Có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền).

I. Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung Điểm c, Điểm d Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Máy tính tiền là hệ thống tính tiền sẽ bao gồm một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau hoặc một thiết bị điện tử đồng bộ bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: 
  • Số liệu bán hàng;
  • Lưu trữ các dữ liệu bán hàng, tính tiền.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền) có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế là dữ liệu điện tử hoặc hóa đơn có mã của cơ quan thuế, để từ đó người mua có thể kê khai, truy xuất thông tin hóa đơn được lập bởi cá nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ/hàng hóa từ hệ thống tính tiền, đồng thời dữ liệu sẽ được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Tham khảo thêm: 

>> Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;

>> Các cách tra cứu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;

>> Quy định về hóa đơn điện tử - Theo Thông tư 78 & Nghị định 123;

>> Điểm mới về hóa đơn điện tử - Theo Nghị định 70;

>> Điểm mới về hóa đơn điện tử và tem điện tử - Theo Công điện khẩn của Cục Thuế.

II. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Từ ngày 01/06/2025, theo Khoản 8 Điều 1 sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì các đối tượng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế gồm:

1. Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh (tại Khoản 1 Điều 51) có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên hằng năm (theo Khoản 2 Điều 90 và Khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14).

2. Doanh nghiệp có hoạt động cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa, trong đó có cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa trực tiếp đến cá nhân người tiêu dùng như:

• Siêu thị, trung tâm thương mại, bán lẻ (trừ xe máy, mô tô, ô tô, xe có động cơ khác); 
• Khách sạn, nhà hàng, ăn uống;
• Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam; 
• Dịch vụ nghệ thuật;
• Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ;
• Dịch vụ vận tải hành khách, hoạt động chiếu phim, vui chơi, giải trí.

Lưu ý:

Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc đối tượng quy định theo Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế nhưng chưa đảm bảo là HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử dưới đây thì đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (theo Khoản 5 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC).

Cụ thể:

• Các thông tin mã số thuế, tên, địa chỉ người bán; 
• Mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại, tên, địa chỉ người mua (nếu người mua yêu cầu); 
• Tên dịch vụ, hàng hóa, đơn giá, số lượng, giá thanh toán gồm:
  • Giá bán chưa thuế giá trị gia tăng;
  • Thuế suất thuế giá trị gia tăng;
  • Tiền thuế giá trị gia tăng; 
  • Tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Thời điểm lập hóa đơn và theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi và bổ sung theo Khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Tham khảo thêm:

>> Bán tạp hóa có phải dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền;

>> 11 trường hợp không sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh;

>> Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh;

>> Các trường hợp phải xuất hóa đơn và không phải xuất hóa đơn.

III. Nguyên tắc và điều kiện xuất hóa đơn từ máy tính tiền

Căn cứ tại Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi và bổ sung Khoản 2 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế;
• Không bắt buộc có chữ ký số;
• Khoản chi mua dịch vụ, hàng hóa sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền (hoặc tra cứu thông tin từ dữ liệu Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn hoặc sao chụp hóa đơn) được xác định là khoản chi có đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

>> Tham khảo thêm: Quy định không được hủy hóa đơn điện tử sai sót - Từ ngày 01/06/2025.

IV. Nội dung cần có trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Tại Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi và bổ sung Khoản 3 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền cần có các nội dung sau đây:

• Mã số thuế, tên và địa chỉ người bán;
• Thông tin của người mua nếu có yêu cầu từ người mua như: mã số thuế/số điện thoại/số định danh cá nhân, tên và địa chỉ;
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Tên dịch vụ, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền;
• Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì phải ghi rõ các nội dung như: 
  • Giá bán chưa thuế GTGT;
  • Thuế suất thuế GTGT;
  • Tiền thuế GTGT;
  • Tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể kê khai, truy xuất thông tin HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Người bán gửi HĐĐT cho người mua bằng các hình thức điện tử (thư điện tử, tin nhắn và các hình thức khác) hoặc có thể cung cấp mã QR hoặc đường dẫn để người mua tải hoá đơn điện tử và tra cứu.

>> Tham khảo thêm: Ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau - dùng được không.

V. Mức phạt không sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Trường hợp doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã được cơ quan thuế thông báo và hỗ trợ về việc chuyển đổi áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không chuyển đổi thì được xác định là hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn.

Cơ quan thuế sẽ phối hợp với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để xử lý vi phạm theo đúng quy định của pháp luật.

Mức phạt đối với các trường hợp thuộc đối tượng chuyển đổi áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không thực hiện, cụ thể:

➧ Trường hợp thuộc đối tượng phải đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không sử dụng: 

• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng liên quan đến hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật (theo Điểm d Khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP);
• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa cho người mua theo quy định (theo Khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

➧ Trường hợp đã đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế thì phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng (theo Điểm g Khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Lưu ý:

Mức phạt trên là đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Mức phạt đối với cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh bằng 1/2 lần mức phạt của tổ chức.

>> Tham khảo thêm: Mức xử phạt bán hàng không xuất hóa đơn.

VI. Những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, do đó doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh thuộc đối tượng phải đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền cần thay đổi, đăng ký và chuyển đổi áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền để bảo đảm cho việc sử dụng HĐĐT khi cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa được thực hiện kịp thời và đúng quy định.

Khi sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền thì cần lưu ý như:

• Hóa đơn lập tại thời điểm cung cấp dịch vụ, bán hàng đảm bảo nội dung đầy đủ, chính xác;
• Hoá đơn vẫn có giá trị pháp lý nếu gửi đúng dữ liệu cho cơ quan thuế ngay cả khi không có chữ ký số;
• Cung cấp hóa đơn cho khách hàng qua các hình thức điện tử như tin nhắn, email hoặc QR code;
• Thiết bị phải đảm bảo chuẩn kết nối và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế đúng thời hạn, thời gian quy định;
• Đảm bảo có thể tra cứu khi cần kiểm tra và lưu trữ dữ liệu điện tử theo đúng quy định.

VII. Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn in từ máy tính tiền

1. Thông tin người mua trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?

Không. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải ghi thông tin người mua, chỉ ghi nếu có yêu cầu từ người mua (Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi và bổ sung Khoản 3 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

>> Xem chi tiết: Nội dung cần có trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là ai?

Theo Khoản 8 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP thì đối tượng bắt buộc sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền là:

• Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh (tại Khoản 1 Điều 51) có mức doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên;
• Doanh nghiệp có hoạt động cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa, trong đó có cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa trực tiếp đến cá nhân người tiêu dùng như:
  • Siêu thị, trung tâm thương mại, bán lẻ (trừ xe máy, mô tô, ô tô, xe có động cơ khác); 
  • Khách sạn, nhà hàng, ăn uống;
  • Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam; 
  • Dịch vụ nghệ thuật;
  • Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ;
  • Dịch vụ vận tải hành khách, hoạt động chiếu phim, vui chơi, giải trí.

>> Xem chi tiết: Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

3. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không có chữ ký số được không? 

HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì không bắt buộc có chữ ký số (Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi và bổ sung Khoản 2 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

>> Xem chi tiết: Nguyên tắc và điều kiện xuất hóa đơn từ máy tính tiền.

Thủy Nguyễn - Phòng Kế toán Anpha