Hàng Ký Gửi có phải xuất hóa đơn không? Cách lập hóa đơn

Hàng ký gửi có xuất hóa đơn không? Nguyên tắc lập hóa đơn, quy định về xuất hóa đơn bán hàng đại lý - xuất hóa đơn hàng ký gửi, hợp đồng ký gửi hàng hóa.

Nội dung chính:

I. Căn cứ pháp lý
II. tắc lập hóa đơn hàng ký gửi
III. Hướng dẫn cách lập hóa đơn hàng ký gửi trong từng tình huống cụ thể
IV. Ý nghĩa của việc lập đúng hóa đơn hàng ký gửi
V. Một số lưu ý khi ký gửi hàng hóa, hợp đồng ký gửi…
VI. Các câu hỏi liên quan đến hóa đơn khi ký gửi hàng hóa

I. Căn cứ pháp lý

Việc lập hóa đơn đối với hàng hóa ký gửi được thực hiện căn cứ vào các văn bản pháp luật sau:

Luật Thuế GTGT năm 2024 số 48/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;
Nghị định 70/2025/NĐ-CP thay đổi một số điều khoản của Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử;
Các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế liên quan đến hoạt động ký gửi, đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng;

Các quy định này nhằm đảm bảo xác định đúng bản chất giao dịch, lập đúng hóa đơn, đúng thời điểm, đúng đối tượng, tránh rủi ro thuế cho cả bên giao hàng và bên nhận ký gửi.

II. tắc lập hóa đơn hàng ký gửi

1. Ký gửi hàng hóa là gì?

Ký gửi hàng hóa là hình thức:

Bên giao hàng (chủ hàng) giao hàng cho bên nhận ký gửi;
Bên nhận ký gửi (bên bán hộ) bán hàng hộ cho chủ hàng hóa;
Quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc về bên giao hàng cho đến khi hàng được bán;
Bên nhận ký gửi không ghi nhận doanh thu bán hàng, mà chỉ ghi nhận doanh thu hoa hồng ký gửi.

2. Nguyên tắc xác định bên lập hóa đơn

Dưới đây là nguyên tắc rất quan trọng để xác định bên lập hóa đơn, đồng thời cũng có thể tránh nhầm lẫn giữa bán hộ và mua - bán lại, cụ thể:

Hóa đơn bán hàng được lập cho khách cuối cùng;
Bên giao hàng (chủ hàng) là người lập hóa đơn;
Bên nhận ký gửi chỉ lập hóa đơn hoa hồng ký gửi cho bên giao hàng khi bán được hàng (nếu có thỏa thuận hưởng hoa hồng).

Có thể bạn quan tâm:

>> Xuất hóa đơn bằng tiếng Anh được không;

>> Quy định xuất hóa đơn hàng khuyến mãi;

>> Quy định xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên.

3. Quy định về thời điểm lập hóa đơn khi ký gửi hàng hóa

Khi hàng được giao cho bên nhận ký gửi: Không lập hóa đơn (chỉ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc biên bản giao nhận);
Khi hàng ký gửi được bán cho khách hàng: Chủ hàng lập hóa đơn GTGT bán hàng theo đúng giá bán thực tế;
Khi phát sinh hoa hồng ký gửi: Bên nhận ký gửi lập hóa đơn hoa hồng tại thời điểm xác định được doanh thu hoa hồng.

Có thể bạn quan tâm:

>> Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa;

>> Ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau dùng được không;

>> Mức xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm.

4. Quy định lập, xuất hóa đơn hoa hồng đại lý, hoa hồng ký gửi

Hoa hồng ký gửi là doanh thu dịch vụ của bên nhận ký gửi;
Bên nhận ký gửi phải lập 1 trong 2 loại hóa đơn sau:
- Hóa đơn GTGT (nếu áp dụng phương pháp khấu trừ);
- Hóa đơn bán hàng (nếu áp dụng phương pháp trực tiếp).
- Thuế suất GTGT áp dụng theo loại hình dịch vụ hoa hồng theo quy định hiện hành.

>> Có thể bạn quan tâm: Phân biệt hóa đơn VAT và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

5. Trường hợp hàng ký gửi không bán được, trả lại

Khi kết thúc thời hạn ký gửi và hàng được trả lại:
- Không lập hóa đơn;
- Lập biên bản trả hàng, phiếu nhập kho.
Nếu trước đó chưa phát sinh bán hàng thì không phát sinh nghĩa vụ thuế.

6. Một số sai sót thường gặp khi lập hóa đơn ký gửi hàng hóa

Trường hợp	Lỗi sai
Bên nhận ký gửi lập hóa đơn bán hàng cho khách	Sai bản chất
Lập hóa đơn ngay khi xuất hàng đi ký gửi	Sai thời điểm
Gộp giá bán hàng và hoa hồng vào một hóa đơn	Sai đối tượng doanh thu
Không lập hóa đơn hoa hồng ký gửi	Thiếu doanh thu chịu thuế

>> Có thể bạn quan tâm: Lưu ý trước khi xử lý hóa đơn sai sót.

III. Hướng dẫn cách lập hóa đơn hàng ký gửi trong từng tình huống cụ thể

➧ Trường hợp 1: Doanh nghiệp A ký gửi hàng tại cửa hàng B (bán đúng giá hưởng hoa hồng)

Bản chất: B chỉ là đơn vị bán hộ, không phải bên mua hàng.

5 bước lập hóa đơn như sau:

Bước 1: Ký hợp đồng ký gửi

Hợp đồng ghi rõ:

B bán đúng giá do A quy định;
B hưởng hoa hồng bao nhiêu %;
Thời điểm đối soát doanh thu;
Trách nhiệm xuất hóa đơn.

Bước 2: Xuất hàng cho B

A lập phiếu xuất kho hàng gửi bán và phiếu giao hàng;
Không xuất hóa đơn GTGT ở bước này.

Bước 3: Khi bán được hàng cho khách

Doanh nghiệp A lập hóa đơn cho khách hàng với nội dung sau: tên hàng hóa, giá bán và thuế GTGT;
Thời điểm: Khi xác định bán được hàng, giao hàng và chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng.

Bước 4: Đối soát bán hàng

B gửi báo cáo bán hàng cho A gồm:

Số lượng bán;
Doanh thu;
Hoa hồng được hưởng.

Bước 5: Cửa hàng B xuất hóa đơn hoa hồng

B lập hóa đơn cho A với nội dung: phí bán hàng/hoa hồng ký gửi theo hợp đồng;
A hạch toán chi phí hoa hồng.

>> Có thể bạn quan tâm: Quy định xuất hóa đơn cho các khoản thu hộ.

➧ Trường hợp 2: Cá nhân/hộ kinh doanh nhận ký gửi hàng hóa của doanh nghiệp

Bản chất: Cá nhân/hộ kinh doanh bán hộ, không phải chủ hàng.

4 bước lập hóa đơn như sau:

Bước 1: Ký hợp đồng ký gửi

Hợp đồng ghi rõ:

Mức hoa hồng;
Phương thức thanh toán;
Nghĩa vụ thuế.

Bước 2: Doanh nghiệp giao hàng ký gửi

Doanh nghiệp lập phiếu xuất kho hàng gửi bán;
Không xuất hóa đơn.

Bước 3: Khi bán được hàng

Doanh nghiệp lập hóa đơn bán hàng cho người mua, doanh thu thuộc doanh nghiệp;
Cá nhân/hộ không xuất hóa đơn bán hàng (trừ trường hợp mua bán đứt đoạn).

Bước 4: Thanh toán hoa hồng cho cá nhân/hộ kinh doanh

Tùy từng đối tượng mà thực hiện như sau:

Nếu là hộ kinh doanh: Hộ lập hóa đơn theo phương pháp đang áp dụng (hóa đơn điện tử/hóa đơn cơ quan thuế);
Nếu là cá nhân không kinh doanh: Doanh nghiệp lập chứng từ chi và khấu trừ thuế TNCN 10% nếu đủ điều kiện.

➧ Trường hợp 3: Hàng ký gửi bán online qua sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki…)

Bản chất: Sàn chỉ cung cấp dịch vụ trung gian.

4 bước lập hóa đơn gồm:

Bước 1: Đăng bán hàng trên sàn