Khái niệm hợp đồng lao động và loại hợp đồng lao động là gì? Vi phạm hợp đồng lao động có bị phạt không? Nguyên tắc khi ký kết, giao kết hợp đồng lao động.
I. Quy định về hợp đồng lao động
1. Khái niệm hợp đồng lao động là gì?
Hợp đồng lao động là hợp đồng được thỏa thuận bởi 2 bên gồm người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả tiền công, tiền lương, quyền và nghĩa vụ mỗi bên được quy định rõ trong hợp đồng.
2. Các hình thức hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động thường được lập thành dạng văn bản với số lượng 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản hợp đồng lao động để làm căn cứ thực hiện quyền, nghĩa vụ và giải quyết tranh chấp nếu có phát sinh.
Hợp đồng lao động điện tử cũng có giá trị tương đương hợp đồng bằng văn bản với điều kiện phải đáp ứng quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Đối với công việc có thời hạn dưới 1 tháng thì hai bên có thể thỏa thuận bằng lời nói. Tuy nhiên, hình thức này không được áp dụng trong các trường hợp sau đây:
- Giao kết thông qua người được nhóm người lao động ủy quyền;
- Thuê người lao động chưa đủ 15 tuổi;
- Thuê người lao động làm công việc giúp việc gia đình.
|
Như vậy: Nếu công việc kéo dài từ đủ 1 tháng trở lên, người sử dụng lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản hoặc ký hợp đồng lao động điện tử hợp lệ.
|
Có thể bạn cần:
>> Tải mẫu hợp đồng lao động mới nhất;
>> Hợp đồng lao động gồm những nội dung gì;
>> Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không.
II. Quy định khi giao kết hợp đồng lao động là gì?
1. Nguyên tắc giao kết hợp đồng là gì?
Theo Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, quá trình giao kết hợp đồng phải đảm bảo sự tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực. Các bên được quyền tự do thỏa thuận về:
- Công việc;
- Tiền lương;
- Địa điểm làm việc;
- Thời hạn hợp đồng lao động;
- Các quyền lợi khác liên quan.
Đồng thời, khi giao kết HĐLĐ thì các bên cần đảm bảo nội dung thỏa thuận trong HĐLĐ không trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc đạo đức xã hội. Các điều khoản trong hợp đồng cũng cần được trình bày rõ ràng, đặc biệt là các nội dung sau:
Bài viết liên quan:
>> Quy định trả lương cho người lao động;
>> Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là gì;
>> Sự khác nhau giữa sa thải và đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.
2. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động
➤ Thẩm quyền của người lao động
Về phía người lao động, những người được quyền giao kết hợp đồng gồm:
- Người từ đủ 18 tuổi trở lên;
- Người từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi với điều kiện có văn bản đồng ý của người đại diện theo pháp luật;
- Người dưới 15 tuổi cùng với người đại diện theo pháp luật;
- Người được nhóm người lao động ủy quyền hợp pháp.
Đối với công việc theo mùa vụ hoặc công việc cụ thể có thời hạn dưới 12 tháng, người lao động từ đủ 18 tuổi có thể ủy quyền cho 1 người trong nhóm ký hợp đồng (*). Văn bản ủy quyền phải kèm theo danh sách và thông tin cần thiết của từng người lao động.
Lưu ý:
(*) Người được ủy quyền ký hợp đồng không được tiếp tục ủy quyền cho người khác.
➤ Thẩm quyền của người sử dụng lao động
Về phía người sử dụng lao động có thể được đại diện bởi các cá nhân sau đây:
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định;
- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền;
- Người đại diện của hộ gia đình hoặc tổ chức không có tư cách pháp nhân;
- Cá nhân trực tiếp đi thuê và sử dụng lao động.
Doanh nghiệp cần kiểm tra chức danh, điều lệ và văn bản ủy quyền trước khi ký. Hợp đồng lao động do người không có thẩm quyền ký có thể làm phát sinh tranh chấp và rủi ro pháp lý.
Xem chi tiết:
>> Quy chế lương thưởng cho người lao động;
>> Quy định pháp luật về lao động chưa thành niên;
>> Quy định mức lương đóng bảo hiểm cho người lao động;
>> Quy định hợp đồng lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Căn cứ Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, từ ngày 10/09/2026, các hành vi vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động được chia thành 2 nhóm chính, mức phạt được tính theo số lượng người lao động bị vi phạm. Cụ thể như sau:
1. Vi phạm về hình thức hợp đồng lao động, loại hợp đồng lao động
Các vi phạm liên quan đến cách thức giao kết hợp đồng lao động gồm 4 nhóm hành vi dưới đây:
- Không lập hợp đồng lao động bằng văn bản đối với người lao động làm việc có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên;
- Không ký hợp đồng lao động bằng văn bản với người đại diện được nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên làm công việc dưới 12 tháng ủy quyền ký hợp đồng;
- Sử dụng loại hợp đồng lao động không đúng quy định;
- Lập hợp đồng lao động nhưng thiếu nội dung chủ yếu bắt buộc.
➤ Mức phạt đối với người sử dụng lao động là cá nhân
|
Số người lao động liên quan
|
Mức phạt
|
|
Từ 1 - 10 người
|
2.000.000 - 5.000.000 đồng
|
|
Từ 11 - 50 người
|
5.000.000 - 10.000.000 đồng
|
|
Từ 51 - 100 người
|
10.000.000 - 15.000.000 đồng
|
|
Từ 101 - 300 người
|
15.000.000 - 20.000.000 đồng
|
|
Từ 301 người trở lên
|
20.000.000 - 25.000.000 đồng
|
➤ Mức phạt đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, tổ chức
Nếu chủ thể vi phạm là doanh nghiệp hoặc tổ chức, mức phạt vi phạm hợp đồng lao động được tính bằng 2 lần mức phạt áp dụng đối với cá nhân, cụ thể như sau:
|
Số người lao động liên quan
|
Mức phạt
|
|
Từ 1 - 10 người
|
4.000.000 - 10.000.000 đồng
|
|
Từ 11 - 50 người
|
10.000.000 - 20.000.000 đồng
|
|
Từ 51 - 100 người
|
20.000.000 - 30.000.000 đồng
|
|
Từ 101 - 300 người
|
30.000.000 - 40.000.000 đồng
|
|
Từ 301 người trở lên
|
40.000.000 - 50.000.000 đồng
|
2. Vi phạm về nội dung hợp đồng lao động, điều kiện giao kết hợp đồng lao động
Người sử dụng lao động là cá nhân có thể bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng với các trường hợp sau:
- Giữ các hồ sơ là bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động;
- Yêu cầu người lao động dùng tiền hoặc tài sản để đảm bảo thực hiện hợp đồng lao động;
- Ký hợp đồng lao động với người từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi mà không có văn bản đồng ý của người đại diện theo pháp luật.
Mặt khác, đối với trường hợp các tổ chức hoặc công ty vi phạm hợp đồng lao động thì mức phạt tương ứng là từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
3. Biện pháp khắc phục hậu quả vi phạm giao kết hợp đồng lao động
Việc nộp tiền phạt không làm chấm dứt trách nhiệm của người sử dụng lao động. Tùy vào hành vi vi phạm, cơ quan có thẩm quyền còn có thể yêu cầu thực hiện một hoặc nhiều biện pháp sau đây:
- Ký hợp đồng lao động bản giấy hoặc ký hợp đồng lao động điện tử với người lao động;
- Ký hợp đồng lao động bằng văn bản với người được nhóm người lao động ủy quyền;
- Thay thế hoặc điều chỉnh để đảm bảo đúng loại hợp đồng lao động;
- Hoàn trả giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ đã giữ của người lao động;
- Hoàn trả tiền hoặc tài sản đã nhận của người lao động;
- Thanh toán thêm tiền lãi đối với khoản tiền đã giữ.
Tiền lãi sẽ được xác định theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất do các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm ban hành quyết định xử phạt theo quy định pháp luật về hợp đồng lao động.
4. Một số lưu ý dành cho doanh nghiệp trong việc giao kết hợp đồng
Để hạn chế vi phạm giao kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ hồ sơ lao động trước và sau khi tuyển dụng, trong đó tập trung vào:
- Hình thức hợp đồng lao động;
- Loại hợp đồng lao động và thời hạn ghi rõ trong hợp đồng;
- Các nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động;
- Chữ ký và thẩm quyền của người ký hợp đồng;
- Hồ sơ của người lao động chưa thành niên;
- Việc quản lý bản chính giấy tờ;
- Các khoản tiền hoặc tài sản đã nhận từ người lao động.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng mức phạt theo Điều 15 được xác định dựa trên tổng số người lao động bị vi phạm. Vì vậy, cùng một sai sót trong mẫu hợp đồng lao động nếu được sử dụng cho nhiều người có thể khiến mức phạt vi phạm hợp đồng lao động tăng lên đáng kể.
IV. Các câu hỏi liên quan đến quy định ký kết hợp đồng lao động
1. Làm việc bao lâu thì bắt buộc phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản?
Nếu công việc có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên, hai bên phải giao kết hợp đồng bằng văn bản hoặc hợp đồng lao động điện tử đáp ứng quy định pháp luật. Hợp đồng bằng lời nói chỉ phù hợp với công việc dưới 1 tháng và không thuộc các trường hợp bắt buộc phải lập thành văn bản.
>> Xem chi tiết: Hợp đồng lao động có những hình thức nào.
2. Doanh nghiệp không ký hợp đồng với một người lao động bị phạt thế nào?
Đối với vi phạm liên quan đến 1 người lao động, trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân có thể bị phạt từ 2.000.000 - 5.000.000 đồng. Trường hợp người sử dụng lao động là doanh nghiệp hoặc tổ chức, mức phạt có thể từ 4.000.000 - 10.000.000 đồng và bị buộc ký hợp đồng bằng văn bản với người lao động.
>> Tham khảo thêm: Vi phạm hợp đồng lao động có bị phạt không.
3. Hợp đồng lao động điện tử có thay thế hợp đồng lao động giấy được không?
Có. Hợp đồng lao động điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng lao động giấy nếu đáp ứng quy định pháp luật về giao dịch điện tử. Các bên cần sử dụng phương thức ký kết cho phép xác định người ký, thời điểm ký và đảm đảm tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng lao động.
>> Tìm hiểu ngay: Quy định chuyển đổi từ HĐLĐ giấy sang điện tử.
Hoài Thương - Phòng Kế toán Anpha