Thời hạn chuyển dữ liệu Hóa Đơn Điện Tử cho Cơ quan Thuế

Quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế: phương thức, hình thức, thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế, mức phạt.

I. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế là gì?

➤ Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT theo bảng tổng hợp dữ liệu theo mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA áp dụng đối với các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuộc các lĩnh vực như bưu chính viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, vận tải hàng không, chứng khoán;
• Hóa đơn bán hàng như điện, nước sạch… sẽ nằm trong trường hợp này nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

➤ Phương thức chuyển dữ liệu đầy đủ nội dung hóa đơn

Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với doanh nghiệp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại Mục I.1.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử - Mẫu số 01/TH-HĐĐT.

II. Lưu ý về thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế

1. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân kinh doanh phải tạo, ký số và gửi hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế để nhận mã cơ quan thuế.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế sẽ tự động thực hiện việc cấp mã và thông báo kết quả cấp mã cho người gửi nếu tuân thủ các yêu cầu sau:

• Hóa đơn điện tử phải chứa đầy đủ thông tin (theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP);
• Hóa đơn điện tử phải tuân thủ định dạng (theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP);
• Hóa đơn điện tử có thông tin đăng ký phải chính xác (theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP);
• Hóa đơn điện tử không thuộc trường hợp buộc ngừng sử dụng (theo Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Vì thế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế ngay khi hóa đơn được lập và yêu cầu cơ quan thuế cấp mã. Hóa đơn sau khi được cấp mã cũng phải được gửi cho người mua hàng tương ứng.

2. Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Người bán lập bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/TH-HĐĐT theo tháng hoặc quý để gửi đến cơ quan thuế cùng với thời gian gửi tờ khai thuế GTGT:

• Kê khai theo tháng: Thời hạn gửi là ngày 20 của tháng tiếp theo;
• Kê khai theo quý: Thời hạn là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

Đối với trường hợp hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp thì người bán gửi thông tin điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Đối với trường hợp doanh nghiệp bán xăng dầu thì người bán tổng hợp dữ liệu của tất cả hóa đơn bán hàng trong ngày theo từng mặt hàng trên bảng tổng hợp dữ liệu và chuyển dữ liệu bảng tổng hợp này ngay trong ngày.

Tham khảo thêm:

>> Quy định không được hủy hóa đơn điện tử sai sót - Từ ngày 01/06/2025;

>> Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai;

>> Thông báo hóa đơn sai sót hóa đơn điện tử - Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

III. Các hình thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế

Người bán chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến Tổng cục Thuế bằng 2 hình thức: 

• Gửi trực tiếp;
• Gửi gián tiếp qua một tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử.

1. Quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử - Hình thức trực tiếp

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu tại Khoản 4 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn theo hình thức gửi trực tiếp đến Tổng cục Thuế và phải có văn bản, tài liệu đính kèm chứng minh đủ điều kiện đáp ứng.

Cụ thể:

• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua các kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 gồm:
  • 1 kênh truyền chính;
  • 1 kênh truyền dự phòng;
  • Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5Mbps.
• Sử dụng dịch vụ web (web service), message queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối;
• Sử dụng phương thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử.

 Doanh nghiệp gửi kèm danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để kết nối kỹ thuật nếu:

• Doanh nghiệp có tổ chức mô hình kinh doanh công ty mẹ và con;
• Có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tại công ty mẹ;
• Có nhu cầu chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử của công ty mẹ và con đến Tổng cục Thuế.

Có thể bạn quan tâm:

>> Quy định mới liên quan đến hóa đơn điện tử - Theo Công văn hỏa tốc của Cục Thuế;

>> Điểm mới về hóa đơn điện tử - Theo Nghị định 70.

2. Quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử - Hình thức gián tiếp

• Doanh nghiệp gửi dữ liệu hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;
• Áp dụng đối với doanh nghiệp không thuộc mục I.1, thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để làm dịch vụ chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Tổ chức cung cấp dịch vụ (bên thứ 3) có trách nhiệm chuyển dữ liệu HĐĐT trực tiếp đến cơ quan thuế.

>> Tham khảo thêm: Bảng giá dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử tại Anpha - Chỉ từ 143.000 đồng.

3. Lưu ý khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Đối với trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì bảng tổng hợp dữ liệu sẽ được tách theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế yêu cầu, nhằm đảm bảo đường truyền.

IV. Mức phạt chậm chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế (dữ liệu HĐĐT)

• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá hạn từ 1 - 5 ngày làm việc;
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu thuộc các hành vi sau đây:
  • Chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế quá hạn từ 6 - 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;
  • Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu không đầy đủ số lượng hóa đơn lập trong kỳ.
• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu thuộc các hành vi sau đây:
  • Chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế quá hạn từ 11 ngày làm việc trở lên kể từ ngày hết hạn theo quy định;
  • Doanh nghiệp không chuyển dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

Tham khảo thêm: 

>> Quy định mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm;

>> Các trường hợp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp;

>> Quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

V. Câu hỏi thường gặp về việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế

1. Quy định gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng của doanh nghiệp qua hình thức nào?

Doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua những hình thức sau:

• Gửi trên cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (web, portal): Mỗi khách hàng doanh nghiệp sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn;
• Gửi qua địa chỉ email khách hàng cung cấp.

Đối với trường hợp khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn có thể:

• Gửi tự động đến tool tiếp nhận hóa đơn, phần mềm được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn;
• Tích hợp qua services.

2. Hóa đơn điện tử có cần ký người mua hàng?

Bên mua không cần thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử, nhưng hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn hợp lý, hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận.

Phương Uyên - Phòng Kế toán Anpha