Các quy định hóa đơn điện tử, quy định về chứng từ điện tử và đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 254 - Nghị định về hóa đơn điện tử mới nhất.
Ngày 30/06/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP gồm 5 chương, 45 điều quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số nội dung của Luật Quản lý thuế 2025 liên quan đến hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Kể từ ngày có hiệu lực 01/07/2026, Nghị định 254 sẽ thay thế các quy định hóa đơn điện tử trước đây tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Kế toán Anpha tổng hợp các nội dung mới quan trọng như sau:
I. Phân loại đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
1. Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế
Các đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế gồm có tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Đồng thời, quy định này cũng áp dụng đối với người nộp thuế thuộc nhóm có mức độ rủi ro cao về thuế theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính, không áp dụng với các trường hợp thuộc nhóm sử dụng HĐĐT không mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nêu tại mục 2, 3 dưới đây.
>> Xem ngay: Nguyên tắc quản lý rủi ro về thuế mới nhất.
2. Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Cụ thể các ngành nghề được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã gồm:
- Điện lực;
- Nước sạch;
- Xăng dầu;
- Bưu chính;
- Viễn thông;
- Ngân hàng;
- Tài chính;
- Chứng khoán;
- Tài sản mã hóa;
- Sàn giao dịch các-bon;
- Bảo hiểm;
- Y tế;
- Thương mại điện tử;
- Siêu thị;
- Thương mại;
- Vận tải.
Quy định này không bao gồm trường hợp thuộc nhóm rủi ro cao về thuế hoặc trường hợp doanh nghiệp chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Lưu ý:
Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nêu trên phải đồng thời đáp ứng các yêu cầu sau:
- Có thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế;
- Hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử phải đáp ứng yêu cầu tạo lập, tra cứu, lưu trữ, truyền nhận dữ liệu đến cơ quan thuế và người mua.
>> Có thể bạn cần: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên sàn TMĐT.
3. Nhóm đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Quy định này áp dụng đối với tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trực tiếp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người tiêu dùng thuộc các ngành nghề theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam như:
- Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (ngoại trừ ô tô, mô tô, xe máy và phương tiện có động cơ khác);
- Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn;
- Vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ;
- Lĩnh vực nghệ thuật, giải trí, chiếu phim;
- Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác.
Đồng thời, quy định cũng nêu rõ nếu các đối tượng này đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế thì không bắt buộc chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Đây là thay đổi quan trọng mà các đơn vị kinh doanh bán lẻ cần lưu ý vì nếu năm 2025, các tổ chức có kinh doanh bán hàng cho người tiêu dùng cần chuyển đổi sang HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì vấn đề này đã được bãi bỏ tại Nghị định 254.
|
✦✦✦
Đơn vị kinh doanh bán lẻ không bắt buộc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nếu đã đăng ký sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế
|
>> Xem ngay: Có bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
4. Các quy định về hóa đơn điện tử áp dụng riêng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Căn cứ Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các quy định hóa đơn điện tử đối với nhóm đối tượng này như sau:
➤ Trường hợp bắt buộc
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải sử dụng HĐĐT có mã cơ quan thuế hoặc HĐĐT từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
➤ Trường hợp đăng ký tự nguyện
Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thuộc diện bắt buộc nhưng có nhu cầu vẫn được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
>> Xem chi tiết: Cách tra cứu hóa đơn điện tử.
II. Quy định chi tiết các trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Điều 7 Nghị định 254 dành riêng thêm 1 mục để quy định rõ các trường hợp được xác định không phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm 8 nhóm:
1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp được phép lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật thuế TNDN, trừ trường hợp chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có khoản thu nhập từ:
- Hoạt động cho thuê bất động sản;
- Cung cấp các sản phẩm, dịch vụ nội dung số như trò chơi điện tử, phim kỹ thuật số, hình ảnh số, âm nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động dưới hình thức đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp nếu doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm hoặc bán hàng đa cấp đã thực hiện khấu trừ thuế theo đúng quy định.
4. Các khoản phí, khoản thu khác phát sinh từ:
- Hoạt động tái bảo hiểm bao gồm nhượng tái bảo hiểm, hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu liên quan;
- Hoạt động nhận tiền gửi, hoạt động tài chính như phát hành chứng chỉ tiền gửi, chứng khoán sơ cấp, giấy tờ có giá;
- Hoạt động bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh. Riêng giao dịch bán ngoại tệ, đơn vị phải lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh theo dữ liệu quản lý nội bộ vào cuối tháng và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin cung cấp.
5. Hoạt động góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế theo quy định.
6. Hoạt động điều chuyển tài sản trong các trường hợp:
- Giữa công ty mẹ và đơn vị phụ thuộc;
- Giữa các đơn vị phụ thuộc cùng cơ sở kinh doanh;
- Điều chuyển phát sinh khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
7. Hoạt động cho mượn máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa nếu không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu tài sản.
8. Các trường hợp khác được dẫn chiếu theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
- Hàng hóa, dịch vụ sử dụng nội bộ để tiếp tục phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong cùng cơ sở;
- Hàng hóa, dịch vụ do doanh nghiệp tự sản xuất hoặc cung cấp để phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh;
- Các khoản thu riêng biệt không phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như:
- Tiền bồi thường, tiền thưởng;
- Khoản thu hộ, thù lao thu hộ/chi hộ;
- Các khoản thu tài chính khác.
Xem ngay:
>> Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử;
>> Các trường hợp không cần dùng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh.
III. Điều chỉnh, bổ sung hướng dẫn về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Một số thay đổi đáng chú ý về thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP như sau:
- Đối với khoản đặt cọc: Không phải lập hóa đơn nếu khoản đặt cọc này chỉ để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 (*);
- Bổ sung trường hợp về một số dịch vụ thường xuyên cần thời gian đối soát được phép lập hóa đơn sau 7 ngày, chẳng hạn như:
- Dịch vụ hoa tiêu hàng hải;
- Dịch vụ quảng cáo trên báo điện tử và nền tảng số;
- Dịch vụ bảo hiểm;
- Dịch vụ bảo vệ;
- Dịch vụ suất ăn công nghiệp...
- Quy định cụ thể hơn về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm;
- Cho phép lập hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày hoặc cuối tháng đối với một số dịch vụ cung cấp cho cá nhân không có nhu cầu nhận hóa đơn (**);
- Đối với giao dịch thực hiện vào ban đêm theo quy định của pháp luật lao động, thời điểm lập hóa đơn có thể thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc kế tiếp.
Chú thích:
(*) Đây là thay đổi rất đáng kể so với quy định trước đây tại Nghị định 70/2025 (chỉnh sửa Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) khi chỉ loại trừ các khoản đặt cọc của một số ngành nghề cụ thể như kế toán, kiểm toán, tư vấn hành chính, thẩm định, khảo sát thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.
Hiện nay, quy định được mở rộng cho ngành dịch vụ, đi vào bản chất của khoản đặt cọc. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng, để tránh rủi ro về việc xuất hóa đơn sai thời điểm hoặc ghi nhận thiếu doanh thu, công ty cần cân nhắc kỹ về bản chất khoản tiền nhận được và điều khoản thanh toán, cung cấp dịch vụ với khách hàng
(**) Nếu đơn vị có hệ thống quản lý giao dịch điện tử và cung cấp được dữ liệu chi tiết khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Tham khảo thêm:
>> Ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau thì sử dụng được không;
>> Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ;
>> Các phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất.
IV. Bổ sung yêu cầu về nội dung hóa đơn điện tử
Dưới đây là một số nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử liên quan đến nội dung hóa đơn căn cứ theo Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dùng chung một mã số thuế cho nhiều địa điểm phải thể hiện tên, mã và địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn;
- Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu phải ghi đầy đủ mã và địa chỉ của địa điểm kinh doanh được cơ quan có thẩm quyền xác nhận;
- Hóa đơn điện tử theo hình thức ủy nhiệm phải thể hiện thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;
- Hóa đơn bán đấu giá tài sản thi hành án phải thể hiện thông tin của cơ quan được giao bán đấu giá và người bán;
- Nếu người mua là cá nhân tiêu dùng không cung cấp thông tin tên, địa chỉ và số định danh thì người bán phải ghi nội dung “Bán cho người tiêu dùng”. Trường hợp có cung cấp thì phải thể hiện đầy đủ thông tin theo quy định;
- Đối với khách hàng nước ngoài, hóa đơn cần thể hiện số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của người mua;
- Điểm đáng lưu ý trong Phụ lục là nội dung về việc xuất hóa đơn hàng biếu tặng tại Điểm a.3 được tổng hợp phát sinh theo tháng hoặc quý phù hợp với kỳ kê khai thuế GTGT của tổ chức, phải ghi rõ thông tin “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”.
Có thể bạn quan tâm:
>> Các đối tượng không cần kê khai thuế GTGT;
>> Quy định xuất hóa đơn giá trị gia tăng.
V. Quy định mới về thời điểm lập chứng từ điện tử
Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung một số quy định về chứng từ điện tử mới. Cụ thể, trường hợp tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế không cần lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi đã thực hiện khấu trừ và nộp thuế tại nguồn đối với một số khoản thu nhập của cá nhân gồm:
- Chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, chuyển nhượng tài sản số, chuyển nhượng vàng miếng, bản quyền, nhượng quyền thương mại;
- Thu nhập từ trúng thưởng, thừa kế, quà tặng.
>> Xem ngay: Cách xử lý khi viết sai trên hệ thống hóa đơn điện tử.
VI. Cơ chế khuyến khích người dân phản ánh hành vi vi phạm hóa đơn điện tử
Theo Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cơ chế thưởng tài chính cho người tiêu dùng cung cấp thông tin vi phạm hóa đơn điện tử được quy định như sau:
- Người được xem xét khen thưởng là cá nhân tiêu dùng phát hiện, tố giác và cung cấp thông tin chính xác về việc người bán không lập hoặc không giao hóa đơn điện tử, giúp cơ quan thuế xử lý vi phạm hành chính;
- Khoản tiền thưởng tối đa bằng 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi được phản ánh, tuy nhiên không vượt quá 10.000.000 đồng cho mỗi vụ việc.
Doãn Tuấn - Phòng Kế toán Anpha