Hợp đồng lao động điện tử là gì, có bắt buộc ký hợp đồng điện tử không? Nguyên tắc, điều kiện ký hợp đồng lao động điện tử qua phần mềm hợp đồng điện tử.
Quy định chung về hợp đồng lao động điện tử
1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ điện tử) là loại hợp đồng lao động được ký kết bằng hình thức điện tử (qua phần mềm, email, nền tảng hợp đồng lao động điện tử…) theo quy định pháp luật và có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bản giấy.
Mỗi hợp đồng sẽ có 1 mã ID riêng. Trong vòng 24 giờ kể từ khi 2 bên ký xong hợp đồng, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã ID theo quy định.
2. Đối tượng áp dụng bản hợp đồng lao động điện tử
Đối tượng được ký kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử gồm:
- Người lao động và người sử dụng lao động;
- Nhà cung cấp eContract (Hệ thống thông tin về hợp đồng điện tử);
- Cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.
3. Hiệu lực hợp đồng điện tử
Từ ngày 01/07/2026, việc ký kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử chính thức được áp dụng.
Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ thời điểm 2 bên thực hiện ký số, dấu thời gian kèm với chữ ký số của các bên tham gia và được nhà cung cấp eContract chứng thực (trừ khi các bên có thỏa thuận khác).
Có thể bạn quan tâm:
>> Khác biệt hợp đồng cộng tác viên & hợp đồng lao động là gì;
>> Quy định về hợp đồng lao động người nước ngoài.
>> Dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng lao động - Từ 1.000.000 đồng.
Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định:
- Việc ký kết hợp HĐLĐ điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về các hạng mục sau:
- Lao động;
- Giao dịch điện tử;
- An toàn thông tin mạng;
- Dữ liệu và lưu trữ;
- Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- HĐLĐ điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức điện tử;
- HĐLĐ điện tử được khuyến khích sử dụng trong quản trị nhân sự, giải quyết thủ tục hành chính có liên quan đến hợp đồng này.
|
✦✦✦
HĐLĐ điện tử không bắt buộc nhưng được khuyến khích sử dụng
|
>> Có thể bạn quan tâm: Nguyên tắc tái ký hợp đồng lao động.
Điều kiện ký hợp đồng lao động online (hợp đồng điện tử)
Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, quy định điều kiện sử dụng hợp đồng lao động điện tử như sau:
Để được ký kết hợp đồng lao động điện tử qua eContract bạn cần đảm bảo các điều kiện sau:
- Có sử dụng phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số hợp pháp;
- Có biện pháp bảo mật an toàn thông tin khách hàng và thông tin HĐLĐ điện tử;
- Có phương án kỹ thuật đảm bảo duy trì và khắc phục khi xảy ra sự cố liên quan đến chứng thực HĐLĐ điện tử;
- Có biện pháp lưu trữ hợp đồng, đảm bảo tính toàn vẹn của chứng từ điện tử;
- Có khả năng tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã ký trên eContract;
- Có tính năng xác thực đúng danh tính người lao động và người sử dụng lao động;
- Có biện pháp xác thực tổ chức, cá nhân đã được định danh chấp thuận với các điều khoản trong HĐLĐ điện tử;
- Có tính năng chứng thực HĐLĐ điện tử trước khi gửi về nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID);
- Có tính năng chuyển đổi giữa HĐLĐ điện tử và HĐLĐ bản giấy;
- Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử đảm bảo quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử 2023;
- Có tính năng cho phép người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động bằng phương thức và định dạng dữ liệu do Bộ Nội vụ quy định;
- Có tính năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc khi có yêu cầu đột xuất nhằm phục vụ việc quản lý các giao dịch HĐLĐ điện tử;
- Có khả năng kết nối và trao đổi dữ liệu thông qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn API với nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ;
- Đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về an toàn, bảo mật thông tin.
>> Có thể bạn quan tâm: Các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng?
2. Điều kiện ký HĐLĐ điện tử đối với người lao động và người sử dụng lao động
➧ Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động là cá nhân:
Giấy tờ tùy thân phải còn hiệu lực bao gồm:
- Thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, VNeID mức 2, hộ chiếu;
- Thị thực nhập cảnh hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với người nước ngoài).
➧ Trường hợp người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình:
➧ Khi giao kết hợp đồng lao động điện tử thì người lao động phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
3. Điều kiện đối với nhà cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử eContract
- eContract phải đáp ứng các điều kiện quy định tại mục 1 ở trên;
- Có công nghệ định danh và xác thực sinh trắc học để đối chiếu với giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật, bảo đảm xác định đúng danh tính người ký theo quy định pháp luật;
- Có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy về chứng thực thông điệp dữ liệu.
Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc chuyển đổi giữa HĐLĐ bản giấy sang bản điện tử phải tuân thủ các quy định sau:
- Người ký hợp đồng lao động phải được định danh điện tử theo quy định;
- Khi chuyển HĐLĐ bản giấy sang bản điện tử, người có thẩm quyền của doanh nghiệp phải ký số để xác nhận đúng với bản gốc và chịu trách nhiệm pháp lý,
- HĐLĐ điện tử sau khi được chuyển đổi phải được gắn mã định danh (ID);
- HĐLĐ điện tử có thể chuyển đổi sang bản giấy theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023;
- HĐLĐ được chuyển đổi có giá trị pháp lý như nhau nếu đáp ứng đủ các điều kiện của pháp luật về giao dịch điện tử.
Câu hỏi liên quan đến Nghị định 337 về hợp đồng lao động điện tử
1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ điện tử) là loại hợp đồng lao động được ký kết bằng hình thức điện tử (qua phần mềm, email, nền tảng hợp đồng lao động điện tử…) theo quy định pháp luật và có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bản giấy.
>> Xem chi tiết: Hợp đồng lao động điện tử là gì?
2. Có bắt buộc ký hợp đồng điện tử không?
Không bắt buộc phải ký kết HĐLĐ điện tử. Tuy nhiên, nhà nước khuyến khích nên sử dụng HĐLĐ điện tử trong quản trị nhân sự, giải quyết thủ tục hành chính.
>> Xem chi tiết: Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?
3. Hợp đồng lao động điện tử áp dụng khi nào?
Hợp đồng lao động điện tử được áp dụng từ ngày 01/07/2026, khi nền tảng hợp đồng lao động điện tử chính thức đi vào vận hành theo quy định.
4. Hợp đồng lao động bản giấy chuyển sang bản điện tử được không?
Được. Hợp đồng lao động bản giấy được phép chuyển sang bản điện tử nếu việc chuyển đổi đáp ứng quy định của pháp luật giao dịch điện tử và quy định tại Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
>> Xem chi tiết: Quy định chuyển đổi từ hợp đồng lao động bản giấy sang bản điện tử.
Đánh giá chất lượng bài viết, bạn nhé!
BÌNH LUẬN - HỎI ĐÁP
Hãy để lại câu hỏi của bạn, chúng tôi sẽ trả lời TRONG 15 PHÚT