Thanh tra bảo hiểm xã hội là gì? Quy định về thanh tra BHXH gồm: trường hợp bị thanh tra, hình thức, nội dung, thời gian thanh tra, tạm hoãn thanh tra BHXH…
Thanh tra bảo hiểm xã hội (BHXH) là gì?
Thanh tra bảo hiểm xã hội là hoạt động được thực hiện bởi Đoàn thanh tra BHXH Việt Nam hoặc Đoàn thanh tra BHXH của tỉnh, nhằm kiểm tra việc tuân thủ pháp luật về lao động, tiền lương, nghĩa vụ đóng BHXH - bảo hiểm y tế (BHYT) - bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của doanh nghiệp cũng như các tổ chức.
Thông qua việc thanh tra, cơ quan chức năng có thể kịp thời phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh thất thu ngân sách nhà nước.
Quy định về thanh tra bảo hiểm xã hội
1. Cơ quan có thẩm quyền thanh tra BHXH
- Đoàn thanh tra Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
- Người có thẩm quyền quyết định việc thanh tra lại vụ việc do Đoàn thanh tra của BHXH Việt Nam thực hiện:
- Tổng giám đốc BHXH Việt Nam có quyền quyết định thanh tra lại vụ việc do Đoàn thanh tra BHXH Việt Nam thực hiện hoặc giám đốc BHXH tỉnh thực hiện;
- Giám đốc BHXH tỉnh có quyền quyết định thanh tra lại vụ việc do Đoàn thanh tra BHXH tỉnh thực hiện.
2. Hình thức thanh tra BHXH
Việc thanh tra BHXH đối với các đơn vị sử dụng lao động được thực hiện theo các hình thức sau:
- Thanh tra theo kế hoạch đã được cơ quan BHXH phê duyệt từ trước;
- Thanh tra đột xuất khi có phát hiện vi phạm theo yêu cầu tố cáo, khiếu nại của người lao động về việc đơn vị sử dụng lao động không chốt sổ BHXH, không trả thẻ BHYT, chậm giải quyết chế độ ốm đau, thai sản… hoặc do Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước yêu cầu.
Lưu ý:
Hình thức thanh tra thường xuyên đã được bãi bỏ theo Quyết định 225/QĐ-BHXH và Luật Thanh tra 2022 có hiệu lực từ ngày 01/07/2023.
3. Nội dung thanh tra BHXH
Thông thường, nội dung của hoạt động thanh tra BHXH đối với doanh nghiệp thường xoay quanh các nội dung như:
4. Thời gian tiến hành thanh tra bảo hiểm xã hội
Theo Khoản 2 Điều 18 Quyết định 1518/QĐ-BHXH năm 2016, thời hạn thực hiện hoạt động thanh tra BHXH như sau:
|
Trường hợp
|
Cơ quan thực hiện thanh tra BHXH
|
|
BHXH Việt Nam
|
BHXH cấp tỉnh
|
|
Các trường hợp thông thường
|
Tối đa 45 ngày
|
Tối đa 30 ngày
|
|
Các trường hợp phức tạp
|
Tối đa 70 ngày
|
Tối đa 45 ngày
|
5. Công khai kết luận thanh tra BHXH
Sau khi hoàn tất quá trình thanh tra BHXH đối với doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động thì cơ quan thanh tra phải công khai kết luận thanh tra trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký kết luận thanh tra BHXH.
Người ra kết luận thanh tra BHXH có thể lựa chọn 1 trong các hình thức công khai kết luận dưới đây:
- Công bố tại cuộc họp hoặc tổ chức hợp báo (có đầy đủ các thành phần gồm: Đoàn thanh tra BHXH, người ra quyết định thanh tra, đơn vị bị thanh tra);
- Thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng;
- Đăng tải công khai trên trang của cơ quan thanh tra nhà nước, cơ quan thanh tra chuyên ngành;
- Dán thông báo niêm yết tại trụ sở chính của đối tượng bị thanh tra BHXH;
- Cung cấp kết luận thanh tra theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân có liên quan.
Tìm hiểu thêm:
>> Công ty chậm đóng BHXH 1 tháng có sao không;
>> Hộ kinh doanh không đóng BHXH cho nhân viên có sao không.
Các trường hợp bị thanh tra bảo hiểm xã hội
Như Anpha đề cập phần trên thì hiện tại có 2 hình thức thanh tra BHXH là: thanh tra theo kế hoạch và thanh tra đột xuất. Chi tiết quy định áp dụng hình thức thanh tra cho từng trường hợp như sau:
1. Thanh tra theo kế hoạch
➧ Thanh tra theo chuyên đề
Thanh tra tập trung vào một vấn đề cụ thể, thường xảy ra với nhóm doanh nghiệp cùng ngành hoặc cùng địa bàn, ví dụ: tình hình đóng BHXH của lao động thời vụ, quản lý quỹ ốm đau - thai sản, an toàn vệ sinh lao động.
➧ Thanh tra định kỳ (theo kế hoạch hằng năm)
- BHXH tỉnh/thành phố, Bộ/Sở xây dựng kế hoạch thanh tra doanh nghiệp, thường công bố đầu năm;
- Doanh nghiệp sẽ được chọn theo tiêu chí rủi ro (quy mô lao động lớn, ngành nghề đặc thù, từng có vi phạm BHXH).
2. Thanh tra đột xuất
➧ Thanh tra đột xuất khi phát hiện trường hợp có dấu hiệu vi phạm
Doanh nghiệp và các đơn vị sử dụng lao động có thể bị thanh tra BHXH đột xuất trong một số trường hợp sau đây:
- Bị cơ quan BHXH phát hiện có hành vi vi phạm về BHXH, BHYT, BHTN nhưng chưa tiến hành khắc phục trong thời hạn quy định;
- Có dấu hiệu vi phạm pháp luật về BHXH nhưng chưa được cơ quan BHXH kiểm tra;
- Chậm đóng BHXH trên 30 ngày có thể bị thanh tra BHXH và bị phạt chậm đóng BHXH;
- Có lao động nữ nghỉ sinh con nhưng thời gian tham gia BHXH tới thời điểm nghỉ thai sản chỉ từ 6 - 8 tháng cũng có thể bị thanh tra do nghi ngờ trục lợi từ BHXH;
- Tiền lương và người lao động được kê khai trong phiếu lương nộp cho cơ quan thuế quản lý khác với mục lương và người tham gia BHXH (trường hợp này doanh nghiệp vừa bị thanh tra BHXH vừa bị thanh tra thuế);
- Không thông báo các khoản tăng đóng góp BHXH dựa trên mức lương tối thiểu vùng cho cơ quan BHXH kịp thời;
- Đăng ký lùi thời hạn đóng BHXH cho người lao động.
- Doanh nghiệp không tham gia BHXH cho toàn bộ người lao động thuộc diện bắt buộc (Ví dụ: quên báo tăng, báo tăng muộn từ 6 tháng trở lên);
- Doanh nghiệp có đơn tố cáo của người lao động, công đoàn hoặc cá nhân về việc trốn đóng, chậm đóng BHXH.
>> Xem thêm: Lùi đóng bảo hiểm xã hội là gì.
➧ Thanh tra theo chỉ đạo đột xuất của cấp trên
Khi có yêu cầu của Bộ/Sở, UBND tỉnh/thành phố, cơ quan BHXH cấp trên, hoặc theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước.
Khi nhận được quyết định thanh tra của cơ quan BHXH, tùy theo nội dung thanh tra và yêu cầu của cơ quan BHXH mà doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và các giấy tờ phù hợp.
Dưới đây là các loại hồ sơ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị khi bị thanh tra BHXH:
- Hồ sơ pháp lý & quản lý doanh nghiệp:
- Hồ sơ lao động:
- Hợp đồng lao động (HĐLĐ), phụ lục HĐLĐ, các loại hợp đồng/thỏa thuận khác;
- Hồ sơ người lao động (gồm giấy tờ tùy thân, bằng cấp, giấy khám sức khỏe…);
- Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, thôi việc;
- Sổ quản lý lao động;
- Danh sách lao động.
- Hồ sơ tiền lương:
- Bảng lương, bảng chấm công;
- Quyết định tăng lương, phụ cấp, thưởng;
- Chứng từ chi trả lương.
- Hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN:
- Hồ sơ báo cáo BHXH (tăng, giảm, điều chỉnh);
- Hồ sơ truy đóng, truy thu (nếu có);
- Chứng từ đóng BHXH, BHYT, BHTN;
- Hồ sơ hưởng ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: giấy xác nhận y tế và các giấy tờ hưởng chế độ liên quan.
- Hồ sơ tài chính, thuế để đối chiếu:
- Hồ sơ kiểm tra/thanh tra trước đó (nếu có).
Xin hoãn thời gian thanh tra BHXH được không?
Với các trường hợp bị thanh tra BHXH đột xuất hoặc thanh tra BHXH theo kế hoạch, nhưng doanh nghiệp không kịp sắp xếp và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan BHXH hoặc không kịp bố trí nhân sự để làm việc với Đoàn thanh tra, thì doanh nghiệp có thể xin tạm hoãn thanh tra.
Một số lý do chính đáng doanh nghiệp có thể xin tạm hoãn thanh tra BHXH để sắp xếp hồ sơ và tài liệu BHXH như:
- Doanh nghiệp đang trong thời gian thực hiện tái cơ cấu, thay đổi loại hình kinh doanh, chia tách, sáp nhập, hợp nhất;
- Kế toán hoặc nhân sự phụ trách công tác BHXH tại doanh nghiệp đang đi công tác dài ngày, đang nghỉ điều trị bệnh dài ngày, nghỉ thai sản;
- Doanh nghiệp mới thành lập, chưa hoàn thiện đủ hồ sơ, chứng từ BHXH;
- Lý do bất khả kháng khác như gặp thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh kéo dài… khiến việc kinh doanh bị ảnh hưởng.
Để xin tạm hoãn thanh tra BHXH, doanh nghiệp cần làm công văn xin hoãn thanh tra BHXH gửi tới cơ quan ban hành quyết định thanh tra trong khoảng thời gian quy định. Khi đó, Trưởng Đoàn thanh tra sẽ thực hiện lập biên bản tạm hoãn thanh tra và xác định lại ngày thanh tra cụ thể để doanh nghiệp thực hiện theo đúng quy định.
----------
Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động và các quy định của Bộ luật Lao động. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ các hồ sơ liên quan đến BHXH của người lao động một cách rõ ràng, minh bạch để hạn chế rủi ro và kịp thời cung cấp hồ sơ cho cơ quan BHXH khi được yêu cầu giải trình.
Xem chi tiết:
>> Các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH - Cập nhật mới nhất;
>> Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc - Áp dụng từ ngày 01/07/2025;
>> Quy định về hợp đồng lao động - Mới nhất;
>> Hợp đồng nào không phải đóng BHXH.
Một số câu hỏi thường gặp về thanh tra bảo hiểm xã hội
1. Doanh nghiệp bị thanh tra BHXH đột xuất khi nào?
Doanh nghiệp có thể bị thanh tra BHXH đột xuất trong các trường hợp sau:
- Bị cơ quan BHXH phát hiện có hành vi vi phạm về BHXH, BHYT, BHTN nhưng chưa tiến hành khắc phục hoặc cơ quan BHXH chưa kiểm tra;
- Chậm đóng tiền BHXH trên 30 ngày;
- Thời gian tham gia BHXH của lao động nữ tới thời điểm nghỉ thai sản chỉ từ 6 - 8 tháng;
- Kê khai tiền lương và thông tin người lao động tham gia BHXH không trung thực;
- Đăng ký lùi thời hạn đóng BHXH cho người lao động…
2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ gì khi bị thanh tra BHXH?
Tùy theo yêu cầu của cơ quan thanh tra BHXH mà hồ sơ cần chuẩn bị của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau. Tuy nhiên, thực tế doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ dưới đây khi bị thanh tra BHXH:
- Hồ sơ pháp lý & quản lý doanh nghiệp;
- Hồ sơ lao động;
- Hồ sơ tiền lương;
- Hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN;
- Hồ sơ tài chính, thuế để đối chiếu;
- Hồ sơ kiểm tra/thanh tra trước đó (nếu có).
>> Xem chi tiết: Hồ sơ thanh tra bảo hiểm xã hội doanh nghiệp.
3. Công văn xin hoãn thanh tra BHXH gửi đến cơ quan nào?
Doanh nghiệp cần lập và gửi công văn xin hoãn thanh tra BHXH tới cơ quan công văn xin hoãn kiểm tra BHXH phải được gửi tới quan ban hành quyết định thanh tra (tùy từng trường hợp có thể là BHXH Việt Nam hoặc BHXH cấp tỉnh/thành phố) nơi doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH.