Chế độ phụ cấp lương là gì - các loại phụ cấp lương hiện nay

Phụ cấp là gì? Quy định về các khoản phụ cấp theo lương. Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN. Phụ cấp nào phải đóng BHXH, phụ cấp không đóng BHXH.

Trong cơ cấu tiền lương hiện nay, bên cạnh mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp đóng vai trò quan trọng trong việc bù đắp điều kiện làm việc, thu hút lao động và tạo động lực giữ chân nhân sự. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể phân loại được các khoản phụ cấp cùng quy định pháp luật liên quan đến nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và cách ghi nhận chi phí hợp lý.

Bài viết dưới đây sẽ làm rõ khái niệm phụ cấp tiền lương và các loại phụ cấp phổ biến hiện nay, đồng thời phân tách nghĩa vụ đóng BHXH, đóng thuế TNCN đối với các khoản phụ cấp theo lương.

I. Phụ cấp lương là gì?

1. Khái niệm phụ cấp tiền lương

Theo Bảo hiểm xã hội Việt Nam, phụ cấp tiền lương hay phụ cấp lương là các khoản được thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động trong hợp đồng lao động (HĐLĐ) nhằm bù đắp về:

• Điều kiện lao động (nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm...);
• Tính chất công việc (trách nhiệm, yêu cầu kỹ năng cao, vị trí đặc thù...);
• Điều kiện sinh hoạt (làm việc vùng xa, chi phí sinh hoạt cao);
• Mức độ thu hút lao động.

>> Tham khảo thêm: Quy chế lương thưởng và chế độ phụ cấp cho người lao động.

2. Công ty có bắt buộc trả phụ cấp cho người lao động không?

Theo quy định, việc chi trả phụ cấp cho người lao động chỉ phải thực hiện khi:

• Pháp luật có quy định cụ thể đối với ngành nghề, vị trí công việc của người lao động (ví dụ như: phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút… trong lĩnh vực nhà nước);
• Hai bên đã thỏa thuận bằng văn bản trong HĐLĐ hoặc thỏa ước lao động tập thể;
• Việc chi trả phụ cấp lương cho người lao động được quy định trong quy chế lương/phúc lợi nội bộ của doanh nghiệp.

Như vậy, doanh nghiệp không bắt buộc phải trả phụ cấp cho người lao động.

II. Các chế độ phụ cấp, các loại phụ cấp lương hiện nay

Các loại phụ cấp lương phổ biến hiện nay gồm:

• Phụ cấp chức vụ, chức danh;
• Phụ cấp trách nhiệm;
• Phụ cấp thâm niên;
• Phụ cấp khu vực;
• Phụ cấp lưu động;
• Phụ cấp thu hút;
• Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;
• Phụ cấp sinh hoạt, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, nhà ở, ăn trưa…

Doanh nghiệp có thể thiết kế thêm các khoản phụ cấp khác để phù hợp với đặc thù ngành nghề, miễn là có thỏa thuận rõ ràng và hợp pháp với người lao động.

>> Tham khảo thêm: 9 loại phụ cấp theo chế độ tiền lương mới (áp dụng cho khu vực công).

III. Quy định về đóng BHXH và thuế TNCN đối với các khoản phụ cấp lương

1. Các khoản phụ cấp phải đóng BHXH (bắt buộc)

Các khoản phụ cấp lương và khoản bổ sung khác ghi rõ mức cụ thể trong HĐLĐ sẽ làm căn cứ đóng BHXH, gồm:

• Phụ cấp chức vụ, chức danh;
• Phụ cấp trách nhiệm;
• Phụ cấp nặng nhọc, độc hại;
• Phụ cấp thâm niên, khu vực, thu hút.

Như vậy, các khoản phụ cấp phải đóng BHXH là những phụ cấp có tính thường xuyên, ổn định và có thể xác định trước được.

2. Các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH

Các khoản phụ cấp không thuộc diện phải đóng BHXH bao gồm:

• Tiền thưởng (lễ, Tết, sáng kiến…);
• Hỗ trợ ăn giữa ca;
• Hỗ trợ xăng xe, điện thoại, nhà ở, nuôi con nhỏ, hỗ trợ đám hiếu hỷ…;
• Tiền phụ cấp nhà ở tính thuế TNCN nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế, chưa bao gồm tiền thuê nhà (phần vượt quá 15% sẽ được miễn thuế TNCN).

Như vậy, các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH là những phụ cấp không mang tính cố định, không được ghi cụ thể trong hợp đồng hoặc mang tính phúc lợi xã hội.

>> Có thể bạn cần: Quy định chính sách hỗ trợ tiền thuê nhà cho người lao động.

3. Các khoản phụ cấp tính thuế TNCN

Hầu hết các phụ cấp đều chịu thuế TNCN, trừ các khoản sau đây:

• Tiền ăn giữa ca: Theo thỏa thuận trong thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy, quy chế của doanh nghiệp theo quy định của Bộ luật Lao động;
• Phụ cấp trang phục: Nếu chi bằng hiện vật hoặc chi bằng tiền nhưng không quá 5.000.000 đồng/năm;
• Phụ cấp điện thoại, xăng xe, nhà ở: Nếu có quy chế công ty và mức chi hợp lý.

>> Xem thêm: Các khoản thu nhập không tính thuế TNCN.

IV. Một số lưu ý về các khoản chi phụ cấp tiền lương

1. Mức ghi nhận chi phí phụ cấp hợp lý

Để được ghi nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi phụ cấp phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

1. Có ghi trong HĐLĐ, trong thỏa ước hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
2. Có chứng từ thanh toán hợp lệ như bảng lương, phiếu chi, sao kê ngân hàng…;
3. Có mức chi hợp lý và thực tế chi trả.

2. Nguyên tắc chi phụ cấp

Khi doanh nghiệp chi trả phụ cấp cho NLĐ cần đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

➨ Phân định rõ ràng:

• Các khoản phụ cấp làm căn cứ đóng BHXH → Phải ghi cụ thể trong hợp đồng;
• Khoản hỗ trợ mang tính phúc lợi → Không cần đóng BHXH nhưng cần có quy chế nội bộ.

➨ Xây dựng quy chế lương, phụ cấp minh bạch để tránh rủi ro về thuế, BHXH và khi xảy ra tranh chấp lao động.

➨ Tuân thủ theo quy định của Luật BHXH 2024, có hiệu lực từ 01/07/2025:

• Vẫn giữ nguyên nguyên tắc đóng BHXH dựa trên tiền lương, phụ cấp và khoản bổ sung ghi trong HĐLĐ;
• Doanh nghiệp cần rà soát lại HĐLĐ và bảng lương cho phù hợp với quy định mới.

V. Câu hỏi liên quan đến quy định về các khoản phụ cấp theo lương

1. Có bắt buộc phải trả phụ cấp cho người lao động không?

Không bắt buộc, trừ khi đã cam kết trong HĐLĐ hoặc theo quy chế nội bộ của công ty.

>> Xem chi tiết: Trường hợp phải trả phụ cấp cho người lao động.

2. Có thể gộp phụ cấp vào lương cơ bản không?

Không nên gộp phụ cấp vào lương cơ bản. Doanh nghiệp nên tách biệt phụ cấp và lương cơ bản để xác định đúng nghĩa vụ đóng BHXH và tính thuế TNCN cho người lao động.

3. Cơ quan BHXH kiểm tra phụ cấp dựa vào tiêu chí nào?

Cơ quan BHXH kiểm tra phụ cấp dựa vào các tiêu chí như:

• Nội dung và mức phụ cấp ghi trong hợp đồng lao động;
• Quy chế lương, bảng lương;
• Tính cố định hay không của khoản phụ cấp;
• Tính chất công việc, tần suất chi trả, tính minh bạch của chứng từ.

Phương Thảo - Phòng Kế toán Anpha