Ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau - dùng được không?

Ngày ký hóa đơn không trùng ngày lập hợp lệ không, có bị phạt không? Quy định ngày ký hóa đơn điện tử (ngày xuất hóa đơn) & thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ phổ biến trong hoạt động kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn còn chưa rõ các quy định liên quan đến ngày lập và ngày ký số trên hóa đơn, đặc biệt là việc hai ngày này có bắt buộc phải trùng nhau hay không? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vấn đề này.

I. Hóa đơn điện tử là gì?

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được tạo lập, phát hành và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử tập hợp các thông tin về bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật.

>> Tham khảo chi tiết: Hóa đơn điện tử.

2. Các loại hóa đơn điện tử

Theo quy định, hiện nay có 2 loại hóa đơn điện tử chính gồm:

>> Có thể bạn quan tâm: Quy định mới về hóa đơn điện tử - Từ ngày 01/06/2025.

II. Ngày ký hóa đơn không trùng ngày lập có hợp lệ không?

Thông thường, ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử cần phải trùng nhau. Tuy nhiên, vẫn có những doanh nghiệp gặp phải trường hợp ngày lập và ngày ký số trên hóa đơn không trùng nhau và xét theo quy định hiện hành, hóa đơn này vẫn được xem là hợp lệ nếu:

• Ngày lập đúng theo thời điểm phát sinh nghĩa vụ ghi nhận doanh thu;
• Ngày ký không vượt quá phạm vi cho phép và có lý do hợp lý (ví dụ như hệ thống trục trặc, người ký vắng mặt…).

1. Quy định về ngày lập hóa đơn (thời điểm lập hóa đơn)

Ngày lập hóa đơn là thời điểm phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và cần được ghi nhận chính xác theo đúng thời điểm ghi nhận doanh thu, phù hợp với quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn cụ thể như sau:

• Đối với bán hàng: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng của hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa;
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Lưu ý:

1) Trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc thu trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

2) Đối với trường hợp doanh nghiệp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, từng công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng, bàn giao hoặc nghiệm thu đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được bàn giao tương ứng.

2. Quy định về ngày ký hóa đơn (ngày xuất hóa đơn)

Theo quy định tại Khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm ký số trên HĐĐT là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên HĐĐT và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Như vậy, ngày ký hóa đơn là ngày người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền thực hiện việc ký số lên hóa đơn để hoàn tất việc phát hành.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn.

Ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau có bị phạt không?

Như nội dung đã đề cập ở trên, tuy vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ nhưng trường hợp ngày ký không trùng với ngày lập, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nếu chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến CQT (sau khi lập hóa đơn phải gửi đến cho CQT để cấp mã và gửi cho người mua) theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Tham khảo:

>> Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm;

>> Xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

IV. Cách kê khai hóa đơn ngày lập và ngày ký khác nhau

➧ Đối với bên bán

Trường hợp HĐĐT có ngày lập không trùng với ngày ký thì bên bán thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT theo ngày lập hóa đơn.

➧ Đối với bên mua

Người mua kê khai thuế GTGT theo thời điểm nhận hóa đơn (tức là ngày ký hóa đơn) đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung.

Như vậy, việc hiểu rõ quy định về kê khai thuế khi xảy ra trường hợp ngày lập và ngày ký khác nhau trên hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng, giúp tránh gặp phải những sai phạm đáng tiếc cho doanh nghiệp. 

V. Các câu hỏi thường gặp về quy định ngày ký và ngày lập hóa đơn

1. Ngày lập hóa đơn có phải là ngày ký hóa đơn không?

Thông thường, ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử cần trùng nhau để đảm bảo việc kê khai chính xác, giảm thiểu rủi ro và sai sót.

>> Xem chi tiết: Ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau.

2. Nếu lập hóa đơn xong mà chưa ký có được coi là hóa đơn hợp lệ không?

Không. Hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi đã có chữ ký số của người bán, nếu chưa ký điện tử thì hóa đơn vẫn chỉ ở dạng bản nháp nội bộ, chưa có hiệu lực pháp lý.

3. Hóa đơn có ngày lập là cuối tháng, nhưng ký vào đầu tháng sau có hợp lệ không?

Có. Hóa đơn này vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ. Tuy nhiên việc lập và ký số khác kỳ có thể ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của doanh nghiệp và thời điểm ghi nhận doanh thu, vì vậy doanh nghiệp nên tránh trường hợp này.

>> Xem chi tiết: Thời điểm xuất hóa đơn.

Nguyễn Yến - Phòng Kế toán Anpha