Phân biệt, so sánh văn phòng đại diện - văn phòng điều hành

Văn phòng đại diện, văn phòng điều hành là gì? Thủ tục thành lập ra sao? Phân biệt văn phòng điều hành và văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

Trong xu hướng hội nhập hiện nay, việc các nhà đầu tư nước ngoài có nhu cầu mở văn phòng đại diện và văn phòng điều hành tại Việt Nam ngày càng gia tăng. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm được sự giống và khác nhau của hai loại hình văn phòng này. Chính vì vậy, Anpha sẽ cung cấp những thông tin cơ bản để nhà đầu tư nước ngoài có thể phân biệt rõ nhất thế nào là văn phòng điều hành và văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ ở nước ngoài, được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật của Việt Nam.

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý, xúc tiến hợp đồng mua bán với đối tác kinh doanh tại địa phương, đồng thời triển khai các hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ tại Việt Nam.

>> Xem thêm: Phân biệt văn phòng đại diện công ty Việt Nam và công ty nước ngoài.

Văn phòng điều hành của nhà thầu nước ngoài là gì?

Theo Luật Đầu tư 2020, văn phòng điều hành là đơn vị phụ thuộc của nhà thầu hoặc nhà đầu tư nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam nhằm mục đích thực hiện hợp đồng hợp tác kinh doanh (gọi tắt là hợp đồng BCC) mà các nhà đầu tư đã ký kết.

Chức năng của văn phòng điều hành là thực hiện các hoạt động kinh doanh trong phạm vi quyền và nghĩa vụ được quy định trên giấy phép thành lập văn phòng điều hành và hợp đồng BCC.

Hợp đồng BCC là hợp đồng hợp tác kinh doanh mà các nhà đầu tư ký kết với nhau, mục đích là hợp tác kinh doanh, phân chia các sản phẩm, lợi nhuận, tài sản theo quy định của pháp luật mà không phải là thành lập tổ chức kinh tế.

So sánh văn phòng điều hành và văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Sự khác biệt giữa văn phòng điều hành và văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam được thể hiện rõ qua 5 tiêu chí dưới đây:

➨ Về cơ sở pháp lý

➨ Về chủ thể thành lập

➨ Về nhiệm vụ 

➨ Về chức năng kinh doanh

➨ Về cách thức chấm dứt hoạt động

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của nhà đầu tư nước ngoài

Cơ quan tiếp nhận xử lý hồ sơ: 

• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trường hợp trụ sở văn phòng đại diện được đặt trong khu vực này;
• Sở Công thương cấp tỉnh/thành phố nếu trụ sở văn phòng đại diện nằm ở ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao.

Thời hạn xử lý hồ sơ: 

• Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ của nhà đầu tư, nếu cần bổ sung tài liệu liên quan, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bổ sung. Việc bổ sung này chỉ được thực hiện duy nhất 1 lần trong quá trình giải quyết hồ sơ;
• Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo về việc cấp hoặc không cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Nếu hồ sơ bị từ chối cấp phép thì phải có văn bản nêu lý do cụ thể để thương nhân được rõ;
• Đối với trường hợp văn phòng đại diện đăng ký nội dung không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, thì cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi văn bản xin ý kiến của bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trong vòng 5 ngày làm việc tiếp theo, bộ quản lý chuyên ngành sẽ ra thông báo phản hồi văn bản xin ý kiến. 

>> Tham khảo chi tiết: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty vốn nước ngoài.

Thủ tục thành lập văn phòng điều hành của nhà thầu nước ngoài

Lưu ý:

Văn bản đăng ký thành lập văn phòng điều hành phải có đầy đủ các thông tin sau: 

• Tên, địa chỉ văn phòng đại diện tại Việt Nam (nếu có) của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng BCC đã ký kết;
• Tên văn phòng điều hành, địa chỉ văn phòng điều hành;
• Nội dung hoạt động, thời hạn hoạt động, phạm vi hoạt động của văn phòng điều hành;
• Họ và tên, địa chỉ thường trú, địa chỉ liên lạc, CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng điều hành.

Cơ quan tiếp nhận & xử lý hồ sơ: Ban quản lý nơi dự kiến đặt văn phòng điều hành.

Thời hạn giải quyết: 

• Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày ban quản lý nhận đủ hồ sơ hợp lệ, nhà đầu tư nước ngoài sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng điều hành. Nhà đầu tư theo dõi ngày hẹn để đến nhận kết quả;
• Trường hợp cần điều chỉnh hoặc bổ sung hồ sơ thì ban quản lý sẽ ra văn bản gửi cho nhà đầu tư yêu cầu điều chỉnh bổ sung rồi thực hiện nộp lại trong thời hạn quy định.

>> Tham khảo chi tiết: Thủ tục thành lập văn phòng điều hành nhà đầu tư nước ngoài.

Trên đây là những chia sẻ của Anpha về sự khác nhau giữa văn phòng đại diện và văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài. Nếu nhà đầu tư nước ngoài cần tư vấn thông tin về việc mở văn phòng điều hành hoặc cần tư vấn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam có thể liên hệ ngay cho Anpha theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được tư vấn miễn phí.

Một số câu hỏi thường gặp về văn phòng điều hành và văn phòng đại diện

1. Văn phòng điều hành có được thực hiện chức năng kinh doanh không?

Được, văn phòng điều hành được thực hiện chức năng kinh doanh trong phạm vi quyền và nghĩa vụ được quy định tại trên giấy phép thành lập văn phòng điều hành và hợp đồng BCC.

2. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có chức năng kinh doanh không? 

Không. Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam, mà chỉ được thực hiện chức năng liên lạc, giao dịch, tiếp thị, xúc tiến đầu tư kinh doanh.

3. Người đứng đầu văn phòng đại diện có bắt buộc là người Việt Nam không? 

Không, trưởng văn phòng đại diện có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài.

4. Mở văn phòng đại diện có cần nộp báo cáo tài chính của công ty nước ngoài không? 

Có. Khi làm thủ tục mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp nước ngoài cần cung cấp báo cáo tài chính có kiểm toán (được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam) nhằm chứng minh sự tồn tại và hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

5. Thời hạn xử lý hồ sơ thành lập văn phòng điều hành là bao lâu? 

Thời hạn xử lý hồ sơ và cấp giấy phép thành lập văn phòng điều hành cho nhà đầu tư là 15 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Nguyễn Trang - Phòng Pháp lý Anpha