Hướng dẫn: Mẫu công văn xin xác nhận quá trình đóng BHXH

Thủ tục xin xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội và làm giấy xác nhận đóng bảo hiểm xã hội, xác nhận quá trình đóng BHXH khi công ty mất khả năng đóng

I. Đối tượng được hướng dẫn xác nhận quá trình đóng BHXH theo Công văn 2962

Ngày 13/11/2025, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Công văn số 2962/BHXH-QLT hướng dẫn cụ thể tới Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố về việc xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động. 

Dưới đây là các đối tượng thuộc hướng dẫn của Công văn này:

➤ Đối với doanh nghiệp mất khả năng đóng

Doanh nghiệp mất khả năng đóng bảo hiểm xã hội gồm các trường hợp:

• Phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể;
• Bị thu hồi giấy phép kinh doanh;
• Không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
• Không có người đại diện theo pháp luật.

Căn cứ để xác định các trường hợp trên là: 

• Quyết định của Tòa án;
• Thông báo của cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Dữ liệu pháp lý của doanh nghiệp trên hệ thống quốc gia.

➤ Đối với người lao động trong trường hợp NSDLĐ không còn khả năng đóng BHXH

Gồm các trường hợp sau:

• Đang bảo lưu thời gian đóng BHXH;
• Đang tham gia BHXH bắt buộc hoặc BHXH tự nguyện;
• Đang hưởng chế độ hưu trí;
• Đã hưởng chế độ tử tuất (đối với thân nhân của người lao động đã mất);
• Đã hưởng BHXH một lần.

Căn cứ xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động: Dựa theo Điều 28 Khoản 1 Nghị định 128/2025/NĐ-CP ngày 25/06/2026 của Chính phủ để xác định người sử dụng lao động có còn khả năng đóng BHXH hay không và để xác định thời gian người lao động làm việc trong thời gian công ty mất khả năng đóng, chậm đóng, trốn đóng sẽ gồm: 

• Tiền lương, tiền công mà người lao động đã đăng ký tham gia BHXH;
• Khoảng thời gian doanh nghiệp chậm đóng, trốn đóng BHXH chưa được xác nhận;
• Tỷ lệ đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất theo từng thời kỳ.

Lưu ý: 

Thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản cũng được tính là thời gian tham gia BHXH bắt buộc.

Có thể bạn quan tâm:

>> Các trường hợp được tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội;

>> Các hành vi chậm đóng BHXH của doanh nghiệp;

>> Đối tượng điều chỉnh thu nhập tháng đã đóng BHXH;

>> Các đối tượng tham gia BHXH bắt buộc;

>> Các đối tượng không phải tham gia BHXH bắt buộc;

>> Quy định xử phạt công ty chậm đóng BHXH.

II. Thủ tục xác nhận đóng bảo hiểm xã hội khi doanh nghiệp mất khả năng đóng

1. Chi tiết hồ sơ và tải mẫu xác nhận đóng bảo hiểm xã hội

2. Cơ quan tiếp nhận phiếu yêu cầu xác nhận quá trình đóng BHXH

Người lao động (hoặc thân nhân người lao động trong trường hợp người lao động đã chết) có thể nộp hồ sơ theo một trong những phương thức sau:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của BHXH cấp tỉnh, thành phố;
• Nộp online trên Trung tâm phục vụ hành chính công, dịch vụ công;
• Gửi qua đường bưu điện.

Tham khảo thêm:

>> Danh sách cơ quan bảo hiểm xã hội Hà Nội;

>> Danh sách cơ quan bảo hiểm xã hội TP. HCM;

>> Danh sách 36 Bảo hiểm xã hội cơ sở TP. HCM - Từ ngày 18/07/2025.

3. Quy trình xử lý đơn xin xác nhận quá trình đóng BHXH

➤ Đối với Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ;

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Chuyển Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia;
• Nếu không đúng theo yêu cầu: Từ chối, trả lại hồ sơ và nêu rõ lý do từ chối.

➤ Đối với Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia:

• Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chuyển qua;
• Đối chiếu với dữ liệu đang quản lý, trạng thái của doanh nghiệp cùng quá trình đóng BHXH của người lao động trên phần mềm nghiệp vụ, hồ sơ đang lưu trữ tại cơ quan BHXH theo quy định;
• Xác nhận thời gian tham gia BHXH đến thời điểm người lao động nghỉ việc;
• Trình giám đốc BHXH tỉnh ký phê duyệt và in tờ rời;
• Chuyển Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả hành chính để trả kết quả cho người lao động;
• Điều chỉnh giảm số tiền chậm đóng, trốn đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất của doanh nghiệp;
• Gửi thông báo kết quả đã xử lý cho Phòng Tài chính - Kế hoạch để hạch toán giảm số tiền chậm đóng, trốn đóng.

Lưu ý:

1) Nếu khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả mà thông tin không trùng khớp thì sẽ chuyển hồ sơ lại và hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung (mẫu 02 ban hành kèm theo Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/03/2023 của BHXH Việt Nam).

2) Nếu người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH thì dựa trên hồ sơ mà người lao động cung cấp, BHXH cấp tỉnh/thành phố thực hiện 2 việc sau:

• Lập danh sách kèm theo hồ sơ báo cáo cho UBND cấp tỉnh, thành phố chỉ đạo;
• Gửi thông báo kết quả xử lý để người lao động được biết.

Tham khảo thêm:

>> Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội;

>> Cách báo tăng BHXH online;

>> Cách tra cứu công ty chốt sổ BHXH hay chưa;

>> Cách tra cứu quá trình đóng bảo hiểm xã hội;

>> Công ty nợ BHXH giải quyết chế độ cho nhân viên thế nào;

>> Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.

III. Thời hạn xử lý hồ sơ xin xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội

• Nếu đủ điều kiện xác nhận: Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của người lao động (hoặc thân nhân của người lao động đã mất), cơ quan BHXH thực hiện xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động;
• Nếu cần phải xác minh lại quá trình tham gia BHXH: Thời hạn không quá 45 ngày;
• Nếu không đủ điều kiện xác nhận: Cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;
• Nếu người lao động cần xác nhận mà không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: BHXH tỉnh sẽ phải báo cáo trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ cho UBND tỉnh chỉ đạo.

Như vậy, người lao động giờ đây có thể yên tâm hơn nếu không may rơi vào các trường hợp trên và có thể xác nhận quá trình đóng trực tiếp với cơ quan BHXH mà không phải phụ thuộc khi doanh nghiệp đã mất khả năng đóng. Điều này giúp người lao động bảo toàn quyền lợi chính đáng của mình.

IV. Một số câu hỏi thường gặp khi xin giấy xác nhận quá trình đóng BHXH

1. Khi nộp mẫu đơn xin xác nhận quá trình đóng BHXH cần lưu ý những gì?

Khi nộp hồ sơ, người lao động hoặc thân nhân người lao động cần lưu ý:

• Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ chứng minh quan hệ lao động như hợp đồng lao động, bảng lương;
• Nộp hồ sơ sớm để được cơ quan BHXH xử lý sớm, tránh kéo dài thời gian xác minh;
• Theo dõi kết quả xử lý để kịp thời bổ sung khi được cơ quan BHXH yêu cầu;
• Trường hợp doanh nghiệp nợ BHXH thời gian dài (có thể lên tới nhiều tháng và nhiều năm), cơ quan BHXH vẫn có thể xác định thời gian đóng dựa trên hợp đồng lao động, bảng lương và các tài liệu, chứng từ liên quan mà người lao động cung cấp.

2. Vì sao cần xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động và thân nhân người lao động?

Việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho NLĐ và thân nhân của NLĐ nhằm:

• Bảo đảm người lao động không bị gián đoạn thời gian tham gia BHXH, yên tâm làm việc nếu chẳng may rơi vào trường hợp này;
• Giữ vững quyền hưởng lương hưu, tử tuất và các chế độ lâu dài về sau cho người lao động;
• Giải quyết các tồn đọng kéo dài nhiều năm trước do chưa có hướng dẫn làm xác nhận này;
• Tăng tính công bằng và nhân văn trong việc thực thi chính sách an sinh xã hội mà nhà nước muốn hướng đến.

Oanh Nguyễn - Phòng Kế toán Anpha