Quy định kê khai hóa đơn thay thế từ 01/07/2026. Cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ/cùng kỳ cho bên mua, bên bán kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ nào?
1. Trước ngày 01/07/2026, hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào theo Nghị định 70?
Trước ngày 01/07/2026, kê khai hóa đơn thay thế căn cứ theo:
Theo đó, khi phát sinh hóa đơn thay thế:
- Cả bên mua và bên bán đều thực hiện kê khai vào kỳ gốc của tờ hóa đơn bị thay thế;
- Sau đó nộp lại tờ khai bổ sung của kỳ kê khai thuế đó (kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh) và điều chỉnh tăng/giảm (trường hợp có thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau) vào chỉ tiêu 37, 38 của kỳ khai thuế hiện tại (kỳ phát sinh hóa đơn thay thế).
Có thể bạn quan tâm:
>> Cách lập hóa đơn thay thế;
>> Khác nhau giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế là gì;
>> Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai;
>> Quy định không được hủy hóa đơn điện tử sai sót.
2. Từ ngày 01/07/2026, kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ nào?
Từ ngày 01/07/2026, kê khai hóa đơn thay thế căn cứ theo:
Theo đó, khi phát sinh hóa đơn thay thế:
- Bên mua xác định chỉ phát tăng/giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì không cần lập tờ khai bổ sung như trước ngày 01/07/2026 mà trực tiếp điều chỉnh vào chỉ tiêu 37, 38 của kỳ khai thuế hiện tại (kỳ phát sinh hóa đơn thay thế);
- Bên bán vẫn kê khai như quy định trước đó là kê khai theo kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế.
Để bạn hiểu rõ hơn, Anpha sẽ hướng dẫn cụ thể và chi tiết cách kê khai hóa đơn thay thế (kỳ khai thuế GTGT theo quý) ở các phần nội dung bên dưới.
II. Hướng dẫn kê khai hóa đơn thay thế cho bên bán
1. Cách kê khai hóa đơn thay thế cùng kỳ cho bên bán
Trong cùng kỳ kê khai thuế, nếu phát sinh hóa đơn thay thế thì bên bán chỉ kê khai hóa đơn thay thế mà không kê khai hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót), tức là chỉ kê khai hóa đơn đúng.
Ví dụ 1:
- Ngày 10/07/2026, công ty Anpha xuất hóa đơn phí dịch vụ tư vấn cho công ty ABC hóa đơn số 1000 với phí dịch vụ là 10.000.000 đồng, thuế GTGT 800.000 đồng;
- Sau đó công ty Anpha phát hiện ra hóa đơn xuất bị sai phí dịch vụ, công ty Anpha đã xuất hóa đơn thay thế số 1001 vào ngày 11/07/2026, thay thế cho hóa đơn số 1000 với phí dịch vụ đúng là 11.000.000 đồng, thuế GTGT là 880.000 đồng.
- Vì cả 2 hóa đơn cùng xuất vào quý 3/2026 (cùng kỳ kê khai) nên công ty Anpha khi kê khai thuế GTGT quý 3/2026 chỉ kê khai hóa đơn đúng là hóa đơn 1001, còn hóa đơn 1000 không kê khai.
>> Có thể bạn quan tâm: Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm.
2. Cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ cho bên bán
Bên bán thực hiện kê khai bổ sung lại về kỳ gốc (kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế) nhưng sẽ có 2 tình huống xảy ra đó là công ty đã kê khai tờ khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế đó hay chưa.
Ví dụ 2:
- Ngày 25/06/2026, công ty Anpha xuất hóa đơn phí dịch vụ tư vấn cho công ty ABC hóa đơn số 1000 với phí dịch vụ là 10.000.000 đồng, thuế GTGT 800.000 đồng;
- Sau đó công ty Anpha phát hiện ra hóa đơn xuất bị sai phí dịch vụ, công ty Anpha đã xuất hóa đơn thay thế số 1001 vào ngày 11/07/2026, thay thế cho hóa đơn số 1000 với phí dịch vụ đúng là 11.000.000 đồng, thuế GTGT là 880.000 đồng.
Công ty Anpha thực hiện kê khai hóa đơn thay thế như sau:
➤ Trường hợp 1: Công ty chưa kê khai tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế là tờ khai thuế GTGT quý 2/2026
- Công ty Anpha kê khai hóa đơn đúng là hóa đơn số 1001 ngày 11/07/2026 vào kỳ kê khai thuế GTGT quý 2/2026 và không kê khai hóa đơn 1001 ngày 25/06/2026;
- Kê khai tương tự như hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế cùng kỳ kê khai như ví dụ 1.
➤ Trường hợp 2: Công ty đã kê khai tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế là tờ khai thuế GTGT quý 2/2026
- Công ty Anpha phải khai bổ sung tờ khai thuế GTGT cho quý 2/2026, theo giá trị đúng được thể hiện trên hóa đơn thay thế;
- Đồng thời ghi chú lý do sai sót và lưu trữ hồ sơ, chứng từ hóa đơn thay thế, hóa đơn bị thay thế, biên bản thay thế hóa đơn để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.
>> Có thể bạn quan tâm: Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót.
III. Bên mua kê khai hóa đơn thay thế như thế nào?
1. Cách kê khai hóa đơn thay thế cùng kỳ cho bên mua
Trong cùng kỳ kê khai thuế, nếu phát sinh hóa đơn thay thế thì bên mua chỉ kê khai hóa đơn thay thế mà không kê khai hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót), tức là chỉ kê khai hóa đơn đúng.
Ví dụ 3:
- Ngày 01/07/2026, công ty Anpha mua văn phòng phẩm, hóa đơn số 2000, thành tiền là 3.000.000 đồng, thuế GTGT 240.000 đồng;
- Sau đó hai bên phát hiện ra hóa đơn xuất sai đơn giá, thành tiền và tiền thuế, nhà cung cấp đã xuất hóa đơn thay thế số 2001 vào ngày 02/07/2026, thay thế cho hóa đơn số 2000 với thành tiền đúng là 3.500.000 đồng, thuế GTGT là 280.000 đồng.
- Vì cả 2 hóa đơn cùng xuất vào quý 3/2026 (cùng kỳ kê khai) nên công ty Anpha khi kê khai thuế GTGT quý 3/2026 chỉ kê khai hóa đơn đúng là hóa đơn 2001, còn hóa đơn 2000 không kê khai.
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót.
2. Cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ chưa kê khai và đã kê khai cho bên mua
Khi hóa đơn thay thế khác kỳ khai thuế với hóa đơn bị thay thế, thì bên mua khi kê khai sẽ có phần phức tạp hơn vì tùy bản chất làm thay đổi tờ khai thuế như thế nào, có làm phát sinh thuế GTGT phải nộp thêm không hay chỉ làm tăng/giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau.
Anpha có ví dụ các tình huống phát sinh như sau.
Ví dụ 4:
- Ngày 25/06/2026, công ty Anpha mua văn phòng phẩm, hóa đơn số 2000, thành tiền là 3.000.000 đồng, thuế GTGT 240.000 đồng;
- Sau đó hai bên phát hiện hóa đơn xuất sai đơn giá, thành tiền và tiền thuế, nhà cung cấp đã xuất hóa đơn thay thế số 2001 vào ngày 25/07/2026, thay thế cho hóa đơn số 2000 với thành tiền đúng là 3.500.000 đồng, thuế GTGT là 280.000 đồng.
Công ty Anpha thực hiện kê khai hóa đơn thay thế như sau:
➤ Trường hợp 1: Công ty chưa kê khai tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế là tờ khai thuế GTGT quý 2/2026
- Công ty Anpha kê khai hóa đơn đúng là hóa đơn số 2001 ngày 25/07/2026 vào kỳ kê khai thuế GTGT quý 2/2026 và không kê khai hóa đơn 2000 ngày 25/06/2026;
- Kê khai tương tự như hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế cùng kỳ kê khai như ví dụ 3.
➤ Trường hợp 2: Công ty đã kê khai tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế là tờ khai thuế GTGT quý 2/2026
- Kê khai bổ sung phần chênh lệch làm tăng số thuế GTGT phải nộp thêm, giảm số thuế GTGT được hoàn thì lập tờ khai bổ sung quý 2/2026, kê khai bổ sung phần chênh lệch giữa hóa đơn bị thay thế số 2000 và hóa đơn thay thế số 2001;
- Kê khai bổ sung phần chênh lệch làm tăng/giảm số thuế được khấu trừ chuyển kỳ sau, giảm số thuế GTGT phải nộp thì:
- Không phải lập tờ khai bổ sung cho quý 2/2026;
- Kê khai trực tiếp phần chênh lệch này vào chỉ tiêu 37 hoặc 38 của kỳ phát sinh hóa đơn thay thế (kỳ hiện tại quý 3/2026).
>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách bổ sung tờ khai thuế GTGT.
IV. Câu hỏi thường gặp khi kê khai hóa đơn thay thế
1. Việc kê khai hóa đơn thay thế trước và sau ngày 01/07/2026 khác nhau như thế nào?
➤ Trước ngày 01/07/2026, kê khai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
Khi phát sinh hóa đơn thay thế thì bạn phải điều chỉnh cả kỳ gốc lẫn kỳ hiện tại, nghĩa là:
- Vừa phải khai lại tờ khai kỳ sai sót;
- Vừa phải khai tăng/giảm chỉ tiêu 37 hoặc 38 của kỳ hiện tại (đối với phát sinh tăng/giảm số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau).
➤ Sau ngày 01/07/2026, kê khai theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Khi phát sinh hóa đơn thay thế mà chỉ làm phát sinh tăng/giảm số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau thì:
- Không cần kê khai bổ sung kỳ gốc (kỳ có hóa đơn sai sót);
- Trực tiếp kê khai phần chênh lệch vào chỉ tiêu 37 hoặc 38 của kỳ hiện tại (kỳ phát hiện sai sót).
Như vậy điểm khác biệt rõ nhất nằm ở việc hạn chế phải kê khai bổ sung tờ khai kỳ trước.
>> Xem chi tiết: Quy định kê khai hóa đơn thay thế - Trước và sau ngày 01/07/2026.
2. Thời hạn khai bổ sung hồ sơ khai thuế có thay đổi gì không?
Theo luật mới, thời hạn khai bổ sung hồ sơ khai thuế được rút ngắn hơn. Cụ thể:
- Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 quy định thời hạn kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế là 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế;
- Theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 thì thời hạn khai bổ sung hồ sơ khai thuế rút xuống còn 5 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế.
>> Tham khảo thêm: Quy định thời hạn khai bổ sung hồ sơ khai thuế - Từ ngày 01/07/2026.
Oanh Nguyễn - Phòng Kế toán Anpha
BÌNH LUẬN - HỎI ĐÁP
Hãy để lại câu hỏi của bạn, chúng tôi sẽ trả lời TRONG 15 PHÚT