhập website https://tracuu.easyinvoice.vn;
Bước 2: Nhập mã số thuế công ty phát hành hóa đơn, mã tra cứu (nhà cung cấp gửi), mã xác thực ➜ Bấm “Tra cứu”.