Điều kiện - Quy trình tiến hành cuộc họp Đại Hội Đồng Cổ Đông

Từ A - Z: Điều kiện, quy trình tiến hành cuộc họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần và các quy định liên quan sẽ được Anpha chia sẻ chi tiết tại bài viết này.

Đại hội đồng cổ đông là gì?

Đại hội đồng cổ đông là bộ phận có quyền quyết định cao nhất trong công ty cổ phần, bao gồm tất cả các cổ đông nắm giữ loại cổ phần có quyền biểu quyết (cổ đông có quyền biểu quyết). 

Vậy việc tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông diễn ra như thế nào, cần đáp ứng các quy định, điều kiện gì? Cùng Anpha tìm hiểu chi tiết ở các phần nội dung dưới đây nhé.

Quy định về việc tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông

Mỗi năm, đại hội đồng cổ đông sẽ họp thường niên một lần. Ngoài ra, còn có thể tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường. 

Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn là 4 tháng từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp quy định khác trong điều lệ, hội đồng quản trị sẽ quyết định gia hạn họp đại hội đồng cổ đông thường niên khi cần thiết, nhưng không được quá 6 tháng từ ngày kết thúc năm tài chính.

Địa điểm họp đại hội đồng cổ đông là trên lãnh thổ Việt Nam và là nơi chủ tọa tham dự họp.

>> Xem thêm: Quyền, nhiệm vụ, chức năng của hội đồng quản trị công ty cổ phần.

6 điều kiện tiến hành họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần

Cuộc họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần được diễn ra khi đáp ứng đủ điều kiện sau:

1. Số cổ đông dự họp nắm giữ trên 50% phiếu biểu quyết;
2. Nếu cuộc họp lần 1 không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì sẽ ra thông báo mời họp lần 2 và thông báo này sẽ phải gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần 1, nếu điều lệ không có quy định khác;
3. Cuộc họp lần 2 được tiến hành khi có số cổ đông dự họp từ 33% số phiếu biểu quyết trở lên;
4. Nếu cuộc họp lần 2 không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì thông báo mời họp lần 3 phải gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần 2, trường hợp điều lệ công ty không có quy định khác;
5. Cuộc họp lần 3 được tiến hành không phụ thuộc vào số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp;
6. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan duy nhất có quyền quyết định thay đổi chương trình họp được gửi đính kèm thông báo mời họp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Quy trình tổ chức họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần

Để tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông phải trải qua các bước sau:

➨ Bước 1: Lập danh sách cổ đông dự họp.

• Dựa vào sổ đăng ký cổ đông (danh sách đăng ký cổ đông hiện hữu) của công ty để lập ra danh sách cổ đông được quyền dự cuộc họp;
• Danh sách trên được lập trước 10 ngày gửi giấy mời họp (trường hợp điều lệ của công ty không quy định thời hạn ngắn hơn).

➨ Bước 2: Mời họp đại hội đồng cổ đông.

Người triệu tập cuộc họp phải gửi thông báo dự họp đến tất cả những cổ đông có trong danh sách dự họp đã lập tại bước 1 trễ nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc cuộc họp nếu điều lệ không có quy định khác.

➨ Bước 3: Tiến hành cuộc họp

Cuộc họp được tiến hành theo chi tiết thể thức cuộc họp dưới đây.

Thể thức tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông

1. Tiến hành đăng ký cổ đông dự họp

Trước khi khai mạc cuộc họp, công ty phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp đại hội đồng cổ đông.

2. Quy định về việc bầu chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu

Đối với cuộc họp đại hội đồng cổ đông do hội đồng quản trị triệu tập: 

• Chủ tịch HĐQT làm chủ tọa hoặc ủy quyền thành viên HĐQT khác làm chủ tọa cuộc họp;
• Nếu chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời không có khả năng làm việc thì các thành viên còn lại trong HĐQT bầu ra 1 trong số họ để làm chủ tọa theo nguyên tắc đa số; 
• Nếu không bầu được người làm chủ tọa thì đại hội đồng cổ đông sẽ bầu chủ tọa cuộc họp và chủ tọa sẽ là người có phiếu bầu cao nhất.

Trừ trường hợp cuộc họp do hội đồng quản trị triệu tập ở trên, người ký tên triệu tập họp đại hội đồng cổ đông điều hành mục đích để đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp và chủ tọa là người có số phiếu bầu cao nhất.

Chủ tọa sẽ quyết định cử một hoặc một số người làm thư ký cuộc họp.

Theo đề nghị của chủ tọa, đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu.

3. Thông qua chương trình và nội dung cuộc họp

• Trong phiên khai mạc, đại hội đồng cổ đông thông qua chương trình và nội dung cuộc họp;
• Đối với từng vấn đề trong nội dung chương trình họp phải xác định thời gian.

4. Quyền điều hành cuộc họp của chủ tọa

Chủ tọa có thể thực hiện các biện pháp để điều hành cuộc họp đúng theo chương trình đã thông qua và phản ánh mong muốn của đa số người dự họp.

5. Biểu quyết thông qua nội dung trong chương trình họp

• Đại hội đồng cổ đông sẽ thảo luận, biểu quyết từng vấn đề nội dung trong chương trình họp;
• Biểu quyết sẽ được tiến hành bằng các hình thức: tán thành, không tán thành và không có ý kiến. Kết quả kiểm phiếu sẽ được chủ tọa công bố trước khi bế mạc cuộc họp, trừ trường hợp có quy định khác trong điều lệ công ty.

6. Quyền biểu quyết của cổ đông dự họp muộn

• Cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp đến sau khi đã khai mạc cuộc họp vẫn được tham gia và có quyền biểu quyết ngay sau khi đăng ký; 
• Những nội dung đã được biểu quyết trước đó không thay đổi hiệu lực, tức là cổ đông dự họp muộn không có quyền biểu quyết lại những nội dung trước đó.

7. Quyền của người triệu tập họp hoặc chủ tọa cuộc họp

• Yêu cầu những người dự họp chịu sự kiểm tra và các biện pháp an ninh hợp pháp, hợp lý;
• Có quyền yêu cầu các cơ quan thẩm quyền duy trì trật tự cuộc họp, trục xuất người không tuân thủ quyền điều hành của chủ tọa, gây mất trật tự, ngăn cản cuộc họp tiến triển hoặc không tuân thủ các yêu cầu về an ninh ra khỏi cuộc họp.

8. Quyền hoãn cuộc họp đại hội đồng cổ đông của chủ tọa

Chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp đại hội đồng cổ đông khi đã đủ số người đăng ký dự họp không vượt quá 3 ngày làm việc tính từ ngày dự định khai mạc cuộc họp. Và cuộc họp chỉ được hoãn hoặc thay đổi địa điểm họp trong 3 trường hợp sau đây:

• Nơi tổ chức cuộc họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp;
• Phương tiện thông tin không bảo đảm cho cổ đông dự họp tham gia, thảo luận và biểu quyết;
• Có người dự họp gây cản trở, làm rối trật tự, có nguy cơ khiến cuộc họp không được diễn ra một cách công bằng, hợp pháp;

Trong trường hợp chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng cuộc họp trái với quy định, đại hội đồng cổ đông bầu một người khác làm chủ tọa điều hành trong số những người dự họp để thay thế, tất cả nghị quyết thông qua tại cuộc họp này đều có hiệu lực thi hành.

Quyền và nghĩa vụ của đại hội đồng cổ đông

1. Thông qua các định hướng phát triển của công ty đưa ra;
2. Quyết định loại và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán, mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
3. Thông qua việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị và kiểm soát viên;
4. Có quyền đầu tư hoặc bán tài sản được thể hiện trong báo cáo tài chính gần nhất có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên, trừ trường hợp quy định khác của điều lệ công ty;
5. Thông qua điều lệ công ty và có quyền sửa đổi, bổ sung;
6. Thông qua báo cáo tài chính công ty hằng năm;
7. Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;
8. Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên hội đồng quản trị, kiểm soát viên khi họ gây thiệt hại cho công ty, cổ đông công ty;
9. Quyết định tổ chức lại hoặc giải thể công ty;
10. Quyết định về ngân sách hoặc tổng mức thù lao, mức thưởng và các lợi ích khác cho hội đồng quản trị và ban kiểm soát;
11. Phê duyệt các quy chế về quản trị nội bộ, quy chế về hoạt động của hội đồng quản trị, ban kiểm soát;
12. Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; 
13. Quyết định công ty kiểm toán độc lập nào được thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, có quyền bãi miễn kiểm toán viên độc lập.

>> Xem thêm: Cổ đông là gì? Phân loại và Quyền lợi cổ đông công ty cổ phần.

Trên đây là những chia sẻ chi tiết của Anpha về điều kiện và quy trình tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần. Nếu bạn cần tư vấn thêm thông tin có thể liên hệ Anpha theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Một số câu hỏi về việc họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần

Mỹ Ngân - Phòng Pháp lý Anpha