Mức xử phạt bán hàng không xuất hóa đơn, lập sai thời điểm

Hóa đơn là gì? Quy định về thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ, hàng xuất khẩu. Mức xử phạt bán hàng không xuất hóa đơn, xuất hóa đơn sai thời điểm.

I. Hóa đơn là gì?

1. Khái niệm hóa  đơn

Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật, bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn bán hàng;
• Các loại hóa đơn khác như hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in…

Tham khảo:

>> Hóa đơn giá trị gia tăng;

>> Hóa đơn điện tử.

2. Khi nào phải xuất hóa đơn?

Căn cứ theo quy định tại Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức/cá nhân có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập và giao hóa đơn cho người mua theo đúng quy định của pháp luật.

>> Tìm hiểu thêm: Các trường hợp phải xuất hóa đơn và không phải xuất hóa đơn.

3. Thời điểm xuất hóa đơn

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:

Tìm hiểu thêm:

>> Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử;

>> Thời điểm xuất hóa đơn xuất khẩu.

II. Các trường hợp vi phạm không xuất hóa đơn

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP), các trường hợp được xem là vi phạm không xuất hóa đơn cụ thể như sau:

1. Bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ mà không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua;
2. Lập hóa đơn sai thời điểm theo quy định;
3. Có phát sinh doanh thu nhưng không kê khai, không xuất hóa đơn;
4. Không lập hóa đơn đối với những trường hợp:
   • Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;
   • Hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng, trao đổi;
   • Hàng hóa, dịch vụ dùng để trả thay lương cho người lao động.

Tham khảo:

>> Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất;

>> Các trường hợp phải xuất hóa đơn;

>> Quy định về xuất hóa đơn quà tặng.

III. Các mức xử phạt bán hàng không xuất hóa đơn, xuất hóa đơn sai thời điểm

Căn cứ theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hình thức xử lý, xử phạt đối với hành vi không xuất hóa đơn được quy định như sau:

1. Xử phạt hành chính

>> Tham khảo: Quy định xử phạt hành chính về hóa đơn.

2. Truy thu, phạt thuế

Căn cứ theo các quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đối với những trường hợp không xuất hóa đơn dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, cơ quan thuế có thể xử lý như sau:

• Truy thu số thuế trốn/thiếu;
• Phạt 20% số thuế trốn, chậm nộp;
• Tính tiền chậm nộp theo lãi suất quy định (0,03%/ngày).

3. Xử lý hình sự

Căn cứ theo quy định tại Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), cá nhân/tổ chức nếu hành vi cố ý trốn thuế, che giấu doanh thu lớn có thể bị xử lý như sau:

• Khởi tố hình sự;
• Phạt tiền từ 100.000.000 - 4.500.000.000 đồng, tùy theo mức độ nghiêm trọng;
• Phạt tù từ 3 tháng - 7 năm, tùy theo từng mức độ nghiêm trọng.

Tìm hiểu thêm:

>> Mức phạt sử dụng hóa đơn bất hợp pháp;

>> Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm;

>> Mức phạt làm mất hóa đơn.

IV. Cách xử lý trường hợp bán hàng nhưng chưa xuất hóa đơn

• Tự phát hiện và lập hóa đơn bổ sung ngay tại thời điểm phát hiện;
• Gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế qua hệ thống;
• Làm văn bản giải trình nếu cơ quan thuế kiểm tra phát hiện;
• Chấp hành phạt vi phạm hành chính nếu có;
• Khai bổ sung hồ sơ thuế nếu cần điều chỉnh doanh thu.

Tham khảo:

>> Cách xử lý trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn;

>> Cách lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh;

>> Quy định về xử lý hóa đơn sai sót.

V. Biện pháp phòng tránh vi phạm về xuất hóa đơn

• Thiết lập quy trình nội bộ rõ ràng cho việc lập, xuất hóa đơn;
• Đào tạo nhân viên kế toán, bán hàng về quy định xuất hóa đơn;
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp thời gian thực;
• Lưu trữ và đối chiếu hóa đơn thường xuyên với báo cáo thuế;
• Thường xuyên cập nhật quy định mới về thuế và hóa đơn.

VI. Các câu hỏi liên quan đến quy định về xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ

1. Hàng khuyến mãi, biếu, tặng có phải xuất hóa đơn không?

Có. Dù hoạt động này không thu tiền nhưng vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ là hàng khuyến mãi, biếu, tặng, đồng thời ghi giá trị hàng theo giá thị trường kèm theo cơ sở pháp lý về khuyến mãi (nếu có).

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn quà tặng.

2. Khách hàng không lấy hóa đơn thì có cần lập không?

Có. Mặc dù người mua không cần lấy hóa đơn nhưng người bán vẫn phải lập hóa đơn và lưu trữ nội bộ (hoặc gộp cuối ngày nếu đủ điều kiện).

>> Tham khảo: Cách xử lý khi khách hàng không lấy hóa đơn GTGT.

3. Lập hóa đơn không đúng thời điểm có bị phạt không và phạt bao nhiêu?

Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm, tức là không lập hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch theo quy định thì có thể bị phạt tiền từ 4.000.000 - 8.000.000 đồng.

>> Xem chi tiết: Thời điểm xuất hóa đơn.

Mộng Huyền - Phòng Kế toán Anpha