Cách tính mức đóng kinh phí công đoàn, đoàn phí công đoàn

Kinh phí công đoàn là gì? Đoàn phí công đoàn là gì? Mức đóng, cách tính đoàn phí công đoàn, kinh phí công đoàn 2026. Kinh phí công đoàn có bắt buộc không?

I. Quy định về kinh phí công đoàn năm 2026 (áp dụng từ 16/05/2026)

1. Kinh phí công đoàn là gì?

Kinh phí công đoàn là khoản tài chính do người sử dụng lao động đóng dựa trên quỹ tiền lương đóng BHXH bắt buộc của người lao động, không phân biệt đã có hay chưa có tổ chức công đoàn cơ sở.

2. Đối tượng tham gia đóng kinh phí công đoàn

➧ Các trường hợp tham gia đóng kinh phí công đoàn

• Đơn vị lực lượng vũ trang nhân nhân, cơ quan nhà nước;
• Đơn vị sự nghiệp công lập, ngoài công lập;
• Tổ chức xã hội, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội;
• Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư;
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã (HTX) hoạt động và thành lập theo Luật Hợp tác xã;
• Tổ chức khác có sử dụng người lao động theo quy định của Luật Lao động;
• Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam có liên quan đến hoạt động và tổ chức công đoàn, văn phòng điều hành của tổ chức nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh có sử dụng lao động là người Việt Nam.

➧ Các trường hợp được miễn kinh phí công đoàn

• Đối tượng được miễn: Doanh nghiệp, HTX, liên hiệp HTX thực hiện thủ tục giải thể hoặc phá sản theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã, Luật Phá sản được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam/Liên đoàn Lao động cấp tỉnh xem xét miễn số tiền chưa đóng kinh phí công đoàn theo quy định;
• Điều kiện áp dụng: Công đoàn của doanh nghiệp, HTX công đoàn tham gia giải quyết nợ (bao gồm nợ đóng kinh phí công đoàn) của doanh nghiệp, HTX, liên hiệp HTX thực hiện giải thể/phá sản.

3. Mức đóng kinh phí công đoàn 2026

➧ Tỷ lệ đóng kinh phí công đoàn

Mức đóng kinh phí công đoàn là 2% trên tổng số tiền lương của tất cả lao động tham gia BHXH và do tổ chức, doanh nghiệp đóng không trích vào lương của người lao động.

➧ Giảm mức đóng kinh phí công đoàn

Từ ngày 16/05/2026, theo Điều 12 Nghị định 105/2026/NĐ-CP, đơn vị sử dụng lao động gặp khó khăn về kinh tế hoặc vì lý do bất khả kháng được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam/Liên đoàn Lao động cấp tỉnh xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn khi có hồ sơ đề nghị xem xét mức giảm theo quy định.

Thời gian giảm mức đóng kinh phí công đoàn theo tháng và không quá 6 tháng. Hết thời gian được giảm thì doanh nghiệp, HTX và liên hiệp HTX phải tiếp tục đóng kinh phí công đoàn theo quy định.

Mức giảm đóng kinh phí công đoàn: Tối đa 20% theo mức đóng kinh phí công đoàn được quy định.

Các trường hợp được xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn là các tổ chức, doanh nghiệp đã hết thời gian tạm dừng đóng kinh phí công đoàn (được quy định tại Điều 13 Nghị định 105/2026/NĐ-CP), tiếp tục phải cắt giảm số lượng lao động làm việc hiện có:

• Từ 30% hoặc từ 30 lao động trở lên đối với doanh nghiệp, HTX, liên hiệp HTX có sử dụng dưới 200 lao động và đối với HTX từ 30 thành viên chính thức hoặc thành viên liên kết góp vốn;
• Từ 50 lao động trở lên đối với tổ chức, doanh nghiệp sử dụng lao động từ 200 đến 1000 lao động và đối với HTX từ 50 thành viên chính thức hoặc thành viên liên kết góp vốn;
• Từ 100 lao động trở lên đối với tổ chức, doanh nghiệp sử dụng lao động sử dụng trên 1000 lao động và đối với HTX từ 100 thành viên chính thức hoặc thành viên liên kết góp vốn.

Lưu ý:

Các trường hợp cắt giảm lao động ở trên không bao gồm việc tuyển dụng mới 20% so với số lượng lao động bị cắt giảm trong vòng 3 tháng kể từ ngày cắt giảm lao động.

>> Xem chi tiết: Hướng dẫn thành lập công đoàn cơ sở để nhận lại 75% kinh phí công đoàn.

4. Hướng dẫn trích nộp kinh phí công đoàn mới nhất

Tại Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP hướng dẫn trích nộp kinh phí công đoàn áp dụng từ ngày 16/05/2026 như sau:

➧ Cách đóng công phí công đoàn

• Đóng kinh phí công đoàn theo mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc cho người lao động đối với:
  • Đơn vị sự nghiệp công lập không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm 1 phần chi thường xuyên;
  • Cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam có liên quan đến hoạt động và tổ chức công đoàn, văn phòng điều hành của tổ chức nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh có sử dụng lao động tại Việt Nam;
  • Doanh nghiệp, HTX và liên hiệp HTX và các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác.
• Đóng kinh phí công đoàn theo mỗi tháng một lần hoặc đóng theo 3 tháng một lần cùng thời điểm đóng BHXH cho người lao động trên cơ sở đăng ký với tổ chức công đoàn áp dụng đối với: Tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả tiền lương cho người lao động theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh.

➧ Thời hạn đóng kinh phí công đoàn

Đơn vị sử dụng lao động phải đóng kinh phí công đoàn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau chu kỳ đóng.

Ví dụ:

• Trường hợp đóng kinh phí công đoàn theo tháng: Thời hạn đóng kinh phí công đoàn của tháng 02/2026 chậm nhất là ngày 31/03/2026;
• Trường hợp đóng kinh phí công đoàn theo chu kỳ 3 tháng: Thời hạn đóng kinh phí công đoàn của quý 2/2026 (bao gồm tháng 4, 5, 6) chậm nhất là ngày 31/07/2026.

5. Mức xử phạt vi phạm về việc đóng kinh phí công đoàn

Mức phạt đối với đơn vị sử dụng lao động vi phạm việc đóng kinh phí công đoàn được quy định tại Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:

• Phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản xử phạt hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng nếu chậm đóng, đóng không đúng mức quy định hoặc đóng không đủ số lượng người thuộc đối tượng phải đóng;
• Phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản xử phạt hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng nếu không đóng kinh phí công đoàn.

II. Quy định về đoàn phí công đoàn năm 2026

1. Đoàn phí công đoàn là gì?

Đoàn phí công đoàn là khoản tài chính do người lao động tham gia tổ chức doanh nghiệp công đoàn cơ sở đóng trên tinh thần tự nguyện không bị ép buộc.

2. Điều kiện để thành lập công đoàn cơ sở

Để thành lập công đoàn cơ sở cần đảm bảo 2 điều kiện sau:

• Công đoàn cơ sở được thành lập tại đơn vị sử dụng lao động hợp pháp;
• Có đủ từ 5 lao động hoặc đoàn viên trở lên, có đơn tự nguyện tham gia công đoàn Việt Nam.

3. Đối tượng tham gia công đoàn cơ sở

• Đoàn viên trong các tổ chức xã hội, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân nhân, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập hưởng lương theo bậc lương, bảng lương do nhà nước quy định;
• Đoàn viên trong các công đoàn cơ sở doanh nghiệp nhà nước bao gồm cả công đoàn công ty cổ phần do nhà nước giữ cổ phần chi phối;
• Đoàn viên trong các công đoàn cơ sở doanh nghiệp ngoài nhà nước, đơn vị sự nghiệp ngoài công lập không hưởng lương theo bậc lương, bảng lương do nhà nước quy định, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. 

4. Mức đóng đoàn phí công đoàn

➧ Căn cứ Quyết định 61/QĐ-TLĐ, từ ngày 01/07/2025, người lao động là đoàn viên tham gia tổ chức công đoàn cơ sở cần đóng đoàn phí công đoàn với mức đóng tối thiểu là 0.5% tiền lương (*) và mức đóng tối đa là 10% mức lương cơ sở. 

(*) Tùy từng đối tượng cụ thể mà tiền lương ở đây được xác định là:

• Tiền lương thực lĩnh: Đối với đoàn viên thuộc các doanh nghiệp nhà nước;
• Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc: Đối với đoàn viên thuộc các doanh nghiệp ngoài nhà nước;
• Tiền lương cơ sở: Đối với đoàn viên không đóng BHXH bắt buộc hoặc khó xác định mức tiền lương làm căn cứ đóng đoàn phí.

So với mức đóng đoàn phí công đoàn tối thiểu theo Quyết định 1408/QĐ-TLĐ được áp dụng trước đó, mức đóng đoàn phí công đoàn hiện tại đã được điều chỉnh giảm 0,5% từ 1% tiền lương.

➧ Phương thức đóng đoàn phí công đoàn: 

• Hàng tháng đoàn viên có thể nộp trực tiếp tiền mặt, chuyển khoản cho doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp trích từ tiền lương sau khi có ý kiến của đoàn viên;
• Định kỳ doanh nghiệp nộp lại khoản đoàn phí công đoàn này cho Liên đoàn Lao động cấp tỉnh, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

>> Tham khảo chi tiết: Mức đóng đoàn phí công đoàn mới nhất.

5. Thủ tục thành lập công đoàn cơ sở

4 bước đăng ký thành lập công đoàn cơ sở như sau:

Bước 1: Thành lập ban vận động

• Phải có từ 3 lao động trở lên đang làm việc tại tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp có đơn tự nguyện gia nhập công đoàn;
• Người lao động có đơn tự nguyện gia nhập công đoàn, tự tập hợp, thống nhất bầu trưởng ban vận động;
• Ban vận động có trách nhiệm vận động tổ chức thành lập công đoàn cơ sở, vận động người lao động tự nguyện tham gia.

Bước 2: Tổ chức họp hội nghị thành lập công đoàn cơ sở

• Báo cáo danh sách lao động đồng ý tự nguyện tham gia công đoàn;
• Bỏ phiếu bầu cử ban chấp hành công đoàn cơ sở.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký, bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh không cần chứng thực (1 bản);
• Đơn xin gia nhập công đoàn của từng lao động (1 bản), kèm 1 tấm hình 2 x 3cm;
• Công văn xin thành lập công đoàn (1 bản);
• Danh sách lao động của doanh nghiệp (2 bản);
• Danh sách lao động của doanh nghiệp xin gia nhập tổ chức công đoàn (2 bản);
• Danh sách trích ngang dự kiến ban chấp hành công đoàn cơ sở lâm thời (1 bản).

>> TẢI MIỄN PHÍ: Hồ sơ đăng ký công đoàn cơ sở.

Bước 4: Liên đoàn Lao động ra quyết định công nhận trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của ban chấp hành công đoàn cơ sở. 

III. Hướng dẫn thu chi kinh phí công đoàn cơ sở, đoàn phí công đoàn

Đối với các doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở thì hàng tháng phần kinh phí công đoàn nộp lên cho công đoàn cấp trên (nơi doanh nghiệp đặt trụ sở) sẽ không được trích trả lại để dùng cho các hoạt động của người lao động tại doanh nghiệp.

Theo đó, chỉ khi nào các doanh nghiệp thành lập công đoàn cơ sở thì sẽ được công đoàn cấp trên trích lại một phần kinh phí công đoàn, đoàn phí công đoàn theo một tỷ lệ phân bổ nhất định và chuyển trả lại cho công đoàn doanh nghiệp nhằm hỗ trợ hoạt động công đoàn, chăm sóc cuộc sống của đoàn viên và người lao động trong doanh nghiệp.

1. Tỷ lệ phân bổ kinh phí và đoàn phí công đoàn

Theo quy định tại Điều 1 Quyết định số 8108/QĐ-TLĐ (sửa đổi Quyết định số 4290/QĐ-TLĐ) của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01/01/2023, việc sử dụng số thu đoàn phí công đoàn và kinh phí công đoàn các cấp như sau:

➧ Tỷ lệ phân bổ kinh phí công đoàn

• Công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp được sử dụng 75% trên tổng số kinh phí công đoàn đã thu;
• Công đoàn cấp trên được sử dụng 25% còn lại.

➧ Tỷ lệ phân bổ đoàn phí công đoàn

• Công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp được sử dụng 70% trên tổng số đoàn phí công đoàn đã thu;
• Công đoàn cấp trên được sử dụng 30% còn lại.

2. Thủ tục, hồ sơ xin hoàn lại kinh phí và đoàn phí công đoàn

Để xin hoàn lại kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn, doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ như bảng dưới đây và nộp tới Liên đoàn Lao động cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Lưu ý:

Định kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng, công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp có thể làm hồ sơ để lấy lại phần trăm phân phối tiền kinh phí công đoàn mà doanh nghiệp được sử dụng.

Có thể bạn cần:

>> Hướng dẫn mở tài khoản công đoàn cơ sở Hà Nội;

>> Hướng dẫn mở tài khoản công đoàn cơ sở TP. HCM.

3. Doanh nghiệp sử dụng kinh phí công đoàn như thế nào?

Kinh phí công đoàn phải được sử dụng theo đúng mục đích quy định tại Khoản 2 Điều 31 Luật Công đoàn 2024. Cụ thể như sau:

• Đại diện và thực hiện các hoạt động bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động và đoàn viên công đoàn;
• Xây dựng mối quan hệ lao động tiến bộ, hài hòa và ổn định;
• Thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước; 
• Nâng cao trình độ, chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp cho đoàn viên công đoàn, người lao động;
• Thăm hỏi, tổ chức chăm lo và trợ cấp cho người lao động, đoàn viên công đoàn khi họ ốm đau, thai sản hoặc gặp khó khăn, hoạn nạn;
• Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao hoặc tham quan, du lịch cho đoàn viên công đoàn và người lao động;
• Khen thưởng, động viên người lao động, con của người lao động có thành tích cao trong học tập, công tác.

Bên cạnh đó, việc thu chi kinh phí công đoàn phải được theo dõi và lưu trữ theo hướng dẫn của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và định kỳ hàng năm công khai tài chính công đoàn hàng năm.

>> Tham khảo thêm: Kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn - chi tiết cách phân biệt.

IV. Các câu hỏi thường gặp về kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn

1. Doanh nghiệp có bắt buộc thành lập công đoàn cơ sở không?

Công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp là 1 tổ chức do người lao động thành lập dựa trên tinh thần và nguyên tắc tự nguyện, không bị ép buộc.

2. Doanh nghiệp không đóng kinh phí và đoàn phí công đoàn có bị phạt?

Doanh nghiệp không đóng kinh phí công đoàn cho người lao động sẽ bị phạt, cụ thể:

• Nếu không đóng sẽ bị phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản xử phạt hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng;
• Nếu chậm đóng, đóng không đúng quy định hoặc đóng không đủ số lượng người thuộc đối tượng phải đóng thì bị phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản xử phạt hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.

Về đoàn phí công đoàn thì trên tinh thần tự nguyện không bị bắt buộc nên không có quyết định xử phạt theo quy định của pháp luật, tuy nhiên nếu người lao động đã chấp nhận tham gia công đoàn cơ sở mà không đóng thì phải chịu trách nhiệm theo quy định điều lệ của công đoàn cơ sở.

3. Đoàn phí và kinh phí công đoàn do ai đóng?

Đoàn phí do người lao động là đoàn viên có tham gia công đoàn cơ sở đóng. Kinh phí công đoàn do người sử dụng lao động đóng.

4. Tỷ lệ đóng kinh phí công đoàn là bao nhiêu?

Hiện tại, tỷ lệ đóng kinh phí công đoàn là 2% trên tổng số tiền lương của tất cả lao động tham gia BHXH và do tổ chức, doanh nghiệp đóng không trích vào lương của người lao động.

Trường hợp, đơn vị sử dụng lao động gặp khó khăn trong kinh doanh hoặc vì lý do bất khả kháng được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam/Liên đoàn Lao động cấp tỉnh xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn khi có hồ sơ đề nghị xem xét mức giảm theo quy định.

5. Kinh phí công đoàn có bắt buộc không đối với doanh nghiệp?

Có, đối với các doanh nghiệp có sử dụng lao động tham gia BHXH bắt buộc thì phải đóng kinh phí công đoàn mà không phân biệt đã có hay chưa có công đoàn cơ sở.

Minh Thư - Phòng Kế toán Anpha