Hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên - Hướng dẫn chi tiết

Chi phí team building là gì? Chi phí nghỉ mát cho nhân viên có tính thuế TNCN và có tính là chi phí hợp lý không? Cách hạch toán chi phí du lịch cho nhân viên.

Sau một năm làm việc các doanh nghiệp thường sẽ tổ chức chương trình “Du lịch hè - Team building” để các thành viên được nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng và tinh thần làm việc để có hiệu suất công việc tốt hơn. Vậy chi phí nghỉ mát/team building là gì và khoản chi này có tính là phúc lợi cho nhân viên không? Cùng tìm hiểu với Anpha qua bài viết này nhé.

I. Chi phí nghỉ mát/team building là gì? Có phải khoản chi có tính phúc lợi không?

Chi phí nghỉ mát, chi phí team building là những chi phí để thực hiện một chương trình team building hoàn chỉnh từ khâu kịch bản cho đến khi kết thúc hoạt động team building như chi phí thiết kế xây dựng kịch bản, chi phí đạo cụ, chi phí quà tặng…

Căn cứ Khoản 4, Điều 3 Thông tư 25/2018/TT/BTC sửa đổi, bổ sung Tiết e Điểm 2.2, Tiết b Điểm 2.6, Điểm 2.11 và Điểm 2.30 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT/BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính) quy định như sau:

• Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như chi đám hiếu hỷ, chi nghỉ mát…;
• Tổng số chi này không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Vậy nên chi phí nghỉ mát được xem là khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động.

II. Chi phí nghỉ mát có được tính là chi phí hợp lý?

1. Điều kiện để chi phí nghỉ mát được tính là chi phí hợp lý

Khoản chi nghỉ mát, team building được xem là khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động, tuy nhiên công ty muốn đưa chi phí này là chi phí hợp lý cần đáp ứng 2 điều kiện sau:

1. Tổng số chi nghỉ mát không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định;

Ghi chú:

(*) Quỹ tiền lương thực hiện trong năm là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.

2. Các khoản này phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định như hợp đồng với bên công ty du lịch, bảng danh sách nhân viên tham gia, hóa đơn chi phí… và có quyết định đi nghỉ mát, phê duyệt kinh phí của giám đốc.

>> Tham khảo thêm: Chi phí không được trừ và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

2. Chi phí nghỉ mát cho nhân viên có tính thuế TNCN không?

➧ Tại Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về các khoản thu nhập chịu thuế TNCN:

• Khoản chi dịch vụ khác phục vụ cho cá nhân trong hoạt động chăm sóc sức khỏe, vui chơi, giải trí… nếu nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì phải tính thuế TNCN;
• Trường hợp nội dung chi trả phí dịch vụ chi chung cho tập thể người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế.

Như vậy, khoản chi phí nghỉ mát, team building cho nhân viên nếu ghi chung cho tập thể nhân viên thì sẽ không tính thuế TNCN và ngược lại nếu nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì vẫn tính thuế TNCN.

➧ Công ty muốn tối ưu chi phí nghỉ mát, team building và được khấu trừ thuế GTGT thì theo Thông tư 25/2018/TT-BTC, công ty có thể tính chi phí hợp lý và thuế GTGT được khấu trừ cho việc đi nghỉ mát của nhân viên phải đảm bảo được những điều kiện như sau:

• Tổng số chi nghỉ mát cho nhân viên không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp;
• Các khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định như hợp đồng, danh sách nhân viên tham gia, hóa đơn tiền phòng, ăn uống, đi lại…;
• Với những hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán bằng chuyển khoản;
• Có quyết định đi nghỉ mát và phê duyệt kinh phí của giám đốc.

Tham khảo thêm: 

>> Các khoản thu nhập không tính thuế thu nhập cá nhân TNCN;

>> Quy định mới về hóa đơn điện tử - Theo Công điện khẩn của Cục Thuế;

>> Những điểm mới về hóa đơn điện tử - Từ 01/06/2025.

III. Các khoản mục ghi nhận cho chi phí team building

Các chi phí nghỉ mát, team building gồm: 

• Chi phí vận chuyển;
• Chi phí lưu trú;
• Chi phí ăn uống;
• Chi phí vé vào cổng khu du lịch;
• Chi phí tổ chức sự kiện;
• Chi phí đạo cụ, quà tặng team building;
• Chi phí khác…

IV. Cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC chi phí nghỉ mát cho người lao động được hạch toán từ quỹ phúc lợi hoặc nếu không trích lập quỹ phúc lợi thì sẽ từ chi phí quản lý doanh nghiệp, kèm theo thuế GTGT và phương thức thanh toán.

Công ty có thể chọn 1 trong 2 cách tổ chức cho nhân viên nghỉ mát như sau:

Trường hợp 1: Công ty chi tiền cho nhân viên tự đi

➧ Hồ sơ quy định nội dung nghỉ mát gồm: 

• Hợp đồng lao động;
• Thỏa ước lao động tập thể;
• Quy chế tài chính của công ty.

➧ Hồ sơ thanh toán gồm:

• Quyết định của giám đốc về việc chi cho nhân viên nghỉ mát; 
• Danh sách nhân viên được tham gia;
• Bảng kê danh sách có chữ ký nhân viên nhận tiền nghỉ mát hoặc giấy báo nợ của ngân hàng.

➧ Cách hạch toán:

Nợ TK 642/353 (nếu công ty có trích lập quỹ phúc lợi);

Nợ TK 1331;

Có TK 111, 112, 331;

Có TK 3335.

Trường hợp 2: Công ty tổ chức cho nhân viên đi theo đoàn

➧ Hồ sơ quy định nội dung nghỉ mát gồm: 

• Hợp đồng lao động;
• Thỏa ước lao động tập thể;
• Quy chế tài chính của công ty.

➧ Hồ sơ thanh toán:

• Quyết định của giám đốc về việc chi cho nhân viên nghỉ mát; 
• Danh sách nhân viên được tham gia;
• Chứng từ của các khoản chi cho việc nghỉ mát như đi lại, ăn, nghỉ, vé máy bay…

Lưu ý:

Các chứng từ này phải đảm bảo:

• Là những hóa đơn hợp lý, hợp lệ, xác định nguồn gốc rõ ràng của nhà cung cấp;
• Thời gian hóa đơn phải trùng với thời gian nghỉ mát quy định;
• Các khoản chi không được vượt mức theo quy định nếu vượt mức thì khoản vượt mức đó sẽ không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN;
• Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán bằng chuyển khoản.

➧ Cách hạch toán:

Nợ TK 642/353 (nếu công ty có trích lập quỹ phúc lợi);

Nợ TK 1331;

Có TK 111, 112, 331.

V. Các câu hỏi thường gặp về hạch toán chi phí du lịch cho nhân viên

1. Khoản chi nghỉ mát, team building cho nhân viên có bị khống chế không?

Khoản chi phúc lợi cho nhân viên như nghỉ mát được trừ nếu tổng số chi này không quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

2. Chi phí nghỉ mát cho nhân viên có tính thuế TNCN?

Khoản chi phí nghỉ mát, team building cho nhân viên nếu ghi chung cho tập thể nhân viên thì sẽ không tính thuế TNCN. Ngược lại, nếu nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì vẫn tính thuế TNCN.

>> Xem chi tiết: Chi phí nghỉ mát cho nhân viên có tính thuế TNCN không?

3. Chi phí nghỉ mát có được khấu trừ thuế GTGT không?

Theo Công văn 4005/TCT-CS ngày 29/09/2015 về chính sách thuế GTGT thì doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT với những khoản chi phúc lợi tương ứng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp và phải thỏa mãn điều kiện về khấu trừ như những hàng hóa, dịch vụ khác.

Bích Ngọc - Phòng Kế toán Anpha