Nộp hồ sơ báo tăng BHXH online ở đâu? Cách báo tăng bảo hiểm xã hội, hướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPT-BHXH cho doanh nghiệp từ 01/07/26.
I. Căn cứ pháp lý
- Nghị định 318/2025/NĐ-CP: Quy định chi tiết về cơ sở dữ liệu thị trường việc làm và công tác quản lý lao động;
- Quyết định 645/QĐ-BNV (ngày 09/06/2026): Công bố danh mục các thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực khai báo lao động.
II. Quy trình khai báo lao động BHXH và báo tăng bảo hiểm xã hội từ 01/07/2026
1. Quy định báo tăng BHXH thực hiện đồng thời thủ tục điều chỉnh thông tin tham gia BHXH
Bắt đầu từ ngày 01/07/2026, cơ chế quản lý thông tin nhân sự thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc đã có những thay đổi đáng kể nhằm tối ưu hóa thủ tục hành chính. Điểm cốt lõi là các đơn vị sử dụng lao động sẽ không phải thực hiện riêng lẻ một bước khai báo lao động như trước. Thay vào đó, nghiệp vụ này sẽ được tích hợp song song ngay trong bộ hồ sơ báo tăng BHXH cho nhân viên.
Việc khai báo sẽ được hệ thống của cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận tự động khi công ty nộp hồ sơ báo tăng mới hoặc điều chỉnh thông tin tham gia BHXH.
Ngay sau khi cán bộ chuyên quản duyệt hồ sơ hợp lệ, luồng dữ liệu này lập tức được liên thông sang cơ sở dữ liệu lao động quốc gia và hiển thị trực tiếp trên ứng dụng VssID của từng cá nhân.
2. Trình tự khai báo lao động kết hợp thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội
Dưới đây là 3 giai đoạn quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi làm thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ và chưa có sổ BHXH.
➧ Giai đoạn 1: Thu thập thông tin từ nhân viên
Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, bộ phận nhân sự/kế toán cần yêu cầu người lao động cung cấp chính xác các thông tin cơ bản sau:
- Thông tin định danh: họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, số căn cước công dân (CCCD);
- Địa chỉ: quê quán, nơi sinh, địa chỉ thường trú/tạm trú hiện tại;
- Thông tin công việc: chức danh, vị trí nghề nghiệp, số điện thoại liên lạc, mức lương làm căn cứ trích nộp BHXH;
- Y tế: tên bệnh viện/phòng khám muốn đăng ký khám chữa bệnh (KCB) ban đầu;
- Dữ liệu bảo hiểm: mã số BHXH (nếu đã từng đóng).
Lưu ý:
Nếu nhân sự chưa từng có mã BHXH, bắt buộc phải kê khai thêm thông tin của chủ hộ gia đình gồm:
- Họ tên;
- Giới tính;
- Ngày sinh;
- CCCD;
- Địa chỉ thường trú.
➧ Giai đoạn 2: Doanh nghiệp kê khai hồ sơ
Đại diện công ty tiến hành kê khai báo tăng trên các phần mềm BHXH điện tử, dịch vụ công BHXH…
➧ Giai đoạn 3: Phê duyệt từ cơ quan BHXH
Hệ thống của cơ quan quản lý sẽ tiếp nhận, xử lý và tự động đồng bộ hồ sơ hợp lệ.
Tham khảo thêm:
>> Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp;
>> Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho hộ kinh doanh;
>> Các trường hợp công ty được tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội.
III. Cách báo tăng bảo hiểm trên phần mềm VNPT (báo tăng BHXH online)
Về cơ bản, giao diện của các nhà cung cấp dịch vụ kê khai như VNPT, Viettel, EFY… tương đối giống nhau. Dưới đây là các thao tác chi tiết trên phần mềm VNPT để bạn dễ hình dung.
Bước 1: Đăng nhập và xác định mã đơn vị
- Khởi động phần mềm VNPT-BHXH của doanh nghiệp;
- Trường hợp công ty mới thành lập chưa có mã đơn vị BHXH:
- Nếu ở Hà Nội, bạn có thể thao tác xin cấp mã lần đầu qua mạng;
- Với các tỉnh thành khác, cần lập mẫu TK3-TS bản cứng và nộp trực tiếp tại BHXH cơ sở phụ trách xã/phường nơi đặt trụ sở kinh doanh.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Tờ khai tham gia, điều chỉnh BHXH - Mẫu TK3-TS.
Bước 2: Chọn đúng phân hệ nghiệp vụ
Truy cập vào khu vực "Danh sách dịch vụ công" và tìm mục “600”: Chuyên giải quyết các hồ sơ báo tăng, giảm hoặc điều chỉnh thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN, BNN…
Bước 3: Khởi tạo đợt khai báo
Tại đây, bấm chọn tính năng "Tạo đợt mới".
Bước 4: Nhập liệu chi tiết vào các biểu mẫu ở các tag dữ liệu
➧ Tại tag D02-LT:
Điền đầy đủ dữ liệu theo hồ sơ nhân sự đã thu thập gồm:
- Họ và tên, CCCD, ngày sinh, giới tính, chức danh, địa điểm làm việc;
- Mức lương đóng BHXH;
- Mã số BHXH (bỏ trống nếu nhân sự chưa được cấp);
- Cột "Từ tháng": Điền tháng bắt đầu tính đóng bảo hiểm;
- Tỷ lệ trích nộp: Điền 32%;
- Cột "Phương án": Chọn "Tăng mới";
- Các trường dữ liệu không bắt buộc khác có thể bỏ qua.
➧ Tại tag TK1-TS: Bổ sung các thông tin tương tự như bên tag D02-LT. Điểm quan trọng nhất ở bước này là chọn chính xác cơ sở KCB ban đầu và đính kèm phụ lục thành viên hộ gia đình (nếu cần).
Lưu ý:
Khi đăng ký nơi khám chữa bệnh, cần chú ý các điểm sau:
- Danh sách các cơ sở KCB đăng ký ban đầu tuyến xã, tuyến phường (Phụ lục 1): Được phép chọn bất kỳ bệnh viện nào trên toàn quốc, miễn là cơ sở đó chưa thông báo vượt quá chỉ tiêu tiếp nhận;
- Tuyến tỉnh/trung ương (Phụ lục 2): Bắt buộc giới hạn khu vực. Chỉ được chọn các bệnh viện đóng trên địa bàn của trụ sở công ty, hoặc cùng với nơi thường trú/tạm trú của người lao động (đồng thời cơ sở đó chưa bị quá tải).
➧ Tại tag D01-TS (Bảng kê hồ sơ): Điền các thông số căn cứ theo hợp đồng lao động chính thức đã ký với nhân viên.
➧ Tại tag Chứng từ đính kèm: Tải lên file PDF bản scan căn cước công dân và hợp đồng lao động của nhân sự.
Bước 5: Ký số và hoàn tất
Sau khi rà soát lại toàn bộ dữ liệu đảm bảo không có sai sót, bạn thao tác lần lượt các nút như sau:
Ghi dữ liệu ➔ Kết xuất hồ sơ ➔ Ký số (cắm USB token) ➔ Gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH.
Cuối cùng, bộ phận kế toán chỉ cần kiểm tra hòm thư email công ty thường xuyên để cập nhật phản hồi và tiến độ xử lý hồ sơ từ cơ quan nhà nước.
Bước 6: Tra cứu kết quả tình trạng hồ sơ
Công ty vào lịch sử giao dịch trên phần mềm để tra cứu kết quả hồ sơ:
- Nếu hồ sơ đạt yêu cầu thì kết quả sẽ trả về: “Hồ sơ đã xử lý xong”;
- Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu thì kết quả sẽ trả về: “Hồ sơ bị từ chối”.
Lưu ý:
- Trường hợp bị từ chối hồ sơ, công ty tra cứu lý do cơ quan BHXH gửi về email đã đăng ký và nộp lại theo đúng yêu cầu;
- Việc nộp lại vẫn thực hiện như các bước trên.
Tham khảo thêm:
>> Những điều cần biết về báo tăng, báo giảm BHXH điện tử;
>> Dịch vụ đăng ký phần mềm BHXH Viettel - Từ 220.000 đồng/10 NLĐ;
>> Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp - Từ 1.500.000 đồng.
Thu Hường - Phòng Kế toán Anpha
BÌNH LUẬN - HỎI ĐÁP
Hãy để lại câu hỏi của bạn, chúng tôi sẽ trả lời TRONG 15 PHÚT