Hướng dẫn các cách mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì, khấu trừ thuế TNCN là gì? Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ bắt buộc khi người lao động phải trực tiếp quyết toán thuế TNCN từ tiền lương tiền công với cơ quan thuế. Vậy chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Doanh nghiệp cần đăng ký phát hành như thế nào? Có thay đổi gì sau ngày 01/06/2025 khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực? Cùng Kế toán Anpha tìm hiểu câu trả lời cho những vấn đề này nhé.

I. Căn cứ pháp lý

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025;
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020;
• Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013.

II. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì và có vai trò thế nào?

1. Thế nào là khấu trừ thuế TNCN? Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Khấu trừ thuế TNCN là việc doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động thực hiện trích lại khoản thuế từ tiền lương, tiền công trước khi trả cho người lao động. Khoản thuế này doanh nghiệp sẽ thay cho lao động, nộp cho cơ quan thuế quản lý.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu xác nhận thông tin về thu nhập và số thuế TNCN mà người sử dụng lao động cấp cho người lao động khi họ bị khấu trừ thuế tại đơn vị đó.

Tham khảo thêm:

>> Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN;

>> Quy định về 8 khoản thu nhập khấu trừ thuế TNCN;

>> Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế online.

2. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân để làm gì?

Với việc đồng bộ mã số thuế cá nhân và nâng cấp hệ thống thuế điện tử thì một vài năm gần đây khi doanh nghiệp nộp quyết toán thuế, các thông tin về thu nhập của người lao động sẽ được cập nhật đầy đủ trên hệ thống thuế điện tử của ngành thuế và eTax Mobile của cá nhân. 

Do đó, việc cung cấp chứng từ chủ yếu có tác dụng đối chiếu chéo và minh bạch thông tin giữa 3 đối tượng:

• Người sử dụng lao động;
• Người lao động thuộc đối tượng quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế;
• Cơ quan thuế.

Đó cũng là lý do chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một phần không thể thiếu trong hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm hay hồ sơ xin hoàn thuế TNCN với cơ quan thuế.

>> Tham khảo thêm: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì.

III. Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động thì có sao không? Theo Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi khấu trừ thuế TNCN của người lao động thì tổ chức, cá nhân khấu trừ phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.

Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bắt buộc với doanh nghiệp nếu đã trích thuế của cá nhân trừ trường hợp: 

• Người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì không cần cấp chứng từ khấu trừ;
• Nếu trong năm tổ chức có trả tiền lương tiền công nhưng không khấu trừ thuế TNCN của người lao động thì chỉ cần cung cấp thư xác nhận thu nhập (mẫu 20/TXN-TNCN).

>> TẢI MIỄN PHÍ: Thư xác nhận thu nhập - Mẫu số 20/TXN-TNCN

IV. Quy định mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

➧ Trước ngày 01/07/2025:

• Thông tư hướng dẫn: Thông tư 32/2011/TT-BTC;
• Mẫu chứng từ: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy;
• Quy trình mua: Đăng ký mua tại cơ quan thuế;
• Báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế định kỳ (mẫu CTT25/AC).

➧ Từ ngày 01/07/2022:

• Thông tư hướng dẫn: Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
• Mẫu chứng từ:
  • Sử dụng chứng từ khấu trừ điện tử không có mã của cơ quan thuế;
  • Nếu doanh nghiệp còn tồn bản giấy có thể lựa chọn sử dụng đến khi hết hoặc hủy bản giấy còn tồn để chuyển sang bản điện tử.
• Quy trình mua:
  • Đăng ký mua tại tổ chức cung cấp phần mềm hoặc tự xây dựng phần mềm để quản lý và sử dụng nhưng phải đảm bảo các thông tin bắt buộc theo Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
  • Không cần đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• Không cần báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ.

➧ Từ ngày 01/06/2025:

• Thông tư hướng dẫn: Nghị định 70/2025/NĐ-CP;
• Mẫu chứng từ:
  • Chứng từ khấu trừ điện tử có mã của cơ quan thuế;
  • Hủy toàn bộ bản giấy và gửi thông báo hủy lên cơ quan thuế.
• Quy trình mua:
  • Đăng ký mua tại tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác;
  • Đăng ký sử dụng theo mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT Phụ lục IA của Nghị định 70/2025/NĐ-CP và được cơ quan thuế quản lý chấp nhận.
• Không cần báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ điện tử - Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT.

V. Câu hỏi thường gặp khi đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

1. Người lao động không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì doanh nghiệp có bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Theo Điểm a Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC có nêu rõ là tổ chức, cá nhân chi trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế thì phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ.

Như vậy, nếu người lao động không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì doanh nghiệp không bắt buộc phải lập chứng từ khấu trừ thuế. Doanh nghiệp có thể lựa chọn cấp thư xác nhận thu nhập (theo mẫu số 20/TXN-TNCN) hoặc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động đó.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Thư xác nhận thu nhập - Mẫu số 20/TXN-TNCN.

2. Công ty A có phát sinh khấu trừ thuế TNCN của 1 người lao động thời vụ 1 lần thuê vào tháng 1/2025 và 1 lần vào tháng 8/2025. Nhưng tại thời điểm khấu trừ cuối mỗi tháng 1/2025 và tháng 8/2025 người lao động chưa yêu cầu công ty A cấp chứng từ khấu trừ thuế. Vậy công ty A có thể xuất 1 lần chứng từ khấu trừ tổng hợp cho cá nhân đó vào thời điểm cuối năm 2025 khi người lao động đó yêu cầu được không?

Theo Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hướng dẫn, với trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng thì doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sau:

• Cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế;
• Cấp 1 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng 1 kỳ tính thuế.

Lao động thời vụ thuê ngoài có khấu trừ thuế của công ty A thuộc trường hợp này nên công ty A có thể xuất 1 lần chứng từ khấu trừ tổng hợp cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

>> Tham khảo thêm: Cách tính thuế thu nhập cá nhân hợp đồng thời vụ.

3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN mua ở đâu?

Từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp có thể mua chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác.

Ngọc Phạm - Phòng Kế toán Anpha