Chữ ký số cá nhân có bắt buộc không? Chứng thư số cá nhân là gì? Chữ ký số cá nhân dùng để làm gì? Thủ tục, cách đăng ký chữ ký số cá nhân trên VNeID
Chữ ký số cá nhân là gì? Đặc điểm của chữ ký số
Chữ ký số cá nhân là một dạng chữ ký điện tử cá nhân, có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay truyền thống, được dùng để xác thực danh tính của người ký trong các giao dịch điện tử, đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin.
Cá nhân có thể chọn mua và sử dụng chữ ký số cá nhân dạng USB cứng hoặc dạng phần mềm được cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính để thuận tiện cho quá trình sử dụng.
Tương tự chữ ký số của tổ chức, doanh nghiệp thì chữ ký số cá nhân cũng bao gồm 4 đặc điểm sau:
- Tính xác thực: Giúp xác thực danh tính của người thực hiện ký và ban hành văn bản;
- Tính bảo mật: Chữ ký số điện tử có 2 lớp bảo mật (gồm khóa bí mật và khóa công khai) giúp bảo mật thông tin gần như tuyệt đối;
- Tính toàn vẹn: Trong môi trường điện tử, thông tin của văn bản, tài liệu sai khi ký xác thực bằng chữ ký điện tử được đảm bảo toàn vẹn một cách tuyệt đối;
- Tính chống chối bỏ: Không thể thay thế hoặc xóa bỏ chữ ký số điện tử sau khi cá nhân đã ký trên văn bản, tài liệu số.
>> Tham khảo thêm: Chữ ký số (token) là gì?
Chữ ký số cá nhân có bắt buộc không?
Hiện nay, không có quy định bắt buộc cá nhân phải sử dụng chữ ký số hay chữ ký điện tử. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng chữ ký số cá nhân ngày càng được ưa chuộng bởi nhiều ưu điểm và lợi ích thiết thực như:
- Tiết kiệm thời gian xử lý, ký duyệt hồ sơ, văn bản;
- Tiết kiệm chi phí hành chính (chi phí in ấn, phí giao nhận hồ sơ…);
- Cá nhân có thể ký xác thực hồ sơ, văn bản mọi lúc, mọi nơi.
Cụ thể, chữ ký số cá nhân được sử dụng để tối ưu thời gian và quy trình làm việc trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề như:
- Làm thủ tục kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân trực tuyến;
- Thực hiện các thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của địa phương như: xin cấp đổi giấy phép lái xe, đăng ký hộ kinh doanh, nộp hồ sơ đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn trực tuyến, thủ tục bảo hiểm xã hội…;
- Ký hợp đồng điện tử với đối tác, khách hàng ở bất kỳ đâu như: hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê nhà…;
- Ký các văn bản, tài liệu của tổ chức: Trong doanh nghiệp, cấp quản lý (như trưởng phòng, giám đốc…) thường sử dụng chữ ký số để ký tài liệu, văn bản thay cho việc ký tay và đóng dấu, giúp tiết kiệm thời gian;
- Trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng: Chữ ký số cá nhân được sử dụng để xác thực lệnh chuyển tiền liên ngân hàng giá trị cao, ký các hợp đồng mở tài khoản doanh nghiệp, phê duyệt khoản vay trực tuyến…;
- Ngoài ra, chữ ký số cá nhân còn được sử dụng trong nhiều giao dịch như: mua sắm trực tuyến, thanh toán điện tử, giao dịch chứng khoán…
>> Tìm hiểu thêm: Quy định ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số cá nhân.
Mẫu chữ ký số cá nhân được sử dụng phổ biến hiện nay
Chữ ký điện tử của tổ chức, doanh nghiệp do người đại diện ký phải bao gồm hình ảnh con dấu pháp nhân màu đỏ (kích thước như con dấu thực), lưu dưới dạng .png và phải kèm theo thông tin của tổ chức, doanh nghiệp, thời gian ký theo quy định.
Tuy nhiên, chữ ký điện tử của cá nhân khi hiển thị chỉ có chữ ký tay của người ký, màu xanh, định dạng .png, thời gian ký và không yêu cầu hiển thị thông tin người ký.
Tùy thuộc vào đối tượng sở hữu mà chữ ký số cấp cho cá nhân được phân thành 2 nhóm:
- Một là, chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức hay chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp;
- Hai là, chữ ký số của cá nhân thông thường.
Dưới đây là mẫu chữ ký số cá nhân trong 2 trường hợp trên và mẫu chữ ký điện tử của tổ chức cho bạn tham khảo:
(Nguồn: Misa)
Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số cá nhân miễn phí
Cá nhân có nhu cầu sử dụng chữ ký số chỉ cần đăng ký với các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép như Viettel, VNPT, BKAV, Misa…
Dưới đây Kế toán Anpha sẽ chia sẻ cho bạn cách đăng ký sử dụng chữ ký số cho cá nhân trên ứng dụng định danh điện tử VNeID và cách đăng ký chữ ký số cho cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp.
1. Cách đăng ký chữ ký số cá nhân trên VNeID miễn phí
Để đăng ký chữ ký số cá nhân miễn phí, bạn cần thực hiện xong 2 việc sau:
- Thực hiện định danh mức 2 cho tài khoản VNeID;
- Tải và cài đặt ứng dụng chữ ký số của 1 trong các nhà cung cấp có tích hợp xác nhận ký trên VNeID về điện thoại.
Tính đến tháng 4/2026, ứng dụng VNeID đã cho phép công dân được đăng ký và sử dụng chữ ký số điện tử miễn phí trong thời gian 12 tháng của 8 nhà cung cấp chữ ký số cá nhân bao gồm: SDS, CA2, Viettel Mysign, VNPT SmartCA, MISA, BKAV, FPT và CMC.
Ví dụ, bạn chọn sử dụng chữ ký điện tử của nhà cung cấp VNPT SmartCA, thì bạn tải ứng dụng này về máy, cài đặt xong thì bạn thực hiện các bước đăng ký chữ ký số cá nhân trên ứng dụng VNeID như sau:
➧ Bước 1: Đăng nhập tài khoản định danh điện tử mức 2 ➜ chọn “Dịch vụ khác”;
➧ Bước 2: Chọn “Chứng thư chữ ký số” ➜ chọn “Đăng ký chứng thư chữ ký số” và nhập passcode hoặc xác nhận bằng sinh trắc học;
➧ Bước 3: Chọn 1 trong các nhà phát hành chữ ký số bên dưới (ví dụ ở đây bạn chọn VNPT SmartCA) ➜ Tích vào ô “Tôi đã đọc và hiểu rõ nội dung mục đích…” để đồng ý cho phép sử dụng thông tin định danh cá nhân để đăng ký chữ ký điện tử ➜ Tiếp theo ấn “Xác nhận”;
➧ Bước 4: Lúc này, ứng dụng VNeID sẽ tự động chuyển hướng sang ứng dụng VNPT Smart CA bạn đã tải và cài đặt xuống điện thoại trước đó. Bạn thực hiện đăng ký tài khoản và mật khẩu theo hướng dẫn của ứng dụng để đăng ký chữ ký số cá nhân.
>> Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký, kích hoạt tài khoản định danh điện tử mức 1, 2.
2. Cách đăng ký chữ ký số cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp
Chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức hay chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp là chữ ký điện tử được mua và cấp cho nhân viên hoặc quản lý doanh nghiệp (như trưởng phòng, kế toán trưởng, chủ tịch công ty…) để phục vụ việc ký kết các tài liệu, văn bản và thực hiện các giao dịch nội bộ/bên ngoài nhân danh tổ chức/doanh nghiệp.
Tùy từng nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số mà hồ sơ đăng ký chữ ký số cho cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp có thể khác nhau, nhưng cơ bản thường bao gồm các giấy tờ sau:
- Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh;
- Bản sao giấy bổ nhiệm chức danh của người trực tiếp sử dụng chữ ký số;
- Bản sao CCCD/hộ chiếu của người trực tiếp sử dụng chữ ký số.
Sau khi chọn được nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số cá nhân uy tín và có giá thành phù hợp thì tổ chức, doanh nghiệp có thể làm việc trực tiếp với nhà cung cấp hoặc đại lý chữ ký số để hoàn tất thủ tục mua gói dịch vụ, hỗ trợ cài đặt cũng như hướng dẫn sử dụng.
3. Cách đăng ký chữ ký số điện tử cho cá nhân
Với trường hợp cá nhân có nhu cầu mua chữ ký số để sử dụng cho mục đích cá nhân, thì cần cung cấp cho nhà cung cấp/đại lý chữ ký số bản sao CCCD/hộ chiếu để làm thủ tục đăng ký.
Nhân viên đại lý/nhà cung cấp chữ ký số sẽ hỗ trợ cá nhân hoàn tất các thủ tục mua gói dịch vụ, cài đặt và hướng dẫn sử dụng trên điện thoại hoặc thiết bị khác như máy tính, laptop…
Trên đây là những chia sẻ của Kế toán Anpha về chữ ký số cá nhân và cách đăng ký sử dụng chữ ký số cho cá nhân tham khảo. Nếu bạn cần tư vấn và sử dụng dịch vụ đăng ký chữ ký số cá nhân có thể liên hệ cho Anpha theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.
Một số câu hỏi thường gặp về chữ ký số cá nhân
1. Chữ ký số cá nhân được dùng để làm gì?
Hiện nay, chữ ký số cá nhân hay chữ ký điện tử cá nhân ngày càng phổ biến và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như:
- Ký hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, thỏa thuận hợp tác, hóa đơn, ký email…;
- Thực hiện các thủ tục hành chính như: kê khai, quyết toán thuế TNCN, nộp thuế điện tử, thủ tục BHXH điện tử, cấp đổi giấy phép lái xe, đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh…;
- Thực hiện xác thực trong các giao dịch tài chính như: chuyển tiền liên ngân hàng giá trị cao, ký các hợp đồng mở tài khoản doanh nghiệp, phê duyệt khoản vay trực tuyến, giao dịch chứng khoán…
2. Quy định về chữ ký số cá nhân như thế nào?
Chữ ký số cá nhân phải được đăng ký với các nhà cung cấp chứng thư số hợp pháp do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (như Viettel, VNPT, Misa, BKAV…), giao diện mẫu chữ ký phải bao gồm: chữ ký tay của người ký, màu xanh, định dạng .png và thời gian ký (không yêu cầu hiển thị thông tin người ký).
3. Hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp gồm những gì?
Về cơ bản, hồ sơ đăng ký sử dụng chữ ký số điện tử cho cá nhân trong doanh nghiệp bao gồm;
- Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh;
- Bản sao giấy bổ nhiệm chức danh của người trực tiếp sử dụng chữ ký số;
- Bản sao CCCD/hộ chiếu của người trực tiếp sử dụng chữ ký số.
4. Đăng ký chữ ký số cá nhân trên VNeID miễn phí được không?
Được, hiện tại công dân có thể thao tác đăng ký sử dụng chữ ký số điện tử thông qua ứng dụng VNeID (tài khoản định danh điện tử mức 2) và được sử dụng miễn phí chữ ký số cá nhân trong thời hạn 12 tháng của 8 nhà cung cấp bao gồm: SDS, CA2, Viettel Mysign, VNPT SmartCA, MISA, BKAV, FPT và CMC.
5. Một cá nhân được sử dụng nhiều chữ ký số cá nhân không?
Có. Cá nhân có thể mua và sử dụng nhiều chữ ký điện tử của nhiều nhà cung cấp chứng thư số khác nhau nếu có nhu cầu.
Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.