Thủ tục giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài

Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài. Tải hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, đóng cửa - chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Các trường hợp cần giải thể văn phòng đại diện. Tất cả sẽ được Anpha chia sẻ tại bài viết này.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài chủ yếu để liên lạc, tìm hiểu và thăm dò thị trường, nhằm thúc đẩy cơ hội kinh doanh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Tuy nhiên, khi văn phòng đại diện này hoạt động không hiệu quả, thì việc chấm dứt hoạt động để tối ưu chi phí là điều cần thiết. Bài viết dưới đầy của Anpha sẽ hướng dẫn chi tiết các trường hợp cụ thể và hồ sơ, thủ tục cần thực hiện để chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện thủ tục giải thể hay còn gọi là thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:

• Giải thể văn phòng đại diện theo đề nghị của thương nhân nước ngoài;
• Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia tại nơi họ thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
• Giấy phép văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hết hạn nhưng không gia hạn;
• Giấy phép văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hết thời hạn nhưng không được cơ quan nhà nước đồng ý gia hạn;
• Thuộc trường hợp thu hồi giấy phép văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 44 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP;
• Thương nhân nước ngoài, văn phòng đại diện không còn đáp ứng được một trong các điều kiện tại Điều 7 và Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

>> Xem thêm: Phân biệt văn phòng đại diện công ty Việt Nam và công ty nước ngoài.

Hồ sơ, thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Các bước chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo các bước như sau:

➨ Bước 1: Ra quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện và hoàn tất các nghĩa vụ tài chính, chế độ lao động với nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.

➨ Bước 2: Làm thủ tục chấm dứt mã số thuế của văn phòng đại diện, quyết toán thuế TNCN đối với trưởng văn phòng đại diện và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.

Trước khi nộp hồ sơ xin chấm dứt hiệu lực mã số thuế, văn phòng đại diện phải hoàn thành:

• Thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế quản lý;
• Thủ tục quyết toán thuế TNCN đối với trưởng văn phòng đại diện và nhân viên làm việc tại văn phòng.

Sau đó, văn phòng đại diện tiến hành nộp hồ sơ xin chấm dứt mã số thuế lên cơ quan thuế quản lý.

Nơi nộp hồ sơ: Cục Thuế quản lý - nơi đặt văn phòng đại diện.

Thời gian giải quyết hồ sơ: 

• Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện, cơ quan thuế phải thực hiện thông báo người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày văn phòng đại diện đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với cơ quan thuế, cơ quan thuế ban hành “Thông báo người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế”.

➨ Bước 3: Làm thủ tục đóng tài khoản ngân hàng của văn phòng đại diện.

Tài khoản của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam được sử dụng để nhận tiền từ công ty mẹ ở nước ngoài và phục vụ cho các hoạt động khác của văn phòng đại diện. Do đó, khi có văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện, trưởng văn phòng đại diện phải tới ngân hàng để làm thủ tục đóng tài khoản theo quy định.

➨ Bước 4: Trả con dấu cho cơ quan công an cấp tỉnh/thành phố tại nơi đặt văn phòng đại diện.

Trường hợp con dấu của văn phòng đại diện do cơ quan công an cấp, thì văn phòng đại diện phải làm thủ tục trả lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an.

Trường hợp con dấu do văn phòng đại diện tự khắc thi không cần phải làm thủ tục trả con dấu.

Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan công an cấp tỉnh/thành phố - nơi đặt văn phòng đại diện.

Thời gian giải quyết: 3 - 5 ngày làm việc.

➨ Bước 5: Nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ giải thể văn phòng đại diện:

• Sở Công thương: Trường hợp văn phòng đại diện có địa chỉ trụ sở không nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu tinh tế, khu công nghệ cao.
• Ban quản lý của khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Trường hợp trụ sở chính văn phòng đại diện nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Hình thức nộp hồ sơ: 

• Nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến đến cơ quan cấp giấy phép.

Thời hạn giải quyết hồ sơ: 

• Trong thời gian 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, cơ quan cấp phép sẽ kiểm tra và ra yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đủ, hoặc ra thông báo hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa 1 lần trong suốt thời gian giải quyết hồ sơ;
• Trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ xem xét hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ công bố thông tin trên trang thông tin điện tử về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện được đề nghị.

Nghĩa vụ phải thực hiện khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Ngoài việc thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 36, Điều 37 thuộc Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài và văn phòng đại diện phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nói trên và thực hiện những nghĩa vụ khác theo luật định khi văn phòng đại diện giải thể.

Thương nhân nước ngoài có trách nhiệm thực hiện những hợp đồng, thanh toán đầy đủ các khoản nợ, bao gồm cả nợ thuế; giải quyết tất cả các quyền lợi hợp pháp của người lao động làm việc tại văn phòng đại diện.

Trên đây là những chia sẻ của Anpha về thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nếu cần tư vấn thêm thông tin bạn có thể liên hệ cho Anpha theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được giải đáp.

Một số câu hỏi hay gặp khi đóng cửa văn phòng đại diện công ty nước ngoài

1. Có mấy trường hợp giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thể giải theo 1 trong 6 trường hợp sau:

1. Giải thể theo đề nghị của thương nhân nước ngoài;
2. Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia tại nơi họ thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
3. Giấy phép văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hết hạn nhưng không gia hạn;
4. Giấy phép văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hết thời hạn nhưng không được cơ quan nhà nước đồng ý gia hạn;
5. Văn phòng đại diện thuộc trường hợp bị thu hồi giấy phép hoạt động;
6. Thương nhân nước ngoài, văn phòng đại diện không còn đáp ứng được một trong các điều kiện tại Điều 7 và Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

2. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện nộp lên Sở Công thương gồm những gì?

Hồ sơ giải thể (chấm dứt hoạt động) văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài gồm có:

1. Thông báo chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện (theo mẫu quy định);
2. Bản sao văn bản của cơ quan nhà nước không đồng ý gia hạn giấy phép văn phòng đại diện hoặc bản sao quyết định thu hồi giấy phép văn phòng đại diện của cơ quan cấp phép;
3. Danh sách chủ nợ, số nợ chưa thanh toán, bao gồm cả nợ thuế, nợ đóng bảo hiểm xã hội;
4. Danh sách lao động và quyền lợi người lao động tương ứng;
5. Giấy phép văn phòng đại diện bản chính.

3. Nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở đâu?

• Trường hợp văn phòng đại diện có địa chỉ trụ sở không nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu tinh tế, khu công nghệ cao thì nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện tới Sở Công thương của tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính;
• Trường hợp văn phòng đại diện có trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao thì nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện công ty nước ngoài tới Ban quản lý của khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Nguyễn Trang - Phòng Pháp lý Anpha