Chi tiết về 7 sổ kế toán hộ kinh doanh gồm: sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa dịch vụ, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng...
Theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC, có 7 loại sổ sách kế toán giúp HKD, cá nhân kinh doanh ghi chép và quản lý tài chính được minh bạch, chính xác. Cụ thể các loại sổ sách này là gì sẽ được Anpha liệt kê, hướng dẫn ở bài viết dưới đây.
Căn cứ theo Khoản 4 Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC quy định, HKD và cá nhân kinh doanh sử dụng các loại sổ sách kế toán theo danh mục sau đây:
1. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S1-HKD)
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ dùng để ghi chép các doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề có cùng mức thuế suất thuế GTGT và thuế TNCN như nhau.
Việc sử dụng sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ giúp HKD, cá nhân kinh doanh xác định nghĩa vụ thuế GTGT, thuế TNCN và theo dõi doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng hóa, dịch vụ.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ - Mẫu số S1-HKD.
2. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số S2-HKD)
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được sử dụng để theo dõi việc nhập, xuất, tồn kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Với sổ này hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể kiểm tra và đối chiếu hàng tồn kho so với thực tế.
|
➧ Căn cứ ghi sổ: Các hóa đơn mua hàng và hóa đơn xuất bán hàng hóa.
|
>> TẢI MIỄN PHÍ: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa - Mẫu số S2-HKD.
3. Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (mẫu số S3-HKD)
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh dùng để tập hợp các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của HKD, cá nhân kinh doanh như chi phí quản lý, nhân công, thuê mặt bằng, điện, nước… giúp quản lý chi phí hiệu quả.
|
➧ Căn cứ ghi sổ: Các hóa đơn chi phí phát sinh trong kỳ, các hợp đồng thuê mặt bằng…
|
>> TẢI MIỄN PHÍ: Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh - Mẫu số S3-HKD.
4. Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN (mẫu số S4-HKD)
Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN dùng để ghi nhận các khoản thuế và phí mà HKD, cá nhân kinh doanh phải nộp, đã nộp và còn phải nộp, giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra và đối chiếu nghĩa vụ thuế.
|
➧ Căn cứ ghi sổ: Tờ khai thuế và giấy nộp tiền thuế.
|
>> TẢI MIỄN PHÍ: Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN - Mẫu số S4-HKD.
5. Sổ theo dõi thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của NLĐ (mẫu số S5-HKD)
Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của NLĐ được sử dụng để cập nhật và theo dõi chi tiết tiền lương, các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN của NLĐ. Với sổ này thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ đảm bảo thực hiện đúng các nghĩa vụ tài chính về bảo hiểm.
|
➧ Căn cứ ghi sổ: Bảng lương hàng tháng, bảng tính đóng BHXH, chứng từ thanh toán lương và chứng từ nộp tiền BHXH hàng tháng.
|
>> TẢI MIỄN PHÍ: Sổ theo dõi tiền lương & các khoản nộp theo lương của NLĐ - Mẫu số S5-HKD.
6. Sổ quỹ tiền mặt (mẫu số S6-HKD)
Sổ quỹ tiền mặt dùng cho mục đích ghi chép các khoản thu, chi bằng tiền mặt hàng ngày, giúp HKD, cá nhân kinh doanh quản lý tồn quỹ tiền mặt chính xác.
|
➧ Căn cứ ghi sổ: Các phiếu thu, phiếu chi đã được nhập, xuất quỹ để ghi sổ quỹ tiền mặt.
|
>> TẢI MIỄN PHÍ: Sổ quỹ tiền mặt - Mẫu số S6-HKD.
7. Sổ tiền gửi ngân hàng (mẫu số S7-HKD)
Sổ tiền gửi ngân hàng dùng để theo dõi các giao dịch gửi, rút tiền thông qua tài khoản ngân hàng của HKD, cá nhân kinh doanh nhằm đảm bảo quản lý dòng tiền ngân hàng đầy đủ, chính xác.
|
➧ Căn cứ ghi sổ: Giấy báo nợ - báo có hoặc bảng sao kê ngân hàng để ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
|
>> TẢI MIỄN PHÍ: Sổ tiền gửi ngân hàng - Mẫu số S7-HKD.
--------
Việc mở đủ 7 loại sổ sách kể trên không chỉ là quy định bắt buộc mà còn là một công cụ quan trọng giúp chủ HKD kiểm soát hoạt động tài chính một cách chặt chẽ. Tuy nhiên HKD và cá nhân kinh doanh cần đảm bảo về việc lưu trữ an toàn trong quá trình sử dụng, đặc biệt đối với trường hợp ghi sổ điện tử thì cần phải bảo mật và dễ dàng tra cứu.
Lưu ý:
Hiện nay, các HKD nộp thuế theo phương pháp thuế khoán thì không có yêu cầu bắt buộc về sổ sách kế toán. Tuy nhiên, pháp luật vẫn khuyến khích chủ hộ lập sổ sách để kiểm soát tài chính rõ ràng và tránh thất thoát.
>> Có thể bạn cần: Hướng dẫn chế độ kế toán hộ kinh doanh.
Sổ kế toán đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được mở khi nào?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC, việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán đối với HKD, cá nhân kinh doanh được thực hiện theo nội dung tại Điều 26 Luật Kế toán 2015, cụ thể:
- Sổ kế toán HKD, cá nhân kinh doanh phải mở vào thời điểm đầu kỳ kế toán năm;
- Đối với HKD mới thành lập thì sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ sách kế toán phải tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và liên tục trong quản lý tài chính của HKD, cá nhân kinh doanh.
Căn cứ ghi sổ kế toán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể dựa vào các căn cứ sau đây để thực hiện việc ghi sổ kế toán, bao gồm:
- Các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp như: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, biên lai, chứng từ ngân hàng, hợp đồng và các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh;
- Các nghiệp vụ phát sinh phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
- Các quy định về ghi sổ kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành, hướng dẫn chế độ kế toán HKD, cá nhân kinh doanh tại Luật Kế toán 2015 và Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Trình tự ghi sổ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Căn cứ theo quy định tại Điều 26 Luật Kế toán 2015, việc ghi sổ kế toán phải thực hiện đúng theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính và ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
Đồng thời các thông tin và số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp với các thông tin và số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề.
Một số lưu ý khi ghi sổ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Khi ghi sổ sách kế toán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần lưu ý những điều sau đây:
- Trình tự thời gian ghi sổ: Các nghiệp vụ phải được ghi nhận theo thứ tự phát sinh cụ thể theo ngày, tháng, đảm bảo tính hợp lý, liên tục từ khi mở sổ cho đến khi khóa sổ;
- Nội dung ghi chép sổ sách: Mỗi nghiệp vụ phát sinh phải được ghi chi tiết, rõ ràng từ ngày tháng, số hiệu chứng từ, nội dung, số tiền, người ghi sổ, chữ ký của người lập sổ, của kế toán trưởng và đóng dấu theo quy định;
- Ghi nhận đúng biểu mẫu, sổ sách quy định: Đảm bảo ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ sách phù hợp, đúng mẫu và đúng nội dung theo quy định;
- Thực hiện ghi sổ định kỳ: Thường xuyên và đúng kỳ hạn (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) để đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật đầy đủ, chính xác, tránh bỏ sót nghiệp vụ;
- Khóa sổ và lưu trữ sổ: Cuối mỗi kỳ kế toán phải thực hiện khóa sổ, tổng hợp số liệu và lưu trữ sổ sách theo quy định để phục vụ cho việc quyết toán, kiểm tra, đối chiếu.
Việc tuân thủ các quy tắc về ghi sổ kế toán giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp pháp của hoạt động kế toán, đồng thời giúp kế toán viên dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, xác minh doanh thu hay giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Tìm hiểu thêm:
>> Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam;
>> 7 nguyên tắc kế toán cơ bản.
Câu hỏi thường gặp về sổ sách kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải lập những loại sổ sách kế toán nào?
Theo quy định, HKD và cá nhân kinh doanh phải lập các sổ sau đây:
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa;
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh;
- Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN;
- Sổ theo dõi thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của NLĐ;
- Sổ quỹ tiền mặt;
- Sổ tiền gửi ngân hàng.
>> Xem chi tiết: 7 loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh.
2. Có bắt buộc phải sử dụng đúng mẫu sổ sách kế toán của hộ kinh doanh không?
Có. HKD phải sử dụng các mẫu sổ sách kế toán theo quy định pháp luật hoặc mẫu do cơ quan thuế ban hành để đảm bảo tính đồng bộ, hợp lệ và dễ kiểm tra, đối chiếu.
3. Trình tự ghi sổ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh như thế nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 26 Luật Kế toán 2015, việc ghi sổ kế toán phải thực hiện đúng theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính và ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
Đồng thời, các thông tin và số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp với các thông tin và số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề.
4. Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán của hộ kinh doanh là bao lâu?
Theo quy định, sổ sách kế toán phải được lưu trữ ít nhất 5 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc từ ngày lập BCTC cuối cùng của năm đó.
5. Có thể ghi sổ kế toán của hộ kinh doanh bằng phương pháp điện tử không?
Có. HKD có thể sử dụng phần mềm kế toán điện tử nhưng phải đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu và dễ dàng in, xuất báo cáo khi cần thiết.
6. Ai là người chịu trách nhiệm ghi chép và lập sổ sách kế toán của hộ kinh doanh?
Chủ HKD hoặc người được ủy quyền có đủ năng lực hành vi dân sự, có trình độ phù hợp để thực hiện công việc này chịu trách nhiệm ghi chép và lập sổ sách kế toán cho HKD.
Gọi cho chúng tôi theo số 0901 042 555 (Miền Bắc) - 0939 356 866 (Miền Trung) - 0902 602 345 (Miền Nam) để được hỗ trợ.