Hướng dẫn cách làm báo cáo tình hình sử dụng lao động. Thời hạn, cách nộp báo cáo sử dụng lao động. Tải mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất.
I. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một thủ tục hành chính bắt buộc đối với người sử dụng lao động (NSDLĐ) về việc báo cáo tình hình thay đổi lao động được thực hiện định kỳ 6 tháng một lần.
II. Hướng dẫn làm mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất
Hiện tại, báo cáo tình hình sử dụng lao động cần được làm theo mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động - Cập nhật mới nhất.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của Anpha về cách ghi mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động:
➤ Về cách ghi thông tin chung trên mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động như sau:
- Dòng “Kính gửi”: Ghi Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Mục “1. Thông tin chung về doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức” điền các thông tin sau:
- Tên đơn vị: Ghi chính xác tên đơn vị theo tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh;
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở theo giấy phép đăng ký kinh doanh;
- Mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Ghi mã số thuế công ty;
- Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh chính: Ghi ngành nghề chính mà công ty đang kinh doanh;
- Điện thoại, email: Ghi theo thông tin mà doanh nghiệp đã đăng ký với BHXH.
➤ Về cách ghi các tiêu chí trong bảng báo cáo:
- Cột (1): Ghi số thứ tự, bắt đầu từ số 1 và ghi theo thứ tự từ nhỏ đến lớn;
- Cột (2): Ghi họ và tên của người lao động (NLĐ);
- Cột (3): Ghi mã số đối với những NLĐ đã có mã số BHXH;
- Cột (4): Ghi đầy đủ thông tin ngày/tháng/năm sinh của NLĐ theo giấy CCCD hoặc hộ chiếu của NLĐ;
- Cột (5): Ghi giới tính của NLĐ (nếu là nam thì ghi từ “nam” hoặc nếu là nữ thì ghi từ “nữ”);
- Cột (6): Ghi số CCCD của NLĐ. Trường hợp NLĐ là người nước ngoài thì ghi số hộ chiếu;
- Cột (7): Ghi đầy đủ chức vụ, cấp bậc, công việc của NLĐ theo hợp đồng lao động (chẳng hạn như: nhân viên kế toán, nhân viên bán hàng);
- Các cột từ (8) - (11), hướng dẫn phân loại lao động như sau:
- Cột (8) - Nhà quản lý: Nhóm này bao gồm các nhà lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp và trong các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức có giữ các chức vụ, có quyền điều hành, quản lý, chỉ huy từ trung ương tới cấp xã;
- Cột (9) - Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Nhóm này bao gồm những ngành nghề đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm ở trình độ cao (đại học trở lên) trong lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, giáo dục sức khỏe, kinh doanh và quản lý, công nghệ thông tin và truyền thông…;
- Cột (10) - Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Nhóm này bao gồm những ngành nghề đòi hỏi kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm ở trình độ bậc trung (cao đẳng, trung cấp) về các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, văn hóa, sức khỏe, kinh doanh và quản lý, luật pháp, xã hội, thông tin và truyền thông, giáo viên, giáo dục, công nghệ thông tin.
- Cột (12): Ghi mức tiền lương của người lao động theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã được ký kết:
- Nếu NLĐ thực hiện chế độ tiền lương theo quy định của nhà nước thì ghi hệ số;
- Nếu NLĐ thực hiện chế độ tiền lương theo thỏa thuận với NSDLĐ thì ghi mức lương cụ thể (đơn vị VNĐ).
- Các cột từ (13) - (15): Ghi phụ cấp chức vụ của NLĐ bằng hệ số, phụ cấp thâm niên vượt khung hoặc thâm niên nghề (tỷ lệ %). Trường hợp NLĐ không có các phụ cấp vừa liệt kê thì để trống;
- Cột (16): Ghi phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động, nếu không có phụ cấp thì để trống;
- Cột (17): Ghi các khoản bổ sung khác theo quy định (nếu có);
- Cột (18), (19): Ghi ngày/tháng/năm bắt đầu và kết thúc trong trường hợp NLĐ làm việc trong các ngành nghề có điều kiện nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;
- Các cột từ (20) - (24): Ghi theo loại hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động;
- Cột (25), (26): Ghi ngày/tháng/năm đơn vị bắt đầu hoặc kết thúc quá trình đóng BHXH.
III. Hướng dẫn cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Hiện nay có 3 cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
- Nộp báo cáo trên Cổng dịch vụ công quốc gia;
- Nộp báo cáo trực tuyến qua link Google Form hoặc email cho Sở Nội vụ;
- Nộp báo cáo trực tiếp tại Sở Nội vụ.
Cách 1: Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên Dịch vụ công
Đối với cách thức nộp báo cáo này, doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng khi đã đăng ký bảo hiểm xã hội.
Các bước nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online trên Cổng dịch vụ công quốc gia được hướng dẫn như sau:
➧ Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia.
➧ Bước 2: Doanh nghiệp chọn loại tài khoản đăng nhập để đăng nhập vào tài khoản. Nếu chưa có tài khoản thì đơn vị chọn đăng ký mới.
>> Xem chi tiết: Cách đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia bằng VNeID.
➧ Bước 3: Sau khi đăng nhập, tại ô tìm kiếm, doanh nghiệp nhập từ khóa “Báo cáo tình hình sử dụng lao động” và chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
➧ Bước 4: Sau khi chọn thủ tục, doanh nghiệp tiếp tục bấm vào nút "Nộp trực tuyến".
Lưu ý:
Trường hợp sau khi đăng nhập không thấy nút “Nộp trực tuyến”, đơn vị mở lại hệ thống theo đường link sau: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-lien-thong-bhxh-ldtbxh-khai-bao.html.
➧ Bước 5: Doanh nghiệp tiến hành kê khai thông tin, trong đó:
- Về cơ quan nhận báo cáo: Chọn nơi công ty đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Về mã đơn vị và mã cơ quan BHXH: Doanh nghiệp có thể tra cứu trên trang web của BHXH.
>> Xem chi tiết: Cách tra cứu mã đơn vị BHXH.
➧ Bước 6: Bấm nút "Đăng ký" để hoàn thành khai báo.
➧ Bước 7: Khi màn hình hiển thị "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công!", doanh nghiệp bấm nút "Thoát" để kết thúc thủ tục.
Cách 2: Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tuyến qua link Google Form/email
Sau khi lập xong báo cáo tình hình sử dụng lao động theo mẫu số 01/PLI, doanh nghiệp gửi báo cáo theo hình thức trực tuyến cho Sở Nội vụ khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Lưu ý:
1) Về bản báo cáo: Báo cáo cần bao gồm các thông tin chung của doanh nghiệp, bản scan báo cáo có ký tên, đóng dấu đỏ (dạng tập tin *.pdf) và bản mềm (dạng tập tin Excel: *.xls, *.xlsx).
2) Về hình thức gửi báo cáo trực tuyến: Có thể gửi qua Google Form hoặc gửi qua email - hình thức đang được áp dụng tại TP. Hồ Chí Minh.
Cách 3: Nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ các tỉnh/thành phố
Sau khi lập xong báo cáo tình hình sử dụng lao động theo mẫu số 01/PLI, doanh nghiệp in báo cáo, ký tên, đóng dấu và nộp bản giấy tại bộ phận giải quyết thủ tục hành chính của Sở Nội vụ khu vực nơi công ty đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
IV. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị phạt không?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có thể bị xử phạt từ 5 - 10 triệu đồng.
Tuy nhiên, đây là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp người sử dụng lao động vi phạm là tổ chức thì mức phạt áp dụng sẽ gấp đôi.
Như vậy:
|
Công ty không làm báo cáo tình hình sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 10 - 20 triệu đồng.
|
V. Câu hỏi thường gặp về báo cáo tình hình sử dụng lao động
1. Doanh nghiệp có chi nhánh khác tỉnh có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng riêng không?
Có. Mỗi chi nhánh khác tỉnh có lao động đều phải nộp báo cáo tình hình sử dụng cho Sở Nội vụ tại nơi đặt trụ sở của chi nhánh.
2. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp là khi nào?
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm của doanh nghiệp là trước ngày 05/06 và báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm là trước ngày 05/12 hàng năm.
3. Doanh nghiệp ở TP. HCM đã nộp báo cáo qua link Google Form thì có cần nộp bản giấy trực tiếp đến Sở Nội vụ nữa không?
Không. Trường hợp doanh nghiệp ở TP. HCM đã nộp báo cáo qua link Google Form thì không cần nộp trực tiếp bản giấy mà chỉ cần lưu tại nội bộ công ty để sau này trình ra khi có đoàn kiểm tra.
Thanh Tuyền - Phòng Kế toán Anpha