Quy định xuất hóa đơn cho công ty ở nước ngoài: hình thức, các loại hóa đơn, cách xuất hóa đơn… Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài thuế suất bao nhiêu?
Khi phát sinh giao dịch với các công ty nước ngoài, việc xuất hóa đơn đúng cách là điều vô cùng cần thiết. Trong bài viết này, hãy cùng Anpha tìm hiểu chi tiết về cách xuất hóa đơn cho doanh nghiệp nước ngoài và những điều cần lưu ý.
I. Các loại hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài
Hiện nay, việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài bao gồm các loại như sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn sử dụng cho các công ty trong nước và nước ngoài, khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và có các hoạt động như: cung cấp hàng hóa, dịch vụ nội địa, hoạt động vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
2. Hóa đơn bán hàng (không có thuế GTGT)
Hóa đơn bán hàng (hay hóa đơn trực tiếp) là loại hóa đơn sử dụng cho công ty trong nước và nước ngoài, khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và có các hoạt động như: cung cấp hàng hóa, dịch vụ nội địa, hoạt động vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
3. Hóa đơn thương mại điện tử
Ngoài 2 loại hóa đơn trên thì Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ được Chính phủ ban hành ngày 20/03/2025 còn bổ sung loại hóa đơn thương mại điện tử.
Đây là loại hóa đơn được quản lý bởi cơ quan thuế, áp dụng cho các tổ chức, cá nhân có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử tới cơ quan thuế.
Bên cạnh đó, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điểm c Khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“Cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử: hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định này”.
Như vậy, nếu cơ sở kinh doanh thực hiện bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, việc lập hóa đơn điện tử cho khách hàng nước ngoài là điều bắt buộc.
>> Tham khảo chi tiết: Quy định về hóa đơn thương mại.
II. Các hình thức hóa đơn cho công ty nước ngoài
Việc xuất hóa đơn cho doanh nghiệp nước ngoài được thể hiện thông qua 2 chứng từ bắt buộc sau:
1. Hóa đơn điện tử
Đây là loại hóa đơn tập hợp thông tin, dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được khởi tạo, sử dụng, lưu trữ và quản lý theo quy định.
2. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử là loại chứng từ được cơ sở kinh doanh sử dụng làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường, trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất khẩu đến cửa khẩu hay nơi làm thủ tục xuất khẩu.
Sau khi hoàn thành thủ tục xuất khẩu hàng hóa, cơ sở kinh doanh lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa xuất khẩu.
III. Quy định xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
1. Điều kiện xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Để xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Có hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa (đối với trường hợp gia công hàng hóa), cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài;
- Có tờ khai hải quan theo quy định;
- Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
- Lập hóa đơn thương mại theo quy định. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan;
- Có phiếu đóng gói hàng hóa (packing list) theo quy định.
Lưu ý:
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, để sử dụng hóa đơn thương mại điện tử, doanh nghiệp phải có khả năng chuyển dữ liệu hóa đơn sang cơ quan thuế qua phương thức điện tử. Trường hợp không đủ điều kiện, doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng bình thường.
Tham khảo thêm:
>> Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế;
>> Thời điểm lập hóa đơn điện tử - Từ ngày 01/06/2025;
>> Cấm hủy hóa đơn điện tử sai sót - Từ ngày 01/06/2025;
>> Điểm mới về hóa đơn điện tử - Từ ngày 01/06/2025.
2. Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài thuế suất bao nhiêu?
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài thì bên nhà cung cấp phải xuất hóa đơn GTGT cho đối tác ở nước ngoài với mức thuế suất là 0%, trừ các dịch vụ không được áp dụng thuế suất 0% thì phải áp dụng thuế suất theo quy định.
3. Thông tin trên hóa đơn cho công ty nước ngoài
Trường hợp doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, phương pháp trực tiếp, thông tin cần thể hiện trên hóa đơn gồm:
- Tên, địa chỉ đơn vị mua hàng;
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Nếu cần ghi chữ nước ngoài trên hóa đơn thì chữ nước ngoài được đặt bên phải và trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay bên dưới dòng chữ tiếng Việt với kích thước chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt;
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá;
- Thuế suất thuế GTGT: 0%;
- Tiền thuế GTGT: 0;
- Tổng số tiền thanh toán ghi bằng số và chữ, đơn vị tiền tệ ghi tên của ngoại tệ;
- Tỷ giá thể hiện trên hóa đơn là tỷ giá ngoại tệ so với đồng VNĐ theo quy định.
Ví dụ:
Công ty X hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu 1000 áo hoodie, đơn giá 30 USD/cái vào ngày 20/05/2025. Tỷ giá tại ngân hàng Vietcombank ngày 20/05/2025 là 25.780 VNĐ.
Hình minh họa hóa đơn xuất khẩu
4. Quy định về ngoại tệ và tiền tệ
- Theo quy định, đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”;
- Khi doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ thu tiền bằng ngoại tệ theo quy định thì mới viết đồng tiền ngoại tệ lên hóa đơn;
- Trường hợp phát sinh nghiệp vụ bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì:
- Đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán, đơn vị tiền tệ được ghi bằng ngoại tệ;
- Đồng thời, tỷ giá thể hiện trên hóa đơn là tỷ giá ngoại tệ so với đồng Việt Nam theo quy định.
- Tỷ giá được ghi trên hóa đơn được ghi theo tỷ giá thực tế mua vào của ngân hàng nơi người nộp thuế mở tài khoản.
5. Chứng từ liên quan khi xuất khẩu
Các chứng từ liên quan khi xuất khẩu bao gồm:
- Customs declaration (tờ khai hải quan);
- Commercial invoice (hóa đơn thương mại);
- Sales contract (hợp đồng ngoại thương);
- Bill of lading (vận đơn);
- Packing list (phiếu đóng gói hàng hóa);
- Certificate of Origin (giấy chứng nhận xuất xứ);
- Insurance certificate (chứng từ bảo hiểm);
- Letter of Credit (tín dụng thư)...
6. Quy định về ưu đãi thuế quốc tế
Nếu hàng hóa xuất khẩu đang trong quá trình giám sát của cơ quan hải quan bị hư hỏng, mất mát và được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giám định chứng nhận thì sẽ được giảm thuế. Mức giảm thuế ứng với tỷ lệ tổn thất thực tế của hàng hóa (nếu hàng hóa bị hư hỏng, mất mát toàn bộ thì được miễn thuế).
IV. Cách xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Doanh nghiệp có thể tiến hành xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài theo hướng dẫn sau:
➧ Bước 1: Kiểm tra điều kiện xuất khẩu và chuẩn bị các chứng từ liên quan (hợp đồng, hóa đơn thương mại, tờ khai xuất khẩu, vận đơn...).
Hình minh họa hợp đồng
Hình minh họa hóa đơn thương mại
Hình minh họa tờ khai hàng hóa xuất khẩu
Hình minh họa phiếu đóng gói hàng hóa
➧ Bước 2: Lập hóa đơn điện tử với các thông tin cần thiết.
➧ Bước 3: Kèm theo chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán, C/O nếu có.
➧ Bước 4: Gửi hóa đơn cho công ty nước ngoài.
➧ Bước 5: Lưu trữ và khai báo thuế theo quy định.
Xem thêm:
>> Cách xuất hóa đơn xuất khẩu theo Nghị định 123;
>> Ngành nghề không đăng ký kinh doanh có được xuất hóa đơn.
V. Câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
1. Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ có bắt buộc phải lập hóa đơn không và lập vào thời điểm nào?
Việc lập hóa đơn khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ là điều bắt buộc. Thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:
- Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu): Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan;
- Đối với dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài như đối với dịch vụ trong nước: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu hay chưa thu được tiền;
- Đối với trường hợp xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa nhà cung cấp và khách hàng: Thời điểm hoàn thành đối soát số liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 7 của tháng sau hoặc không quá 7 ngày sau ngày kết thúc kỳ quy ước.
>> Xem thêm: Thời điểm lập hóa đơn - Mới nhất.
2. Công ty Y đang thực hiện xuất khẩu hàng vào khu phi thuế quan, được biết công ty kê khai theo phương pháp khấu trừ và kỳ kê khai theo tháng. Công ty xuất hàng ra cảng trong tháng vào ngày 25/05/2025 nhưng đến ngày 05/06/2025 mới hoàn tất thủ tục hải quan. Vậy công ty kê khai khi nào?
Thời điểm kê khai hóa đơn hàng xuất khẩu và xuất hóa đơn vào khu phi thuế quan là thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan (tức ngày xác nhận thông quan).
Như vậy, doanh nghiệp sẽ kê khai lô hàng này vào tờ khai tháng 06/2025.
3. Xuất khẩu dịch vụ phần mềm sử dụng hóa đơn gì và lập khi nào?
Trường hợp xuất khẩu dịch vụ phần mềm cho công ty nước ngoài thì các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thương mại khi xuất khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
Ngọc Linh - Phòng Kế toán Anpha